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  • Jeroen Sangers le 04/06/2013 à 09:38 Permalien | Répondre  

    Travailler à haute voix 

    Temps de lecture estimé: 5 minutes

    Travailler à haute voixJe suis un freelance travaillant depuis chez moi. Je passe une grande partie de la journée sans personne à côté, mais je ne travaille pas seul. Je suis en contact quotidien avec mes clients, mes fournisseurs et mes associés, avec lesquels je collabore sur de nombreux projets.

    Cependant, parfois la machine à café me manque. Là où je pouvais commenter les dernières nouvelles et rire avec mes collègues. Ces collègues étaient aussi ma meilleurs source de “retro-alimentation” liée à mon travail.

    Il y a aussi des choses qui ne me manquent pas, telles que les réunions hebdomadaires pour discuter de l’état des projets.

    Dorénavant je n’ai plus que ma femme pour pouvoir prendre le café et commenter les nouvelles. Le reste des communication s’est déplacée vers Internet.

    Collaboration 2.0

    Aujourd’hui, il existe de nombreux outils pour collaborer sans avoir besoin d’être au même endroit, depuis l’email et Twitter – dont je me rappelle d’ailleurs qu’à ses prémisses l’interface disait: “Que faites-vous maintenant ?” – jusqu’à des plateformes complètes telles que Zyncro.

    Quand les associés et collègues ne sont pas au même endroit, la communication interne est d’autant plus importante pour générer des résultats.

    Quand je collabore sur des projets à distance, j’applique toujours les deux principes que Bryce Williams identifia dans son article When will we Work Out Loud? Soon!

    Travailler à haute vois = Travail observable + Narrer votre travail

    Travail Observable

    Ce concept implique simplement que les résultats intermédiaires de mon travail sont accessibles à mes collaborateurs. Au lieu de garder le document en cours de rédaction dans le dossier “Mes documents” de mon ordinateur, j’utilise une plateforme en ligne, où mes associés peuvent voir et commenter les progrès ainsi que modifier le document.

    Me basant sur cette “retro-alimentation”, je peux corriger la direction de mon travail le plus tôt possible pour de meilleurs résultats en moins de temps.

    Les plateformes modernes de collaboration visualisent en temps réel sur quoi travaille chaque membre de l’équipe. À chaque modification, mes collègues peuvent voir une notification dans le système et même un résumé des changements effectués. De plus tout le matériel est centralisé et indexé pour pouvoir rechercher rapidement l’information nécessaire.

    Narrer son travail

    Je maintiens un journal personnel (blog et microblog) où j’explique ouvertement ce que je fais, les problèmes rencontrés, les solutions et comment je me sens. Je partage également des articles intéressants et, bien sûr il y a de l’espace pour les moments d’humour.

    Finalement, quand il s’agit d’un gros projet, j’essaie de communiquer tous les jours sur ces points:

    1-     Qu’ais-je achevé aujourd’hui

    2-     Que n’ais-je pu terminer

    3-     Quels sont les risques que j’ai identifié, pouvant affecter la planification du projet

    4-     Quels sont mes plans pour demain

    Au cours de la journée, je maintiens le document ouvert et réponds à ces points. À la fin de la journée, je n’ai plus qu’à publier le document.

    Si tous les membres de l’équipe narrent leur travail ouvertement, nous n’avons plus besoin de reunion pour évaluer l’état du projet et nous gagnons énormément de temps

    Les personnes déjà familiarisées avec ces outils de collaboration comprennent parfaitement les bénéfices de travailler à haute voix. Les autres doivent simplement l’essayer pendant un certain temps afin d’apprendre ce qu’est collaborer efficacement à distance.

    Jeroen Sangers (@JeroenSangers) est consultant en productivité personnelle et auteur du blog El Canasto (en Espagnol). Il est spécialiste des techniques modernes de gestion du temps, actions et attention et offre des formations sur les façons plus intelligentes de travailler et vivre.

     

    Si vous aussi souhaitez profiter des bénéfices du travail collaboratif pour plus de productivité, nous vous invitons à essayer Zyncro gratuitement. Vous nous suivez ?

     

     
  • Jeroen Sangers le 15/04/2013 à 09:29 Permalien | Répondre
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    Deux clés pour la productivité en groupe 

    Temps de lecture estimé : 5 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur. Jeroen Sangers (@JeroenSangers) est consultant en productivité personnelle et auteur du blog El Canasto. Il se spécialise dans les techniques modernes de gestion du temps, d’attention et de mise en application. Il offre ses services en formation et en conseil, et anime des conférences abordant une façon plus intelligente de travailler et de vivre.

    Tout entraineur d’une équipe sportive le sait : si tous les joueurs sont vus comme des stars, cela ne garantit pas pour autant que l’équipe gagne. Vous avez probablement pu constater que des grands clubs de football, qui ont dépensé des millions d’euros pour recruter les meilleurs joueurs, terminent parfois la saison à un classement inférieur que l’année antérieure. Pour qu’une équipe fonctionne, les bons résultats individuels ne suffisent pas.

    Productivité personnelle

    Personne ne travaille seul. Nous essayons de remplir l’intégralité de notre travail aussi bien que possible et avec un maximum d’efficacité. Mais pour nombre de nos tâches, nous dépendons de nos partenaires. Le développeur Web a besoin des textes du rédacteur, le département commercial nécessite les brochures du département marketing, le directeur marketing a besoin de l’état de production de nouveaux produits, etc.

    Il se peut que nous travaillions efficacement, mais si les collègues sont chaotiques, nous souffrons d’un manque de productivité.

    En fait, il est impossible d’extrapoler la productivité personnelle aux groupes de travail. Quels sont dès lors les deux clés de la productivité d’un groupe ?

    1. Rôles et responsabilités

    À mon avis, ce qui importe le plus pour construire une équipe productive est de connaître les autres membres du groupe. Chaque personne est différente et a ses forces, ses faiblesses et sa façon d’être. Tout comme les différentes positions dans une équipe de football, un groupe de travail fonctionne mieux si plusieurs profils de personnes sont présents. Chaque équipe a besoin d’un leader, d’une personne créative, de quelqu’un qui se charge des relations, de quelqu’un qui met la main à la pâte, etc.

    Au cours des années 70, la Dr Meredith Belbin a développé un modèle comptant 9 rôles essentiels dans l’équipe (figure 3.1, au chapitre 3). Nous pouvons utiliser ce modèle pour identifier les rôles de chacun des membres et déterminer les compétences manquantes dans notre groupe de travail.

    2. Communication interne

    Le deuxième point important est la communication interne pour que l’équipe soit très efficace.

    Le dilemme est que, d’une part, nous voulons connaître toutes les actions, les projets, les idées et les préoccupations de nos collègues, mais d’autre part nous ne voulons pas perdre de temps avec des informations inutiles.

    Il est essentiel par conséquent d’établir la meilleure forme de communication pour chaque cas. Dans de nombreux bureaux, lorsqu’un compagnon pose une question, nous tendons à nous lever et aller vers lui pour communiquer. Il est clair que cela nous interrompt dans notre travail.

    Il est dès lors préférable d’utiliser un moyen de communication moins envahissant, par exemple l’e-mail, un réseau intranet ou un réseau social d’entreprise. Nous pouvons bien sûr accorder moins de rigueur pour des cas spécifiques : comment communiquer si nous avons besoin d’une réponse immédiate ? Quels sont les médias dont nous disposons pour aborder des sujets sensibles ou des émotions ?

    Il n’existe pas de solution unique. La clé est de savoir quels sont les médias dont nous disposons, en apprendre davantage sur les avantages et les inconvénients de chaque moyen pour communiquer et établir un protocole de communication interne avec les autres membres de l’équipe.

    Si vous voulez faire partie d’une équipe productive et remporter le championnat, vous devez bien connaître l’équipe et disposer d’un canal de communication de qualité.

     

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