Travailler à haute voix

Temps de lecture estimé: 5 minutes

Travailler à haute voixJe suis un freelance travaillant depuis chez moi. Je passe une grande partie de la journée sans personne à côté, mais je ne travaille pas seul. Je suis en contact quotidien avec mes clients, mes fournisseurs et mes associés, avec lesquels je collabore sur de nombreux projets.

Cependant, parfois la machine à café me manque. Là où je pouvais commenter les dernières nouvelles et rire avec mes collègues. Ces collègues étaient aussi ma meilleurs source de “retro-alimentation” liée à mon travail.

Il y a aussi des choses qui ne me manquent pas, telles que les réunions hebdomadaires pour discuter de l’état des projets.

Dorénavant je n’ai plus que ma femme pour pouvoir prendre le café et commenter les nouvelles. Le reste des communication s’est déplacée vers Internet.

Collaboration 2.0

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils pour collaborer sans avoir besoin d’être au même endroit, depuis l’email et Twitter – dont je me rappelle d’ailleurs qu’à ses prémisses l’interface disait: “Que faites-vous maintenant ?” – jusqu’à des plateformes complètes telles que Zyncro.

Quand les associés et collègues ne sont pas au même endroit, la communication interne est d’autant plus importante pour générer des résultats.

Quand je collabore sur des projets à distance, j’applique toujours les deux principes que Bryce Williams identifia dans son article When will we Work Out Loud? Soon!

Travailler à haute vois = Travail observable + Narrer votre travail

Travail Observable

Ce concept implique simplement que les résultats intermédiaires de mon travail sont accessibles à mes collaborateurs. Au lieu de garder le document en cours de rédaction dans le dossier “Mes documents” de mon ordinateur, j’utilise une plateforme en ligne, où mes associés peuvent voir et commenter les progrès ainsi que modifier le document.

Me basant sur cette “retro-alimentation”, je peux corriger la direction de mon travail le plus tôt possible pour de meilleurs résultats en moins de temps.

Les plateformes modernes de collaboration visualisent en temps réel sur quoi travaille chaque membre de l’équipe. À chaque modification, mes collègues peuvent voir une notification dans le système et même un résumé des changements effectués. De plus tout le matériel est centralisé et indexé pour pouvoir rechercher rapidement l’information nécessaire.

Narrer son travail

Je maintiens un journal personnel (blog et microblog) où j’explique ouvertement ce que je fais, les problèmes rencontrés, les solutions et comment je me sens. Je partage également des articles intéressants et, bien sûr il y a de l’espace pour les moments d’humour.

Finalement, quand il s’agit d’un gros projet, j’essaie de communiquer tous les jours sur ces points:

1-     Qu’ais-je achevé aujourd’hui

2-     Que n’ais-je pu terminer

3-     Quels sont les risques que j’ai identifié, pouvant affecter la planification du projet

4-     Quels sont mes plans pour demain

Au cours de la journée, je maintiens le document ouvert et réponds à ces points. À la fin de la journée, je n’ai plus qu’à publier le document.

Si tous les membres de l’équipe narrent leur travail ouvertement, nous n’avons plus besoin de reunion pour évaluer l’état du projet et nous gagnons énormément de temps

Les personnes déjà familiarisées avec ces outils de collaboration comprennent parfaitement les bénéfices de travailler à haute voix. Les autres doivent simplement l’essayer pendant un certain temps afin d’apprendre ce qu’est collaborer efficacement à distance.

Jeroen Sangers (@JeroenSangers) est consultant en productivité personnelle et auteur du blog El Canasto (en Espagnol). Il est spécialiste des techniques modernes de gestion du temps, actions et attention et offre des formations sur les façons plus intelligentes de travailler et vivre.

 

Si vous aussi souhaitez profiter des bénéfices du travail collaboratif pour plus de productivité, nous vous invitons à essayer Zyncro gratuitement. Vous nous suivez ?