« Zyncro vous aide dans les working process de votre entreprise en gérant et en structurant l’information »

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Après vous avoir présenté l’interview de José Luís Alcoba, gestionnaire du projet de mise en œuvre de Zyncro au sein du Fiesta Hotel Group, notre série d’entretiens avec des entreprises qui ont mis en place avec succès un système de réseau social d’entreprise se poursuit.

Aujourd’hui, nous vous présentons l’interview que nous avons réalisée de Josep Miquel Piqué, conseiller délégué de 22@Barcelona, du district Innovation de la ville de Barcelone, en Espagne. Josep nous fait part de son expérience de Zyncro au sein de son organisation et de son opinion sur la nécessité d’utiliser des outils qui permettent de gérer plus efficacement le flux d’une information vivante, afin d’accroître la productivité des entreprises.

Barcelone compte plusieurs des meilleures écoles de gestion au monde et jouit d’une longue tradition d’innovation. Quel bond en avant croyez-vous nécessaire pour améliorer la compétitivité des entreprises ?

Une de mes principales missions est de promouvoir l’innovation au sein du Districto 22@. Nous pouvons dire que Barcelone a déjà créé une « écologie » de l’innovation. Elle est déjà opérante et fonctionne parfaitement. Elle inclut des instituts de recherche, des centres technologiques, des nouveaux entrepreneurs, des institutions de référence, des investisseurs, etc. Dans le domaine de la gestion de l’information, interne en particulier, je dirais que l’essentiel est la productivité. Nous pouvons parfois être très efficients mais sommes rarement efficaces. Nous pouvons très bien utiliser les ressources, mais nous tardons à gérer. Il s’agit de la critique que je fais des systèmes d’intranets traditionnels, qui ne sont pas flexibles.

Pour parvenir à une gestion plus efficace, quels outils vous semblent nécessaires ?

Pour être efficace, il est impératif d’accéder facilement aux informations, les gérer et les livrer rapidement. C’est ça la productivité. En fin de compte, technologie, talents et financement sont les bases de la productivité. Les systèmes d’information doivent permettre d’opérer de façon rapide et efficace (avec toutes les garanties de sécurité et de confidentialité qui s’imposent) en commençant tout d’abord par la collecte d’informations, par le processus et le partage des tâches ensuite, puis par la diffusion des informations aux tiers en fin de parcours. Les plates-formes comme Zyncro aident à structurer et à gérer ces informations, pas tant comme référentiel et espace de consignation, que comme Working Process (processus de travail), documents de travail vivants. Il s’agit là d’un aspect vital.

Comment est née la nécessité d’utiliser un réseau social d’entreprise comme Zyncro, dans Districto 22@ ?

La motivation initiale était la nécessité d’un projet interdisciplinaire, interdépartement à la mairie de Barcelone, mais en même temps interorganisation. Il s’agit d’un projet international, le Global Clean Energy Forum (Forum mondial de l’énergie propre) qui s’est tenu en octobre 2011 à Barcelone. L’événement a été mené par l’International Herald Tribune, mais a été organisé en collaboration avec la ville de Barcelone. Le maire et différents responsables de la mairie devaient y prendre part et nous devions coordonner toute l’action.

Comment en êtes-vous venus à la conclusion que l’outil qui répondait le mieux à ces besoins était un réseau social d’entreprise tel que Zyncro ?

D’une part, nous avions besoin de partager des documents dans différents formats (présentations, feuilles de calcul, texte, etc.) sous une forme ouverte. L’équipe a été structurée d’après chaque projet, intégrant des personnes issues de différents départements au sein de la mairie et même de plusieurs organisations, telles que des fournisseurs externes. Par conséquent, nous devions pouvoir partager facilement des informations avec des personnes de l’extérieur.

Les systèmes d’information dont nous disposions jusqu’alors étaient trop rigides. Ils ne nous permettaient pas de le faire facilement, mais seulement avec les acteurs du même département. Lorsque vous travaillez sur chaque projet, vous avez besoin d’un instrument beaucoup plus souple. En outre, il était nécessaire de partager à tout moment ces informations avec des personnes qui n’intégraient pas le projet en tant que tel, mais qui devaient être néanmoins informées de l’avancée des tâches. Zyncro nous a permis de créer facilement un Zlink pour leur accès à la documentation du projet, de manière très simple.

D’autre part, il était nécessaire de communiquer et d’être productif de n’importe où, en voyage, en réunion, etc. Il était dès lors évident que la plate-forme devait être hébergée dans le nuage. Avec un outil tel que Zyncro, cela nous aura permis de résoudre en même temps la nécessité de partager des informations dont l’accès aux utilisateurs externes se faisait de manière contrôlée, de n’importe où. Cela se résout uniquement à travers un outil dans le nuage.

Quelle a été la portée de Zyncro dans l’élaboration du projet ?

L’outil a été exploité dans toutes les étapes du projet : dans les phases de définition, de travail, de préparation et d’organisation, puis dans la phase de livraison et de consignation. Dès le départ, Zyncro a été défini comme un outil de communication de base par le chef du projet, au moment de définir toute la méthodologie. Il a dès lors été adopté par le reste de l’équipe. Le responsable en tête du projet doit avoir la conviction que ce genre d’outils représente un instrument qui permet d’être extrêmement productif et efficace.

Après cette expérience, pouvez-vous résumer l’impact qu’a eu Zyncro sur le résultat de ce projet ?

Nous pouvons dire que le Global Clean Energy Forum de l’International Herald Tribune aura pris vie à Barcelone grâce à Zyncro. Ce dernier s’est avéré un outil efficace pour le travail collaboratif, pour relever le défi d’un projet complexe avec une date et une heure bien définies.

Comment a évolué l’utilisation de Zyncro dans votre organisation après cette première expérience ?

Ce projet fût à l’origine un projet pilote. Aujourd’hui nous travaillons avec Zyncro de façon habituelle sur d’autres projets. Le bénéfice principal que nous avons noté est la capacité de travailler en groupe de manières efficace et ouverte, nous pouvons accéder à l’information depuis le monde entier. Même depuis les appareils mobiles.

Pour la majorité des entreprises quel est d’après vous le principal bénéfice de Zyncro en rapport avec la productivité?

Dans un cas comme le nôtre, le bénéfice est double. Comme je disais précédemment, il existe déjà d’autres outils de communication interne relativement ouverts. Ils sont cependant complexes concernant la gestion de l’authentification. Il est souvent nécessaire d’incorporer des nouveaux utilisateurs à l’organisation ainsi que des utilisateurs externes. Nous pouvons ainsi leur donner accès à des informations ponctuelles et concrètes, sans qu’ils aient été intégrés au système d’origine. Tout cela avec simplicité et sécurité.

L’autre aspect qui a attiré mon attention sur Zyncro est la possibilité de télécharger toute la documentation à jour. C’est un peu comme faire une photo instantanée de toute la documentation de l’entreprise.

 

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