6 astuces pour améliorer la gestion de projet grâce au réseau social d’entreprise

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Au sein de Zyncro Tech, nous utilisons notre propre outil de façon intensive. C’est sans doute une des raisons principales pour laquelle la société,conçue en 2008 mais véritablement démarrée en 2010, est dors et déjà présente dans 11 pays et compte plus de 150 000 utilisateurs.

Avec plus de 50 employés répartis entre l’Argentine et l’Espagne et plus de 40 partenaires à l’international, la coordination entre les personnes est un défi.
Les équipes de projet incluent des membres dans différents pays et chaque projet implique plusieurs partenaires techniques. Les représentants commerciaux se doivent de suivre les projets de prés pour s’assurer de la satisfaction du client. Aussi, la culture de l’entreprise veut que tous les collaborateurs soient au courant des achèvements de chacun.

Le réseau social d’Entreprise est l’élément permettant de répondre aux critères précédents et un des facteurs de succès des projets chez Zyncro Tech. Voici comment nous utilisons Zyncro dans le cas précis de la gestion de projet.

Groupes de projets : Pour satisfaire ces exigences, des groupes de projets on été crées au sein du réseau social où uniquement les participants au projet peuvent avoir accès. Toute la documentation est partagée sur ces groupes et la moindre modification est publiée automatiquement sur le mur d’activité du groupe. En un coup d’œil, les membres ont un aperçu général du travail de chacun

Echanges sur le mur du groupe : Chacun peut commenter une activité et créer des discussions au sein même du groupe projet. Certains problèmes complexes sont réglés en temps record en étant discutés sur notre plateforme.

Création de groupes d’administration de projets : Chaque projet possède aussi un groupe d’administration suivant une structure déterminée et contenant aussi bien la définition des besoins que le suivi des coûts, les diagrammes de GANTT, les demandes de modifications du client, etc. Ces groupes sont partagés entre tous les chefs de projet et permet à chacun de prendre le projet en main en cas d’indisponibilité du chef de projet attitré.

 

C’est aussi dans la relation de l’équipe projet avec l’extérieur que réside la puissance du réseau social d’entreprise :

Communication des avancées sur le mur de l’entreprise : La communication sur l’avancée du projet se fait directement sur le mur de l’entreprise. Tous ses membres sont informés de l’état des lieux. Les départements des ventes, du marketing et la direction générale peuvent ainsi s’assurer que des demandes spécifiques ont bien été prises en compte sans attendre la fin du projet.

Echange de liens internes avec le client : La communication avec le client n’est pas en reste. Si certains préfèrent directement se greffer au réseau social, d’autres n’échangent qu’exclusivement par email ou Skype. Nous avons donc mis en place un système de liens publics que nous nommons zlinks. Grâce aux zlinks la dernière version disponible d’un document est facilement partagée avec le client. Dans un souci de sécurité on adjoint un mot de passe au zlink.

Collaboration des membres de l’entreprise extérieurs au projet : Le réseau social d’entreprise, dans une plus large mesure, permet de faire collaborer des membres de l’entreprise extérieurs au projet. Je peux démarrer une discussion sur mon mur d’activité qui sera visible par toutes les personnes qui me suivent, et ainsi solliciter des conseils ou exposer des arguments.

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