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  • Carlos González Jardón le 16/01/2014 à 12:46 Permalien | Répondre  

    Les compétences d’un chef de projet 

    Temps de lecture estimé: 6 minutes

     

    Dans un article précédent nous nous concentrions sur l’importance du rôle de chef de projet et ses principales fonctions (Blog Zyncro en anglais), mais quelles compétences sont nécessaires pour convertir un manager en un bon chef de projet?

     

    Au moment de gérer/diriger un projet, le chef de projet devra:

    • Planifier les travaux/activités qui doivent être réalisés pour atteindre les objectifs du projet et répondre aux attentes du client.
    • Disposer de tous les éléments (ressources) qui interagissent tout au long de la vie d’un projet. Cette activité nécessitera du chef de projet qu’il dispose d’un certain niveau d’autorité au sein de l’organisation.
    • Gérer les personnes, qu’elles soient clientes, utilisatrices, parties de l’équipe de projet, etc … bref, les parties prenantes.Les projets sont réalisés par des personnes dont les objectifs ne sont pas toujours partagés ou compris correctement.
    • Diriger et mener. Mener une équipe va plus loin que d’envoyer ou donner des ordres. Un bon leader fait partie de l’équipe qu’il dirige et n’est pas un «agent étranger» étbalissant seulement les objectifs à atteindre et les tâches à exécuter. Le chef s’implique avec l’équipe elle-même.
    • Contrôler / surveiller que le projet se développe conformément au plan établi et, dans le cas contraire, définir les mesures correctives nécessaires.

    Pour développer ces activités, il ne suffit pas d’avoir une bonne base de connaissances techniques. Pour gérer un projet, nous avons besoin d’un ensemble de compétences qui pourraient être classées en trois groupes:

    • Capacités Techniques. Tout chef de projet doit avoir de solides connaissances techniques: connaissance des procédures, des méthodes, des processus, des outils et des techniques qui permettront d’aborder tout projet avec plus d’assurance.
    • Capacités humaines. Compétences qui permettent de travailler avec les personnes (communication, négociation, travail coopératif, …). Notre capacité à coordonner et contrôler les projets se verront nettement améliorées grâce une série de compétences interpersonnelles et de leadership.
    • Capacités conceptuelles et de conception. Capacité à comprendre l’environnement, l’analyser et s’adapter en conséquence. Un projet, par définition, est toujours en évolution, nous devons donc être en mesure de nous adapter aux changements qui surviennent au cours du projet.

    En fin de compte, la gestion d’un projet est un art qui repose sur l’application d’une série de connaissances scientifiques. L’art consiste à utiliser nos connaissances, expériences et compétences de façon appropriée, au bon moment, mais ne garantit pas le succès du projet. Il permet cependant de réduire le risque d’échec. Pour ce faire, nous devons améliorer/développer certaines compétences clés:

    • Communication. Une communication claire et efficace est essentielle pour tout chef de projet. C’est non seulement important de communiquer le quoi (niveau de détail à utiliser et la perspective), mais aussi le comment (quels moyens nous allons utiliser) et le quand (choisir le moment où réaliser cette communication). Il faut s’assurer également que le récepteur ait reçu et compris ce qui a été communiqué, de sorte que la rétroaction (feedback) devienne un élément de base comme moyen d’éviter la confusion et les malentendus.
    • Négociation. Des attentes disparates et même contradictoires peuvent apparaître dans tout projet, rendant nécessaires d’excellentes compétences en négociation afin d’aligner les attentes des participants avec les objectifs du projet.
    • Solutions aux problèmes. Un chef de projet doit être proactif, anticiper les problèmes éventuels qui pourraient affecter le succès du projet (risques) et élaborer des plans pour minimiser ou éviter leur impact. Toutefois, si le problème n’a pas pu être évité, il doit avoir la capacité de gérer ces situations de manière efficace. Un chef de projet doit être porté sur la résolution des problèmes, capable de prendre des responsabilités et engager les autres dans le projet.
    • Délégation. Bien que la responsabilité du quotidien du projet repose sur les épaules du chef de projet, cela ne signifie pas qu’il doive faire tout le travail. La capacité d’organiser le travail du projet et par la suite assigner les différents aspects de celui-ci aux parties prenantes est cruciale. Une délégation efficace permet de s’assurer que chaque tâche est effectuée par la bonne personne au bon moment.
    • Influence sur l’organisation. Le pouvoir de décision dans le cadre du projet implique un besoin d’avoir un certain niveau d’influence et d’autorité au sein de l’organisation.
    • Une capacité d’analyse. Tout au long d’un projet, il sera confronté à de grandes quantités de données et questions complexes. Par conséquent, il doit avoir de solides compétences analytiques afin de donner un sens à l’information et trouver des solutions.

    Le poste de chef de projet est complexe nous obligeant, ainsi qu’aux entreprises, à le prendre au sérieux. Il devient nécessaire de fuir le concept de «Chef de projet par accident » et tant les professionnels que les organisations doivent mettre l’accent sur ​​l’importance de cette activité. Nous vivons dans un milieu de travail toujours plus « projetisé » où le rôle du chef de projet prend une importance particulièrement spéciale.

    Carlos Gonzalez Jardon ( @ cgjardon ) est consultant et formateur en direction de projet. Avec plus de 18 ans d’expérience dans le secteur de l’informatique, son activité tourne autour de la gestion de projet IT et des normes de qualité telles que CMMi. Il est diplomé en ingénierie informatique de l’Université de Vigo, possède également un Executive Master de la ICAI/ICADE e est certifié PMP par le Project Management Institute (PMI).

     
  • Carlos González Jardón le 03/09/2013 à 14:05 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , gestion de projet,   

    L’importance de la communication dans la gestion de projet 

    Temps de lecture estimé: 3 minutes

    Nous avions parlé auparavant des avantages de l’utilisation d’un réseau social d’entreprise dans la gestion de projet . En tant que gestionnaire de projet, la communication est l’une des compétences clé dont vous avez besoin pour soutenir et encourager.La communication représente une partie importante de notre quotidien et nous avons besoin de lui donner l’attention qu’elle mérite.

    Que pouvons-nous faire pour notre communication?

    • Planifier et préparer la communication. Nous ne pouvons pas laisser la communication à l’improvisation. Nous devons être clairs sur ce que nous voulons transmettre, quand, comment le faire, le moyen que nous allons utiliser, et qui sont les interlocuteurs. Limitez l’improvisation autant que possible pour éviter de courir le risque de dire ce que nous ne devrions pas.
    • Utilisez un langage simple. Ceci est très important dans un environnement hautement spécialisé. Souvent, nous avons tendance à utiliser un langage que nous ne comprenons que dans notre champ de travail (ingénieurs, etc.) Nous devons communiquer en pensant au receveur du message, pas à celui qui le délivre.
    • Obtenez du feedback de la part du destinataire. Ce point renforce la compréhension du message. Nous devons nous assurer que notre interlocuteur a compris ce que nous voulons transmettre.
    • Établissez plusieurs canaux de communication. Nous devons définir quelles sont les principales voies de communication de notre projet sont, et les formaliser / contrôler: en utilisant des rapports, un réseaux social d’entreprise, intranet, etc …
    • Déterminez la sensibilité du receveur concernant l’information à transmettre.
    • Dans les communications face-à-face, faites attention au langage corporel du receveur. Il peut fournir des indices quant à savoir si l’information est reçue correctement.
    • Communiquez au bon moment, avec le format et les moyens appropriés.
    • Renforcez les paroles par des actes. Évitez les attitudes telles que «faites ce que je dis mais pas ce que je fais ».
    • Écoutez activement. Nous devons écouter et comprendre la communication du point de vue de la personne qui parle.

    Carlos González Jardón ( @ cgjardon ) est consultant et formateur en gestion de projet avec une expérience de plus de 18 ans dans le secteur IT. Il détient un diplôme en génie informatique de l’Université de Vigo (Espagne), un Executive Master de ICAI / ICADE et la certification PMP du Project Management Institute. Il est actuellement consultant en gestion de projet à Tecnocom .

     
  • Carlos González Jardón le 20/06/2013 à 10:33 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , , Gestion de l'information, , ,   

    L’importance de la communication dans la gestion de projet 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Facebook, Twitter, Google, Internet, les blogs, la messagerie électronique, le téléphone, WhatsApp… depuis toujours, l’une des principales préoccupations de l’Homme aura été de pouvoir communiquer. Nous cherchons à partager des données, véhiculer des idées, développer nos connaissances, en fin de compte, recevoir et transmettre des informations.

    Du point de vue du chef de projet, la communication est l’une des compétences clés qu’il faut soigner et promouvoir.

    Cependant, force est de constater que nous ne dédions souvent pas le temps nécessaire pour communiquer, ce que nous faisons pourtant en permanence, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, lorsqu’il s’agit d’un aspect aussi primordial qu’un projet.

    Pourquoi une chose d’aussi « naturelle » que la communication ne s’emboîte-t-elle pas dans l’activité des projets ? Pourquoi représente-t-elle parfois un véritable casse-tête et peut même conduire des projets à l’échec ?

    Certaines des causes les plus courantes sont les suivantes :

    • informations inexactes, incomplètes, excessives, incohérentes ou biaisées,
    • interlocuteur peu adapté à la situation,
    • mauvaise gestion des temps,
    • moyens de transmission inappropriés,
    • manque de clarté,
    • la liste est longue…

    La communication représente une partie importante de notre vie quotidienne et nous devons lui donner l’attention qu’elle mérite : un chef de projet passe le plus clair de son temps (pouvant parfois atteindre les 2/3 de son temps) à communiquer : avec son équipe, avec les clients du projet, avec les utilisateurs, les fournisseurs, les responsables de son organisation, les collègues avec lesquels il interagit, etc. Cette communication adopte plusieurs visages : négociation, rapport sur l’état d’un projet, attribution du travail à l’équipe, obtention d’informations sur la mise en œuvre du projet, etc.

    La première chose que nous devons garder clairement à l’esprit, même si nous semblons parfois l’oublier, est que dans toute communication, il existe toujours deux optiques : l’émetteur et le récepteur. Ces deux points de vue peuvent être liés de façon synchrone/simultanée (lors d’échanges en personne, visioconférences, etc.) ou asynchrone (e-mails, rapports, blogs, etc.). Nous devons les soigner de façon égale : souvent, nous réfléchissons beaucoup plus à ce que nous voulons transmettre qu’à ce que l’on nous transmet. Nous perdons dès lors des informations précieuses permettant de comprendre le contexte.

    Pour communiquer efficacement, nous devons identifier les canaux de communication à notre disposition, car ils influent sur la façon dont nous faisons passer le message : l’on ne rédige pas un e-mail comme si l’on écrivait un message par WhatsApp, ou un document fonctionnel comme s’il s’agissait d’un roman. Les formes sont aussi importantes que le fond (contenant/contenu).

    Dans chaque communication, nous devons prendre en compte les différentes dimensions :
    • interne avec l’équipe de travail/du projet, et externe avec le client/les utilisateurs/les fournisseurs,
    • formelle ou informelle, par exemple des rapports, des présentations, des documents ou e-mails, des conversations de couloir ou au téléphone,
    • verticale, entre les différents niveaux de l’organigramme, et horizontale, c’est-à-dire entre pairs,
    • officielle et officieuse, à savoir la communication avec les organismes gouvernementaux ou celle interne à l’entreprise d’une part, et la communication avec les collègues ou les collaborateurs d’autre part,
    • écrite ou orale,
    • verbale ou non verbale : nous ne prêtons parfois que peu d’attention à la communication non verbale, comment nous nous comportons face à un interlocuteur (attitude, posture, comportement, distractions…), ce qui peut constituer un obstacle à la communication.

    Ces différentes dimensions doivent déterminer notre attitude et notre façon d’aborder la communication avec notre interlocuteur et au sein de notre projet. Selon de nombreuses études, l’amélioration de la communication se situe entre les principales mesures visant à une mise en œuvre du projet plus adaptée.

    Que pouvons-nous faire pour améliorer notre communication ?
    • Planifier et préparer la communication. Dans le cadre d’un projet, nous ne pouvons pas laisser de place à l’improvisation. Nous devons avoir une idée claire de ce que nous voulons faire passer, quand le faire, comment le faire, quel canal nous devons utiliser et, surtout, qui sont nos interlocuteurs. Nous devons limiter l’improvisation au maximum, pour éviter le risque de dire ce qui ne doit pas l’être.
    • Utiliser un langage simple. Il s’agit là d’un point très important dans un environnement hautement spécialisé, en particulier dans les communications avec les utilisateurs. Nous avons souvent tendance à utiliser un langage que seuls nous-mêmes comprenons dans notre domaine d’activité (ingénieurs, etc.). Nous devons communiquer en pensant à ceux qui reçoivent le message, pas à ceux qui le délivrent.
    • Tenir compte des commentaires du récepteur. Ce point nous permet de renforcer la compréhension du message. Nous devons nous assurer que notre interlocuteur a compris ce que nous cherchons à lui transmettre.
    • Établir des canaux de communication multiples. Nous devons définir quelles sont les principales voies de communication de notre projet et les formaliser/contrôler : rapports, réseaux sociaux d’entreprise, intranets, etc.
    • Déterminer la sensibilité du récepteur quant aux informations à transmettre.
    • Dans la communication en face à face, soyez attentif au langage corporel du receveur. Cela nous donnera des indices sur la bonne réception de l’information.
    • Communiquer au bon moment, dans le bon format et à travers les bons moyens.
    • Renforcer la parole par des actes. Nous devons éviter les attitudes du type « faites ce que je dis, pas ce que je fais ».
    • Pratiquer l’écoute active. En d’autres termes, nous devons écouter et comprendre la communication du point de vue de l’orateur.

    En bref, nous devons garder à l’esprit qu’« une communication efficace dans les projets veille à ce que la bonne personne dispose, au moment opportun, des informations requises, en utilisant des formats et des moyens appropriés ».

    L’importance d’une bonne communication est devenue indispensable pour la réussite des projets et pour une parfaite gestion des organisations.

     
  • Carlos González Jardón le 03/05/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , , , ,   

    Réseaux sociaux d’entreprise et gestion de projets 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur qui vient enrichir notre groupe de partenaires. Carlos González Jardón est consultant et formateur en gestion de projets. Avec plus de 18 ans d’expérience dans l’industrie informatique, son activité se centre sur la gestion de projets informatiques et sur les normes de qualité telles que le CMMi (Capability Maturity Model Integration). Il possède un diplôme d’Ingénieur en informatique de l’Université de Vigo, un Master Executive obtenu auprès de l’ICAI/ICADE et un certificat professionnel PMP sanctionné par le Project Management Institute (PMI). Il est actuellement consultant en gestion de projets chez Tecnocom. Bienvenue et merci de votre collaboration !

    Nous vivons dans une société où l’accès à l’information n’est plus désormais le privilège de quelques-uns. Il s’est fondamentalement démocratisé. En un simple clic, nous pouvons désormais accéder à un large éventail de données à travers des sources multiples : journaux en ligne, blogs, réseaux sociaux, etc. La révolution technologique que nous connaissons entraîne une révolution sociale et professionnelle, dans la façon dont nous interagissons avec notre environnement. L’information garde sa place prépondérante, mais la façon dont nous y accédons et dont nous l’obtenons prend progressivement du poids.

    Dans ce contexte, un réseau social d’entreprise peut devenir un outil de référence qui nous permet de renforcer certains aspects clés de notre travail :

    • Vitesse : prise de décision rapide.
    • Fiabilité : qualité des données.
    • Collaboration : partage de l’information.
    • Accessibilité : une source de données, de multiples dispositifs pour y accéder.

    Le sujet est résolument vaste, mais nous allons traiter brièvement de la façon dont nous pouvons mieux nous servir d’un réseau social d’entreprise avec un accent particulier sur l’exécution des projets.

    Projets et réseaux sociaux

    Dans le cadre des projets, la communication est l’un des facteurs essentiels d’un projet. Mais qu’entend-on par communication dans le cadre d’un projet ?

    Selon le Guide du PMBOK® (Project Management Body of Knowledge, Corpus des connaissances en management de projet), l’une des principales références de tout chef de projet qui se doit, « le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet ».

    Cela signifie que le gestionnaire de projet doit veiller à ce que tous les partenaires du projet (parties prenantes) possèdent ou aient accès, au moment opportun, aux informations requises par le biais des moyens les plus adaptés et les plus efficaces. Il s’agit là d’un aspect primordial, car une mauvaise gestion de la communication et de l’information dans un projet peut faire « exploser » le besoin en temps nécessaire au chef de projet pour communiquer, diffuser, partager et accéder à l’information, et peut même pousser le projet à l’échec.

    Pour qu’un responsable de projet dispose de la bonne information, il doit interagir avec son équipe, ses clients, ses fournisseurs, et plus il s’avère « proche » du travail en cours, plus l’information obtenue est de bonne qualité. Fondamentalement, le responsable doit savoir être SOCIAL avec toutes les parties prenantes du projet, ce qui va au-delà des compétences sociales du rapport direct, car ces compétences ne suffisent plus seules de nos jours. Nous devons chercher un soutien auprès des outils qui nous permettent de gérer, en ligne/de façon virtuelle, des équipes multidisciplines et multilocalisées.

    Dans ce cas, un réseau social d’entreprise peut s’avérer être un critère de différenciation. Si nous partageons sur des aspects de notre vie quotidienne, pourquoi les membres d’une équipe de projet ne peuvent-ils pas partager, par le biais d’un réseau social d’entreprise, les problèmes, les doutes et les questions relatives aux activités menées dans le cadre du projet ? Cela se fait déjà, par le biais des conversations de couloir, par téléphone, mais il est difficile de disposer d’un support documentaire reprenant les conclusions de ces échanges. L’utilisation des outils collaboratifs peut contribuer à apporter des informations et à documenter ce qui serait perdu d’une autre façon. Dans ces organisations particulièrement plus orientées vers les projets, un réseau social d’entreprise peut fournir une aide précieuse par le partage et l’accès aux données, facilement et rapidement.

    Avantages des réseaux sociaux d’entreprise dans la gestion de projets

    Bien qu’il en existe certainement de nombreux autres, les points suivants représentent les avantages que ces réseaux sont à même d’apporter :

    Accès rapide à l’une des meilleures sources de connaissances : l’expérience de l’équipe

    Les profils seniors constituent un excellent puits du savoir. Ces connaissances permettent de résoudre les différentes situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontés sur le projet. Les activités de coaching, de mentorat, de tutorat, de formation ou de résolution des doutes peuvent être effectuées de façon vraiment dynamique à travers un réseau social d’entreprise.

    Référentiel des informations et des documents du projet

    Bien que cet aspect puisse être géré à l’aide de nombreux autres outils, le réseau social d’entreprise peut représenter le principal point d’accès aux ressources partagées. Il s’agit là de convertir l’intranet statique ou unidirectionnel actuel (avec une approche partant de l’entreprise vers l’employé) en un environnement social et collaboratif « entreprise-employé » et « employé-employé » (qui ne se limite pas à une simple page Web de type Forum-Aux-Questions).

    Réduction de la « réunionite »

    L’on retrouve dans de nombreuses organisations un surplus de réunions inefficaces. C’est dans ces entreprises que l’on termine souvent la journée avec le sentiment de n’avoir rien fait de « productif ». Les réunions simples permettant l’échange rapide d’informations et la mise à jour peuvent se faire substituer par de courtes réunions virtuelles (e-meetings), par exemple pour constater l’évolution du projet, pour répondre aux doutes, etc. Ces e-meetings ne remplacent pas les réunions physiques mais les complètent, ces dernières se réduisant à leur minimum indispensable, car le coût, tant économique que productif (les tâches que nous laissons de côté pendant ce temps), est résolument élevé à l’heure actuelle.

    Simplification de la gestion dans des environnements multisites

    Dans les environnements où l’équipe se trouve dans différents endroits de l’entreprise ou chez le client (mais aussi en cas de télétravail), le réseau social facilite grandement ces tâches de « partage », en réduisant, voire en éliminant, les problèmes inhérents à la dispersion géographique des employés.

    Gestion plus opportune

    Dans de nombreuses occasions, nous subissons de nombreuses interruptions courtes qui perturbent notre rythme normal de travail. Les réseaux sociaux d’entreprise nous permettent d’éviter bon nombre de ces interruptions en les canalisant pour répondre à un moment opportun, voire même être résolues par n’importe quel autre membre de l’équipe, tout en laissant une trace de sa résolution dans l’« environnement social » même.

    Notre valeur, de plus en plus, ne se trouve pas dans ce que nous savons, mais à quelle vitesse nous pouvons actualiser nos connaissances et la façon dont nous les partageons avec nos partenaires.

    Dans cette optique, un réseau social d’entreprise peut devenir un environnement de travail idéal où les différentes parties prenantes de notre projet peuvent interagir en fonction de leur rôle, quelle que soit leur localisation et de façon intemporelle.

    L’environnement de travail est une activité purement sociale dans la plupart des cas. Pourquoi dès lors ne pas utiliser les réseaux sociaux d’entreprise ? Ainsi, le partage des connaissances au sein de l’équipe du projet peut s’avérer bien plus rapide mais, pour y parvenir, cela supposera un changement culturel dans les organisations.

     
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