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  • Patricia Fernández Carrelo le 27/03/2013 à 08:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , Groupe Palladium, hôtels 2.0, , ,   

    Groupe Palladium Hotel: « La flexibilité et la facilité d’utilisation ont été déterminants pour mettre en œuvre Zyncro » 

    Temps de lecture estimé : 6 minutes

    Nous aimerions partager aujourd’hui avec vous l’interview que nous avons réalisons de José Luís Alcoba, chef de projet de mise en œuvre de Zyncro au sein du groupe Palladium Hotel. José Luís nous y fait part des avantages dont son entreprise bénéficie par l’exploitation d’un réseau social d’entreprise destiné à plus de 1000 utilisateurs répartis dans les hôtels situés en Europe et en Amérique.

    Il s’agit de la première interview d’une série de rencontres que nous publierons au cours des prochains mois. Nous espérons qu’elle vous sera utile pour clarifier les concepts liés aux réseaux sociaux d’entreprise.

     

    Quand avez-vous ressenti le besoin de mettre en place un réseau social d’entreprise ?

    Le problème initial de la société s’est posé il y a quatre ans environ, aux vues de la dispersion géographique et de la fragmentation du nombre de nos entreprises. Les informations s’avéraient dispersées en différentes listes de distribution électronique. Le courriel faisait office de point d’information. Cette organisation a en fait beaucoup gêné l’incorporation de nouvelles personnes dans l’entreprise et la vision globale de l’avancement des projets en raison du manque de lien entre les fils de discussion qui se généraient.

    Quelle est la première solution que vous avez mise en place ?

    Au départ, la société a fait appel à la solution d’un prestataire situé aux États-Unis, qui souffrait d’un service de support et de maintenance très limité et se montrait en outre peu sensible aux besoins du client. C’est en fait le département des systèmes informatiques qui a lancé l’usage de logiciel social et des réseaux sociaux d’entreprise au sein du groupe Palladium Hotel.

    C’est alors que Zyncro est « entré en scène ». Qu’est-ce qui vous a fait décider de sauter le pas ?

    Après un processus d’évaluation exhaustif, réalisé par le département informatique, au moyen de tests de conception et par l’analyse d’un nombre important d’impératifs contenus dans les tableaux d’évaluation, nous avons opté pour Zyncro pour des raisons de fonctionnalités, de flexibilité de la part du fournisseur et de facilité d’utilisation de la solution. Outre les aspects fonctionnels de la solution, les aspects économiques et la culture du groupe Palladium Hotel vers le modèle SaaS (Software as a Service) ont sans aucun doute contribué à la décision.

    Comment mettez-vous en œuvre le réseau social d’entreprise ?

    Le déploiement de Zyncro a atteint environ 1 000 utilisateurs au sein de l’organisation. Nous l’avons réalisé à travers un plan de communication pour informer des objectifs de la nouvelle plateforme, en proposant de la documentation et en organisant des séances de formation. Actuellement, les chefs de service de la société agissent en tant que chefs de projet, en plaçant la documentation nécessaire dans l’environnement, en créant l’espace collaboratif pour sa région et en invitant les équipes. Il est cependant important de noter qu’au sein de ces équipes existe une liberté totale de créer des nouveaux groupes.

    Quel est à vos yeux le résultat le plus significatif ?

    L’impact de Zyncro sur l’organisation a été très important, malgré l’existence de plusieurs générations d’utilisateurs. L’infrastructure nous a simplifié l’échange d’informations et la génération des connaissances dans des équipes géographiquement dispersées.

    Quelles ont été les clés pour mettre en œuvre Zyncro au sein du groupe ?

    Les facteurs clés du succès de la mise en œuvre et de l’exploitation de Zyncro ont été la simplicité d’utilisation de la solution, la proximité et la flexibilité de l’éditeur aux exigences de la société, la culture d’entreprise et le suivi continu de l’initiative prise par le service informatique et les domaines utilisateurs.

    Quelle position occupe désormais le projet parmi vos priorités ?

    L’importance stratégique de cette initiative et la priorité de mise en œuvre en ce qui concerne le portefeuille des projets informatiques sont très élevées. L’usage de la solution continue à gagner du terrain, au-delà des limites de l’entreprise, par le partage de documents avec nos fournisseurs et nos partenaires stratégiques.

    En peu de mots, comment résumeriez-vous le retour sur investissement ?

    De notre point de vue, les avantages consécutifs à la mise en œuvre couvrent intégralement le coût de l’investissement, particulièrement dans les moyen et long termes. Toutefois, il est important de noter que, malgré un investissement en logiciel somme toute faible, les coûts internes de mise en œuvre se sont effectivement avérés élevés en raison de la mobilisation des utilisateurs. Ceci dit, la mesure du retour sur investissement n’a pas été réalisée de façon officielle, mais il est clair que l’utilisation de Zyncro aura eu un impact positif sur les plans économique, stratégique et opérationnel.

    Et dans votre entreprise ? La mise en œuvre d’un système d’amélioration de la productivité et de la communication interne est-elle prévue ? C’est le moment de voir Zyncro à l’œuvre et de l’essayer gratuitement.

     

     
  • Patricia Fernández Carrelo le 24/01/2013 à 10:53 Permalien
    Mots-clefs: , , ,   

    « Zyncro vous aide dans les working process de votre entreprise en gérant et en structurant l’information » 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Après vous avoir présenté l’interview de José Luís Alcoba, gestionnaire du projet de mise en œuvre de Zyncro au sein du Fiesta Hotel Group, notre série d’entretiens avec des entreprises qui ont mis en place avec succès un système de réseau social d’entreprise se poursuit.

    Aujourd’hui, nous vous présentons l’interview que nous avons réalisée de Josep Miquel Piqué, conseiller délégué de 22@Barcelona, du district Innovation de la ville de Barcelone, en Espagne. Josep nous fait part de son expérience de Zyncro au sein de son organisation et de son opinion sur la nécessité d’utiliser des outils qui permettent de gérer plus efficacement le flux d’une information vivante, afin d’accroître la productivité des entreprises.

    Barcelone compte plusieurs des meilleures écoles de gestion au monde et jouit d’une longue tradition d’innovation. Quel bond en avant croyez-vous nécessaire pour améliorer la compétitivité des entreprises ?

    Une de mes principales missions est de promouvoir l’innovation au sein du Districto 22@. Nous pouvons dire que Barcelone a déjà créé une « écologie » de l’innovation. Elle est déjà opérante et fonctionne parfaitement. Elle inclut des instituts de recherche, des centres technologiques, des nouveaux entrepreneurs, des institutions de référence, des investisseurs, etc. Dans le domaine de la gestion de l’information, interne en particulier, je dirais que l’essentiel est la productivité. Nous pouvons parfois être très efficients mais sommes rarement efficaces. Nous pouvons très bien utiliser les ressources, mais nous tardons à gérer. Il s’agit de la critique que je fais des systèmes d’intranets traditionnels, qui ne sont pas flexibles.

    Pour parvenir à une gestion plus efficace, quels outils vous semblent nécessaires ?

    Pour être efficace, il est impératif d’accéder facilement aux informations, les gérer et les livrer rapidement. C’est ça la productivité. En fin de compte, technologie, talents et financement sont les bases de la productivité. Les systèmes d’information doivent permettre d’opérer de façon rapide et efficace (avec toutes les garanties de sécurité et de confidentialité qui s’imposent) en commençant tout d’abord par la collecte d’informations, par le processus et le partage des tâches ensuite, puis par la diffusion des informations aux tiers en fin de parcours. Les plates-formes comme Zyncro aident à structurer et à gérer ces informations, pas tant comme référentiel et espace de consignation, que comme Working Process (processus de travail), documents de travail vivants. Il s’agit là d’un aspect vital.

    Comment est née la nécessité d’utiliser un réseau social d’entreprise comme Zyncro, dans Districto 22@ ?

    La motivation initiale était la nécessité d’un projet interdisciplinaire, interdépartement à la mairie de Barcelone, mais en même temps interorganisation. Il s’agit d’un projet international, le Global Clean Energy Forum (Forum mondial de l’énergie propre) qui s’est tenu en octobre 2011 à Barcelone. L’événement a été mené par l’International Herald Tribune, mais a été organisé en collaboration avec la ville de Barcelone. Le maire et différents responsables de la mairie devaient y prendre part et nous devions coordonner toute l’action.

    Comment en êtes-vous venus à la conclusion que l’outil qui répondait le mieux à ces besoins était un réseau social d’entreprise tel que Zyncro ?

    D’une part, nous avions besoin de partager des documents dans différents formats (présentations, feuilles de calcul, texte, etc.) sous une forme ouverte. L’équipe a été structurée d’après chaque projet, intégrant des personnes issues de différents départements au sein de la mairie et même de plusieurs organisations, telles que des fournisseurs externes. Par conséquent, nous devions pouvoir partager facilement des informations avec des personnes de l’extérieur.

    Les systèmes d’information dont nous disposions jusqu’alors étaient trop rigides. Ils ne nous permettaient pas de le faire facilement, mais seulement avec les acteurs du même département. Lorsque vous travaillez sur chaque projet, vous avez besoin d’un instrument beaucoup plus souple. En outre, il était nécessaire de partager à tout moment ces informations avec des personnes qui n’intégraient pas le projet en tant que tel, mais qui devaient être néanmoins informées de l’avancée des tâches. Zyncro nous a permis de créer facilement un Zlink pour leur accès à la documentation du projet, de manière très simple.

    D’autre part, il était nécessaire de communiquer et d’être productif de n’importe où, en voyage, en réunion, etc. Il était dès lors évident que la plate-forme devait être hébergée dans le nuage. Avec un outil tel que Zyncro, cela nous aura permis de résoudre en même temps la nécessité de partager des informations dont l’accès aux utilisateurs externes se faisait de manière contrôlée, de n’importe où. Cela se résout uniquement à travers un outil dans le nuage.

    Quelle a été la portée de Zyncro dans l’élaboration du projet ?

    L’outil a été exploité dans toutes les étapes du projet : dans les phases de définition, de travail, de préparation et d’organisation, puis dans la phase de livraison et de consignation. Dès le départ, Zyncro a été défini comme un outil de communication de base par le chef du projet, au moment de définir toute la méthodologie. Il a dès lors été adopté par le reste de l’équipe. Le responsable en tête du projet doit avoir la conviction que ce genre d’outils représente un instrument qui permet d’être extrêmement productif et efficace.

    Après cette expérience, pouvez-vous résumer l’impact qu’a eu Zyncro sur le résultat de ce projet ?

    Nous pouvons dire que le Global Clean Energy Forum de l’International Herald Tribune aura pris vie à Barcelone grâce à Zyncro. Ce dernier s’est avéré un outil efficace pour le travail collaboratif, pour relever le défi d’un projet complexe avec une date et une heure bien définies.

    Comment a évolué l’utilisation de Zyncro dans votre organisation après cette première expérience ?

    Ce projet fût à l’origine un projet pilote. Aujourd’hui nous travaillons avec Zyncro de façon habituelle sur d’autres projets. Le bénéfice principal que nous avons noté est la capacité de travailler en groupe de manières efficace et ouverte, nous pouvons accéder à l’information depuis le monde entier. Même depuis les appareils mobiles.

    Pour la majorité des entreprises quel est d’après vous le principal bénéfice de Zyncro en rapport avec la productivité?

    Dans un cas comme le nôtre, le bénéfice est double. Comme je disais précédemment, il existe déjà d’autres outils de communication interne relativement ouverts. Ils sont cependant complexes concernant la gestion de l’authentification. Il est souvent nécessaire d’incorporer des nouveaux utilisateurs à l’organisation ainsi que des utilisateurs externes. Nous pouvons ainsi leur donner accès à des informations ponctuelles et concrètes, sans qu’ils aient été intégrés au système d’origine. Tout cela avec simplicité et sécurité.

    L’autre aspect qui a attiré mon attention sur Zyncro est la possibilité de télécharger toute la documentation à jour. C’est un peu comme faire une photo instantanée de toute la documentation de l’entreprise.

     

    Pour comprendre les bénéfices que Zyncro peut apporter à votre entreprise, n’hésitez pas à démarrer votre Réseau Social d’Entreprise gratuitement en cliquant ici

     

     
  • Patricia Fernández Carrelo le 09/11/2012 à 09:20 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: idées zyncro, , , , usages de zyncro   

    Le cas pratique du vendredi : gestion d’une équipe de traducteurs avec Zyncro 

    Temps de lecture estimé : 6 minutes

    90 % des entreprises présentent des besoins d’adaptation de leurs documents dans plus d’une langue. C’est le cas en particulier de celles qui opèrent sur des territoires multilingues, des sociétés internationales ou de celles qui ont engagé un processus d’internationalisation. Parfois, les flux de traduction sont gérés en interne, mais lorsqu’il s’agit de contenu qui doit être traité publiquement et/ou présenté aux clients, il s’avère nécessaire de recourir à des spécialistes et de sous-traiter le service.

    Les entreprises de traduction qui gèrent ce type de service sont nombreuses, mais une solution plus économique qui permet à la compagnie de bénéficier d’un meilleur contrôle des processus de traduction réside dans la collaboration avec des traducteurs indépendants qui traduisent dans leur langue maternelle.

    Zyncro a opté pour une solution Zyncro propre de gestion des traductions, en organisant une équipe de traducteurs freelance professionnels pour toutes les langues dans lesquelles nous devons traduire nos documents, nos différents articles de blog (en anglais, en français, en portugais brésilien, en allemand, etc.), les informations publiées sur nos sites Web et notre propre produit.

    Étudions plus en détail notre cas pratique de la gestion d’une équipe de traducteurs avec Zyncro.

    Gestion des traductions et des traducteurs avec Zyncro

    Notre première étape a consisté à chercher des traducteurs indépendants experts dans notre domaine :

    • les réseaux sociaux,
    • les milieux professionnels et le B2B (business-to-business),
    • la localisation de site Web et de logiciels professionnels.

    Pour cette recherche, il existe différentes plateformes et associations où les traducteurs présentent leur profil et où il est possible de publier des offres. La plus connue, et probablement avec la trajectoire la plus notoire, est Proz. Vous pouvez également compter sur la recommandation d’un traducteur professionnel de confiance pour vous indiquer où chercher ou qui connait déjà quelqu’un répondant aux besoins du projet. Les traducteurs sont un véritable réseau social de contacts professionnels :-)

    Un aspect important qui témoigne du professionnalisme d’un bon traducteur est qu’il doit disposer d’un système qui gère les répétitions et les références, dit de « traduction assistée » (permettant de réutiliser, telles quelles ou partiellement, les traductions antérieures), et doit faire preuve d’une bonne capacité à générer ses propres glossaires terminologiques dans le but d’assurer une certaine cohésion et la cohérence entre toutes ses traductions.

    Une fois l’équipe de traducteurs sélectionnée, l’étape suivante consiste à former et adapter à la tâche de traduction.

    Les responsables de la traduction des documents d’une société doivent se familiariser avec le produit ou service de l’entreprise, les objectifs à atteindre à travers chaque traduction et le style de l’entreprise, afin de la retranscrire dans chaque langue. Pour cette raison mais aussi pour le type d’entreprise sociale que Zyncro s’avère être, nous aimons que chaque personne qui se joint à Zyncro se sente dès le premier jour comme faisant partie intégrante de l’organisation. L’étape suivante a donc consisté à leur demander de s’inscrire gratuitement à Zyncro, puis nous les avons invités à intégrer les différents groupes de travail (par département ou groupe de traduction : marketing, produits).

    Une fois toute l’équipe mise sur pied, il nous a été facile de définir le fonctionnement du groupe. Dans notre cas, l’explication et la communication avec les traducteurs se sont faites par le biais du processus suivant :

    • Les groupes dans l’environnement Zyncro sont dès lors le seul canal de communication.
    • Nous créons un dossier pour chaque nouvelle demande, où sont hébergés le ou les documents originaux et où chaque traducteur télécharge le fichier de sa traduction dont le nom reprend celui d’origine et du suffixe de sa langue (_ES, _EN, _DE, _FR, _IT, _CH, _JP, etc.).
    • Les demandes se présentent sous forme d’un simple message sur le mur, précisant les langues dans lesquelles le document original doit être traduit.

    Le processus a atteint sa vitesse de croisière et les avantages s’avèrent nombreux :

    • Tous les membres de l’équipe travaillent en collaboration.
    • Lors de la résolution d’un doute, celui-ci est également résolu pour tous les traducteurs en un seul message.
    • Nous avons supprimé l’e-mail du processus de traduction.
    • Toutes les traductions sont stockées dans un référentiel unique.
    • Les traductions dans d’autres langues sont mises à disposition de l’équipe afin de les utiliser pour référence.
    • En cas de besoin de traducteurs pour de nouvelles langues ou si celles existantes ont besoin de renforts, le processus d’incorporation est rapide et simple.
    • Nous disposons d’une équipe d’experts bénéficiant de bons réseaux de contacts permettant d’étendre facilement l’équipe.

    Nous voudrions profiter de ce cas pratique de Zyncro pour remercier toute notre équipe de traduction, composée d’excellents professionnels du monde numérique, et de recommander leurs services à tous nos lecteurs :-)

    Sans oublier bien sûr nos partenaires japonais et chinois :-)

    Et vous ? Devez-vous poursuivre des discussions sans fin par courriel avec vos traducteurs ? Avez-vous déjà perdu « mystérieusement » un document traduit dans un flot de courriels ? C’est parce que vous n’utilisez pas Zyncro. Il n’y a qu’à l’essayer !

     

     
  • Matthieu Pinauldt le 19/10/2012 à 10:20 Permalien | Répondre
    Mots-clefs:   

    Le cas pratique du Vendredi : Collaborer entre employés en mobilité 

    Un laboratoire pharmaceutique possède une équipe commerciale divisée en régions et où chaque représentant est associé à un territoire particulier. Les représentants se déplacent de médecin en médecin et ont peu d’occasions de se rencontrer. Pas facile dans ces conditions d’échanger sur les méthodes de vente et développer une dynamique d’équipe.

    Le laboratoire a adopté Zyncro à l’échelle de l’entreprise afin de faire collaborer les différents départements et améliorer la génération d’idées.

    Eric est en charge de la zone ouest des Yvelines, zone qu’il partage avec Franck qui lui est spécialisé sur les génériques. Sa journée démarre toujours par un passage sur la plateforme de Zyncro à laquelle il se connecte au travers de sa tablette. L’accès au groupe « Equipe de vente – Yvelines » lui permet de visualiser les objectifs du jour ajoutés par le chef de région.
    Avant sa première visite – et pour chaque visite suivante – Eric accède à toute la documentation produit à jour et ne prend pas le risque de communiquer des informations erronées.

    Toutefois, c’est la possibilité de communiquer avec le reste de l’entreprise qui offre la plus grande valeur à Eric :

    –          Le partage de l’information : Chaque représentant commercial a accès à tous les groupes de produits de son portefeuille. A travers le mur d’activité du groupe, les membres peuvent comparer leurs expériences. Ils sont même incités à le faire puisque les meilleurs contributeurs se voient récompensés.

    –          La coordination des équipes : Eric et Franck peuvent communiquer sur le groupe dédié à leur zone. Ils peuvent facilement organiser des rendez-vous groupés à travers le calendrier. A la différence de l’email, l’information est centralisée et sera accessible à de nouveaux arrivants.

    –          Connecter les collaborateurs : Eric communique au sein de l’équipe régionale mais aussi avec les autres équipes.  Alors qu’il se considérait comme élément indépendant de l’entreprise, Eric avoue reprendre pied avec la stratégie globale. Au-delà du département commercial, les communications principales de la part des autres départements apparaissent aussi sur son mur d’activité et lui permette de se tenir au courant des efforts marketing concernant ses produits.

    –          Partage du savoir : Que ce soit à travers les groupes ou sur son mur d’activités, Eric peut commenter ses succès, ses doutes et demander des conseils. De même il peut répondre à d’autres membres sur leurs doutes et questions.

    –          Expertise : C’est aussi un excellent moyen pour Eric de partager des situations déjà rencontrées par d’autres collègues. Dans le cas où Eric recherche une expertise précise, le moteur de recherche lui permet de contacter les membres ayant des connaissances spécifiques.

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  • Matthieu Pinauldt le 21/09/2012 à 09:40 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , étude de cas, projet   

    Le cas pratique du Vendredi: Partager des fichiers volumineux avec ses collaborateurs et ses clients 

    L’agence de communication DIME a comme projet la campagne de lancement du nouveau produit de EDC-International, un de ses principaux clients. Pour la présentation finale d’un tel projet, Jean-Claude, chef multimédia de l’agence, prépare une vidéo qui aspire à être virale.

    Jean-Claude décide d’impliquer son équipe le plus possible. Pour cette raison, il a crée un groupe privé au sein du réseau social d’entreprise appelé « Projet EDC-International ». Ce groupe est partagé entre les membre de l’organisation impliqués dans le projet.
    Les conversations qu’il a mené sur le mur du groupe ont mené à la réalisation d’une vidéo de 3 minutes que Jean-Claude partage également.

    Constatant que les commentaires sont positifs et que l’équipe est satisfaite du résultat, Jean-Claude décide d’envoyer la vidéo au client. Comme beaucoup d’entreprises, EDC-International utilise principalement l’email.
    La vidéo pèse environ 80 Mo et ne peut pas être ajoutée en pièce jointe d’un email, Jean-Claude envoie donc un zlink lié à la vidéo précédemment partagée sur le groupe. Le zlink est un lien public permettant de partager du contenu interne avec l’extérieur du réseau.
    Pour des raisons de sécurité, Jean-Claude prend soin d’indiquer une date d’expiration ainsi que de protéger le fichier par un mot de passe.

    Le représentant de EDC-International, Adrien Poulvot, reçoit l’email et décide des changements à effectuer. Pour Jean-Claude le travail est simplifié: à chaque mise à jour de la vidéo, il lui suffit de charger la nouvelle version, le zlink pointera toujours vers la dernière version.

    Après quelques itérations, Adrien Poulvot est impressionné par le travail de Jean-Claude et valide la vidéo.
    Jean-Claude peut donc maintenant partager le fichier sur son mur d’activités, ce qui permet à toutes les personnes qui le suivent au sein du réseau de voir son travail.

     

    En quoi le réseau social d’entreprise a participé au succès de ce projet?

    • Jean-Claude a fait participer son équipe en partageant la vidéo à priori,
    • Le zlink a simplifié l’échange de fichiers sur un canal de communication plus traditionnel tel que l’email,
    • Le contrôle de versions permet à Jean-Claude de revenir éventuellement à une version précédente,
    • La publication sur le mur d’activité va permettre de mettre au courant toutes les personnes intéressées par le travail de Jean-Claude.

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  • Matthieu Pinauldt le 31/08/2012 à 09:18 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: cas d'utilisation, collaboration internationale, multilingue, , Use case   

    Le cas pratique du Vendredi: Communiquer entre plusieurs pays 

    Le cas pratique ZyncroLucie, manager digital marketing France d’une multinationale, suit les messages de Juan, son équivalent au Mexique. Lucie a choisi Allemand seconde langue dans sa jeunesse et ne connaît pas un mot d’Espagnol.

    Juan publie un message sur Zyncro, très vite ce message est commenté par 11 personnes et « aimé » par 12.

    Lucie comprend que ce message est important. Grâce à l’intégration de Bing dans Zyncro, un simple clic sur « traduire » lui permet de comprendre:
    Juan et son équipe ont réalisé une prouesse : une semaine après avoir lancé la chaîne Youtube de l’entreprise, les visiteurs se bousculent. Juan a en compte déjà 50 000 !

    Lucie en profite pour le féliciter bien sûr! Lucie a en tête la création d’une chaîne Youtube exclusivement pour la France. Jusqu’à maintenant, il lui manquait le support d’un expert pour promouvoir le projet à sa direction. Juan est la personne parfaite, il va aussi pouvoir lui donner toutes les clés de la réussite d’un tel projet.

    Pour Lucie c’est une aubaine !

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  • Eirene Ramos le 19/07/2012 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: congés, , vacances,   

    Organisez les vacances dans votre entreprise avec Zyncro 

    Temps de lecture estimé : 3 minutes

    Les vacances arrivent enfin et je suis sûre que de nombreux lecteurs partiront bientôt. Mais avant de prendre la route et de vous déconnecter enfin, ce qui est toujours nécessaire à un moment donné, n’oubliez pas de terminer toutes vos tâches : c’est las meilleure façon de se libérer l’esprit pendant ses congés et de ne pas laisser aux autres une charge supplémentaire en votre absence.

    C’est surtout vrai, dans la plupart des entreprises, en juillet et en août où les croisements des membres du personnel permettent aux entreprises de ne pas se vider complètement et où tous les départements doivent avoir en permanence quelqu’un en charge pour répondre aux besoins du quotidien qui, bien que généralement moindres pendant cette période, doivent néanmoins être satisfaits. Pour que tout se passe bien, et que ceux qui restent ne passent pas plusieurs jours avec une montagne de travail, il est nécessaire de bien organiser les ressources humaines et planifier la gestion des projets, des clients, des fournisseurs, etc.

    Il est bon dès lors de rappeler quelques conseils qui peuvent vous venir en aide au moment de gérer les vacances d’été grâce à Zyncro :

    • Nous vous recommandons d’informer quelques jours à l’avance, par le biais d’un message sur le mur de votre structure, des jours où vous serez absent, de sorte que tous vos collègues dans l’entreprise ou le département soient toujours présents dans votre environnement Zyncro qui, lui, ne prend pas de vacances.
    • Passez en revue vos tâches en attente, pour savoir si certaines sont prévues pour des dates auxquelles vous ne serez pas au bureau : dans ce cas, changez leur date pour qu’elles n’expirent pas.
    • N’oubliez pas de désactiver toutes les notifications par courriel de votre Zyncro, dans Profil > Configurer les notifications, de sorte qu’aucun message automatique d’absence du bureau ne se publie chaque fois qu’une mise à jour est effectuée dans les groupes et/ou les départements auxquels vous appartenez.
    • Si vous avez des instructions spécifiques à laisser en votre absence, vous pouvez publier un message dans le groupe ou dans le département et, si elles sont relativement nombreuses, vous pouvez créer un document reprenant toutes les tâches et le télécharger sur le groupe ou département.

    Ce ne sont là que quelques-unes des astuces que vous pouvez appliquer pour vous déconnecter tranquillement pendant votre repos bien mérité, en sachant que vous n’ajouterez pas à la charge de travail de vos collègues qui doivent s’occuper de vos tâches. Et vous, suivez-vous déjà ces conseils ou d’autres dans votre Zyncro avant de partir en vacances ?

    Nous profitons de cet article pour vous souhaiter de très bonnes vacances et vous rappeler que notre Blog Zyncro ne ferme pas pendant l’été : nous continuerons à vous faire part d’idées sur le monde de l’entreprise 2.0, des nouveaux produits Zyncro et de l’actualité de la société.

    Passez de très bonnes vacances zyncronisées ! 😉

     

     
  • Mila Nikolova le 06/07/2012 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: agences, , , marketing en ligne,   

    Votre agence est-elle 2.0 ? 

    Temps de lecture estimé : 5 minutes

    Nous vivons dans un monde où la communication n’a que peu en commun avec ce qu’elle était il y a seulement 5 ans, pour ne pas dire ce qu’elle était 15 ou 20 ans auparavant. Si avant nous envoyions des lettres, puis des courriels, nous envoyons désormais des messages par WhatsApp et Facebook. Si avant nous allions au cinéma, la diffusion en continue en ligne (streaming) est aujourd’hui une réalité et nous possédons des équipements de home cinéma et même des téléviseurs 3D. Si avant nous nous orientions à l’aide d’une carte, nous nous fions maintenant au GPS ou à Google Maps sur notre smartphone pour ne pas nous perdre.

    Toutefois, les développements que nous avons adoptés rapidement sur un plan personnel ont toujours tardé à s’intégrer dans nos habitudes professionnelles. Tout a commencé avec la révolution de la messagerie électronique qui, peu à peu, a supplanté le courrier traditionnel et s’avère sur le point de faire également disparaître la télécopie.

    Au cours des deux dernières années, les outils 2.0 commencent à poindre dans les bureaux et, ce qui est pour le moins étonnant, les agences ne révolutionnent pas exactement la façon de travailler.

    Une agence de communication, qu’elle œuvre dans le marketing, dans la publicité ou dans les relations publiques, se voue à créer ou à transformer le message des marques pour l’adapter aux médias, canaux et, bien sûr, publics cibles. Ce que j’ai pu observer depuis le boom de la communication numérique, c’est que les agences en Europe tardent plus qu’elles ne devraient à adapter leurs structures et leurs stratégies aux évolutions technologiques. C’est d’autant plus criant pour les agences s’adressant à un public massif (Above-The-Line). Plus que de leurs campagnes proprement dites, je parle de leurs rouages internes. Si leurs collaborateurs n’ont pas bien ancrées à l’esprit les possibilités infinies qu’offre le monde 2.0, il leur sera bien difficile d’aider leurs clients à susciter l’engouement sur les nouveaux médias.

    Quand j’ai découvert Zyncro, l’une des premières pensées que j’ai eues, en tant que professionnelle de la communication, fût qu’il s’agissait de l’outil idéal pour une agence de publicité. Pourquoi ?

    1. Briefing et contre-briefing 2.0 : les courriels et les réunions longues, c’est fini. Il suffit de créer un groupe de travail pour le client, de l’y inviter et d’échanger les informations dans l’espace dédié aux documents. Vous pouvez créer des discussions créatives, ajouter des liens, des photos, etc., et même créer un flux de travail, souvent appelé aussi workflow, pour le processus d’approbation.
    2. Processus créatif : il n’y a pas meilleur moyen pour connaître l’état des développements créatifs. En cas de collaboration avec des designers indépendants, il est également possible d’utiliser l’intégration avec le gestionnaire de projets et de tenir à jour le temps passé, l’état des tâches et le budget. En plus, le transfert d’images, de présentations et de vidéos volumineuses sur Zyncro se fait facilement. Il n’est même pas nécessaire de les télécharger ensuite sur le disque dur : Zyncro Video Player est là pour ça 😉
    3. Facturation : là encore, le module de flux de travail, ou workflow, s’avère fort utile pour établir le processus d’approbation par le client, pour le transmettre au chargé de compte, puis à l’administration. Et tout cela est conservé dans les nuages.

    Il existe aussi une myriade d’outils peu onéreux qui, combinés à un réseau social d’entreprise, peut faciliter grandement la vie de l’agence, entre autres :

    • Comapping.com est un outil pour créer des cartes heuristiques, qui devrait devenir un outil incontournable pour les planificateurs dans un avenir proche.
    • Join.me évite les déplacements superflus en offrant la vidéoconférence à faible coût.
    • Zoho Invoice facilite la gestion des factures aux services Grands comptes et Comptabilité.

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