Version 3.4 : liens publics protégés, améliorations du système de notification, autorisations et organisation des groupes et des départements

Temps de lecture estimé : 6 minutes

Nous vous présentons aujourd’hui la version 3.4 de Zyncro, offrant des améliorations de nos liens externes, appelés zlinks. Ceux-ci sont plus privés et sécurisés que jamais puisqu’ils possèdent désormais une date d’expiration et un mot de passe d’accès. Zyncro 3.4 offre en outre une définition des autorisations pour chaque utilisateur plus fine, améliore le système de notification, l’organisation et la classification des départements, et propose de nouvelles options d’intégration.

Bienvenue dans Zyncro 3.4

Des liens publics (zlinks) encore plus sécurisés : date d’expiration, mot de passe et description

Vous disposez dès aujourd’hui de tout le contrôle nécessaire des Zlinks que vous générez : vous pouvez ainsi partager vos documents les plus privés sans soucis pour leur confidentialité. À partir de la version 3.4, tous les fichiers et dossiers présentent une nouvelle option : « Liens publics (Zlinks) », d’où vous pouvez retrouver tous les Zlinks générés. La version 3.4 vous offre les nouvelles fonctionnalités suivantes :

  • Ajout d’une date d’expiration au Zlink. Par exemple, si vous utilisez un zlink pour un document de travail, une fois le document final prêt, le zlink pointant sur la version du brouillon du document n’offre plus grand intérêt. À partir de la version 3.4, vous pouvez attribuer à vos zlinks une date d’expiration qui les rendra actifs seulement pendant la période que vous aurez choisie.
  • Génération d’un mot de passe, pour s’assurer que le lien vers le document devient privé et que seuls ceux qui la connaissent peuvent partager vos documents confidentiels en toute sécurité.
  • Création d’une description visible uniquement par vous pour vous aider à identifier chacun de vos Zlinks : la raison de la création du document, ses destinataires, etc. En créant plusieurs zlinks vers un même document, vous pouvez également identifier chaque destinataire ou l’utilisation que vous souhaitez en faire.

Si vous générez un Zlink avec un mot de passe, vous recevez le message suivant lorsque vous l’envoyez au destinataire, vous invitant à saisir le mot de passe généré, que vous pouvez consulter depuis l’option « Liens publics (Zlinks) » du fichier ou du dossier.

Meilleure définition des autorisations pour chaque utilisateur dans les groupes et le profil

  • Nouvelles autorisations dans les groupes
    La version 3.4 introduit une nouvelle catégorie d’utilisateur : le commentateur. Le propriétaire du groupe ou du département peut décider si les membres sont autorisés à apporter des commentaires dans le groupe et s’ils sont de simples lecteurs. Pour ce qui est des lecteurs, la zone de commentaire ne s’affiche pas et il leur est impossible de créer des fils de discussion. Par défaut, tous les utilisateurs deviennent des commentateurs.

  • Nouvelles options de visibilité du profil de l’utilisateur
    Votre adresse de messagerie n’est désormais visible que pour ceux que vous considérez pouvoir y avoir accès. Trois options sont proposées à ce sujet :

    • son affichage se limite à vous ;
    • tous les membres des départements auxquels vous appartenez peuvent le consulter ;
    • tous vos contacts sont autorisés à y accéder.

Cette dernière option est celle activée par défaut.

Les informations dont vous avez besoin dans la forme qui vous convient : améliorations apportées au système de notification

Les informations sur les interactions de vos collaborateurs sont accessibles en seulement quelques clics : l’icône de notification reprend les cinq dernières actions dans leur ordre chronologique. Celles non encore lues s’affichent dans une couleur plus claire.

Organisation en catégories des départements (ou des entreprises) de votre structure

Cette nouvelle version permet à l’administrateur de classifier en catégories et en lieux les différents départements. Pour ce faire, vous devez vous connecter au Tableau de bord > Configuration de la structure > Structure corporative. Vous pouvez ainsi créer des catégories et des lieux pour mieux organiser les départements ou les entreprises qui intègrent votre structure.

Pour suivre une catégorie ou un lieu, vous pouvez consulter tous les messages qui leur correspondent de deux façons :

  • dans la section Départements, passez directement à la catégorie en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris ;

  • En cliquant sur Départements > la catégorie ou le lieu de votre choix > Suivre cette catégorie/ce lieu.

Cette option est utile aux structures possédant un grand nombre de départements ou d’entreprises, pour organiser plus clairement les informations : cela permet de limiter le suivi à une catégorie ou un lieu pour une entreprise ou un département donné. Prenons un exemple concret : le directeur de locaux à Paris ne s’intéresse qu’aux communications inhérentes aux départements ou aux entreprises qui opèrent sur place. Cette version lui permet désormais de le faire. En outre, le suivi s’effectue automatiquement en cas de création de nouveau département pour un même lieu.

Nouvelles options d’intégration

Les entreprises, qui disposent de leur propre intranet ou d’autres services qui fournissent des méthodes d’authentification, peuvent faire appel au SSO (Single Sign-On ou authentification unique) avec Zyncro en nécessitant un développement minimal. Cela évite de se connecter en plus à Zyncro, de tirer parti de la session sur le réseau de l’entreprise et de faire ainsi gagner du temps à l’utilisateur.

En outre, cette version corrige également des problèmes et bogues mineurs. Nous avons en outre apporté plusieurs améliorations aux performances globales.

Enfin, pour retrouver un résumé des nouvelles fonctionnalités, nous vous conseillons cette présentation (en anglais) :

Nous vous invitons dès maintenant à utiliser les nouvelles fonctionnalités de Zyncro 3.4. Et bien sûr, pour toute question particulière, notre service clientèle est votre entière disposition à l’adresse soporte (@) zyncro.com.

Profitez dès à présent de la puissance des nouveaux Zlinks, des nouvelles autorisations d’accès des utilisateurs à vos groupes et départements, de l’affichage de votre adresse de messagerie aux contacts, de l’affichage des informations selon vos préférences, de l’amélioration de la structure des départements et des entreprises, sans oublier les nouvelles options d’intégration que nous offrons.

Nous sommes là pour vous accompagner dans votre productivité.