Réunionite : la maladie du XXIème siècle 

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Note de l’éditeur : Nous accueillons aujourd’hui un nouvel auteur : José Miguel Torres travaille comme ingénieur logiciel pour Xamarin, Inc. et se spécialise dans le développement d’applications mobiles. Avec plus de 14 années d’expérience, il est auteur de deux livres et de nombreux articles sur les technologies Microsoft depuis plus de 10 ans dans des revues techniques. Il a été récompensé comme Microsoft Most Value Professional à quatre reprises. Il est en charge du site Web desarrolloMobile.NET dédié au développement pour les dispositifs mobiles. Bienvenue à José Miguel ! :)

Une réunion efficace est courte, productive et peut très bien se faire à distance au besoin.Vous est-il arrivé de vous demander à quoi servent les réunions ? Je présume qu’une majorité d’entre vous répondront à rien la plupart du temps. Il s’agit simplement d’un prétexte de l’organisateur, généralement le chef ou responsable du domaine lié à l’objet de la réunion, pour masquer son manque de leadership. Apparemment, l’annonce officielle par courriel pour une date et une heure précises semble offrir la solution idéale puisque le face à face autour d’une table pleine de gens faisant part de leurs conjectures subjectives est le moyen le plus adapté pour résoudre les problèmes.

Contexte actuel

Regardons cela d’un autre point de vue. Je me rends chaque jour à un endroit appelé bureau où la société tente, dans la plupart des cas, de s’équiper avec pour objectif que le travail se déroule dans un cadre agréable et productif. Il serait cependant plus agréable si je n’avais pas besoin de passer plus de deux heures par jour en déplacements pour assister aux réunions qui, grâce aux moyens numériques la plupart des cas, pourraient être résolues plus vite et mieux. Et il serait d’autant plus productif si on nous laissait accomplir le travail prévu.

Oui, vous avez bien lu : si on nous laissait travailler. Et j’entends par travail l’action d’exécuter une ou plusieurs tâches dans un environnement structuré et continu, c’est à dire sans distraction. Et sans distraction ne signifie pas lire la page des sports ou publier sur son compte Twitter ses préoccupations du moment. De nos jours, il s’agit là plus de la pause cigarette du XXIe siècle, ou peut-être est-ce pire de tweeter que de fumer ? Pour certaines entreprises, c’est effectivement le cas, et il ne s’agit pas d’entreprises chinoises.

Cependant, ces mêmes structures n’hésitent pas une seconde à convoquer une réunion de 10 personnes. Dans tous les cas, on retrouve les mêmes causes et effets.

La cause : on nous organise une réunion en raison d’un manque de coordination ou de communication avec tel ou tel client ou département, et l’organisateur veut marquer son autorité en « investissant » 10 heures de l’entreprise avec les salariés convoqués. Et oui, 10 personnes pendant 1 heure nous donne bien 10 heures. Et bien sûr, les tâches que chacune et chacun est en train de réaliser doivent être mises en pause, car la réunion se veut urgente, comme elles le sont toutes.

Les effets : la réunion se prolonge jusqu’à 15 heures. Certains des conviés n’ont même pas eu le temps de prendre leur petit-déjeuner. Nombreux sont ceux, y compris moi-même, qui acquiescent à n’importe quoi dans le seul but de sortir enfin de la salle de réunion. La cause est toujours là mais, c’est sûr, des causes en plus grand nombre ont pu être déterminées à l’origine de la cause première. Évidemment, le chef convoque de nombreuses autres réunions, autant que de causes mises en lumière. Le problème ou la cause de départ n’a pas été résolu… Mais le chef s’en charge. Maintenant oui, nous pouvons nous inquiéter.

Sommes-nous vraiment entrés dans l’ère nouvelle ?

Je comprends qu’il existe des motifs pour lesquels nous devons résoudre ou coordonner une situation qui exige la collaboration de plusieurs acteurs. Mais personne n’a été en mesure de me démontrer pourquoi la rencontre en face à face, particulièrement forcée, vaut mieux qu’un e-mail, ni la raison pour laquelle je dois être présent en chair et en os pendant 3 heures si mon intervention peut se résumer en 15 minutes, si elle peut se faire à travers des outils de communication sociale ou à la limite, si la situation l’exige, à travers une réunion téléphonique. Je ne sais toujours pas vraiment à quoi servent non plus les dizaines de gribouillis laissés dans nos calepins ou sur le tableau de la salle de réunion. Ne serait-il pas plus simple de numériser et partager ces informations sur une plateforme collaborative ?

L’exploitation de plateformes numériques par les entreprises a pour but d’améliorer et d’optimiser les communications internes, de réduire considérablement les coûts d’infrastructure et d’améliorer la circulation de l’information depuis et vers la société, que ce soit entre les employés comme avec les fournisseurs et clients. La flexibilité du travail et le télétravail sont désormais une réalité que n’importe quelle entreprise peut mettre en œuvre à travers des plateformes telles que Zyncro. Les heures de travail strictes, les interruptions forcées et les réunions interminables sont choses du passé.

Votre entreprise souffre-t-elle aussi réunionite ? Ne pensez-vous pas qu’il est temps de lui administrer un médicament numérique pour qu’elle guérisse ? Avez-vous déjà essayé Zyncro ?