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  • Patricia Fernández Carrelo le 27/03/2013 à 08:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: Études de cas, Groupe Palladium, hôtels 2.0, , ,   

    Groupe Palladium Hotel: « La flexibilité et la facilité d’utilisation ont été déterminants pour mettre en œuvre Zyncro » 

    Temps de lecture estimé : 6 minutes

    Nous aimerions partager aujourd’hui avec vous l’interview que nous avons réalisons de José Luís Alcoba, chef de projet de mise en œuvre de Zyncro au sein du groupe Palladium Hotel. José Luís nous y fait part des avantages dont son entreprise bénéficie par l’exploitation d’un réseau social d’entreprise destiné à plus de 1000 utilisateurs répartis dans les hôtels situés en Europe et en Amérique.

    Il s’agit de la première interview d’une série de rencontres que nous publierons au cours des prochains mois. Nous espérons qu’elle vous sera utile pour clarifier les concepts liés aux réseaux sociaux d’entreprise.

     

    Quand avez-vous ressenti le besoin de mettre en place un réseau social d’entreprise ?

    Le problème initial de la société s’est posé il y a quatre ans environ, aux vues de la dispersion géographique et de la fragmentation du nombre de nos entreprises. Les informations s’avéraient dispersées en différentes listes de distribution électronique. Le courriel faisait office de point d’information. Cette organisation a en fait beaucoup gêné l’incorporation de nouvelles personnes dans l’entreprise et la vision globale de l’avancement des projets en raison du manque de lien entre les fils de discussion qui se généraient.

    Quelle est la première solution que vous avez mise en place ?

    Au départ, la société a fait appel à la solution d’un prestataire situé aux États-Unis, qui souffrait d’un service de support et de maintenance très limité et se montrait en outre peu sensible aux besoins du client. C’est en fait le département des systèmes informatiques qui a lancé l’usage de logiciel social et des réseaux sociaux d’entreprise au sein du groupe Palladium Hotel.

    C’est alors que Zyncro est « entré en scène ». Qu’est-ce qui vous a fait décider de sauter le pas ?

    Après un processus d’évaluation exhaustif, réalisé par le département informatique, au moyen de tests de conception et par l’analyse d’un nombre important d’impératifs contenus dans les tableaux d’évaluation, nous avons opté pour Zyncro pour des raisons de fonctionnalités, de flexibilité de la part du fournisseur et de facilité d’utilisation de la solution. Outre les aspects fonctionnels de la solution, les aspects économiques et la culture du groupe Palladium Hotel vers le modèle SaaS (Software as a Service) ont sans aucun doute contribué à la décision.

    Comment mettez-vous en œuvre le réseau social d’entreprise ?

    Le déploiement de Zyncro a atteint environ 1 000 utilisateurs au sein de l’organisation. Nous l’avons réalisé à travers un plan de communication pour informer des objectifs de la nouvelle plateforme, en proposant de la documentation et en organisant des séances de formation. Actuellement, les chefs de service de la société agissent en tant que chefs de projet, en plaçant la documentation nécessaire dans l’environnement, en créant l’espace collaboratif pour sa région et en invitant les équipes. Il est cependant important de noter qu’au sein de ces équipes existe une liberté totale de créer des nouveaux groupes.

    Quel est à vos yeux le résultat le plus significatif ?

    L’impact de Zyncro sur l’organisation a été très important, malgré l’existence de plusieurs générations d’utilisateurs. L’infrastructure nous a simplifié l’échange d’informations et la génération des connaissances dans des équipes géographiquement dispersées.

    Quelles ont été les clés pour mettre en œuvre Zyncro au sein du groupe ?

    Les facteurs clés du succès de la mise en œuvre et de l’exploitation de Zyncro ont été la simplicité d’utilisation de la solution, la proximité et la flexibilité de l’éditeur aux exigences de la société, la culture d’entreprise et le suivi continu de l’initiative prise par le service informatique et les domaines utilisateurs.

    Quelle position occupe désormais le projet parmi vos priorités ?

    L’importance stratégique de cette initiative et la priorité de mise en œuvre en ce qui concerne le portefeuille des projets informatiques sont très élevées. L’usage de la solution continue à gagner du terrain, au-delà des limites de l’entreprise, par le partage de documents avec nos fournisseurs et nos partenaires stratégiques.

    En peu de mots, comment résumeriez-vous le retour sur investissement ?

    De notre point de vue, les avantages consécutifs à la mise en œuvre couvrent intégralement le coût de l’investissement, particulièrement dans les moyen et long termes. Toutefois, il est important de noter que, malgré un investissement en logiciel somme toute faible, les coûts internes de mise en œuvre se sont effectivement avérés élevés en raison de la mobilisation des utilisateurs. Ceci dit, la mesure du retour sur investissement n’a pas été réalisée de façon officielle, mais il est clair que l’utilisation de Zyncro aura eu un impact positif sur les plans économique, stratégique et opérationnel.

    Et dans votre entreprise ? La mise en œuvre d’un système d’amélioration de la productivité et de la communication interne est-elle prévue ? C’est le moment de voir Zyncro à l’œuvre et de l’essayer gratuitement.

     

     
  • Patricia Fernández Carrelo le 24/01/2013 à 10:53 Permalien
    Mots-clefs: Études de cas, , ,   

    « Zyncro vous aide dans les working process de votre entreprise en gérant et en structurant l’information » 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Après vous avoir présenté l’interview de José Luís Alcoba, gestionnaire du projet de mise en œuvre de Zyncro au sein du Fiesta Hotel Group, notre série d’entretiens avec des entreprises qui ont mis en place avec succès un système de réseau social d’entreprise se poursuit.

    Aujourd’hui, nous vous présentons l’interview que nous avons réalisée de Josep Miquel Piqué, conseiller délégué de 22@Barcelona, du district Innovation de la ville de Barcelone, en Espagne. Josep nous fait part de son expérience de Zyncro au sein de son organisation et de son opinion sur la nécessité d’utiliser des outils qui permettent de gérer plus efficacement le flux d’une information vivante, afin d’accroître la productivité des entreprises.

    Barcelone compte plusieurs des meilleures écoles de gestion au monde et jouit d’une longue tradition d’innovation. Quel bond en avant croyez-vous nécessaire pour améliorer la compétitivité des entreprises ?

    Une de mes principales missions est de promouvoir l’innovation au sein du Districto 22@. Nous pouvons dire que Barcelone a déjà créé une « écologie » de l’innovation. Elle est déjà opérante et fonctionne parfaitement. Elle inclut des instituts de recherche, des centres technologiques, des nouveaux entrepreneurs, des institutions de référence, des investisseurs, etc. Dans le domaine de la gestion de l’information, interne en particulier, je dirais que l’essentiel est la productivité. Nous pouvons parfois être très efficients mais sommes rarement efficaces. Nous pouvons très bien utiliser les ressources, mais nous tardons à gérer. Il s’agit de la critique que je fais des systèmes d’intranets traditionnels, qui ne sont pas flexibles.

    Pour parvenir à une gestion plus efficace, quels outils vous semblent nécessaires ?

    Pour être efficace, il est impératif d’accéder facilement aux informations, les gérer et les livrer rapidement. C’est ça la productivité. En fin de compte, technologie, talents et financement sont les bases de la productivité. Les systèmes d’information doivent permettre d’opérer de façon rapide et efficace (avec toutes les garanties de sécurité et de confidentialité qui s’imposent) en commençant tout d’abord par la collecte d’informations, par le processus et le partage des tâches ensuite, puis par la diffusion des informations aux tiers en fin de parcours. Les plates-formes comme Zyncro aident à structurer et à gérer ces informations, pas tant comme référentiel et espace de consignation, que comme Working Process (processus de travail), documents de travail vivants. Il s’agit là d’un aspect vital.

    Comment est née la nécessité d’utiliser un réseau social d’entreprise comme Zyncro, dans Districto 22@ ?

    La motivation initiale était la nécessité d’un projet interdisciplinaire, interdépartement à la mairie de Barcelone, mais en même temps interorganisation. Il s’agit d’un projet international, le Global Clean Energy Forum (Forum mondial de l’énergie propre) qui s’est tenu en octobre 2011 à Barcelone. L’événement a été mené par l’International Herald Tribune, mais a été organisé en collaboration avec la ville de Barcelone. Le maire et différents responsables de la mairie devaient y prendre part et nous devions coordonner toute l’action.

    Comment en êtes-vous venus à la conclusion que l’outil qui répondait le mieux à ces besoins était un réseau social d’entreprise tel que Zyncro ?

    D’une part, nous avions besoin de partager des documents dans différents formats (présentations, feuilles de calcul, texte, etc.) sous une forme ouverte. L’équipe a été structurée d’après chaque projet, intégrant des personnes issues de différents départements au sein de la mairie et même de plusieurs organisations, telles que des fournisseurs externes. Par conséquent, nous devions pouvoir partager facilement des informations avec des personnes de l’extérieur.

    Les systèmes d’information dont nous disposions jusqu’alors étaient trop rigides. Ils ne nous permettaient pas de le faire facilement, mais seulement avec les acteurs du même département. Lorsque vous travaillez sur chaque projet, vous avez besoin d’un instrument beaucoup plus souple. En outre, il était nécessaire de partager à tout moment ces informations avec des personnes qui n’intégraient pas le projet en tant que tel, mais qui devaient être néanmoins informées de l’avancée des tâches. Zyncro nous a permis de créer facilement un Zlink pour leur accès à la documentation du projet, de manière très simple.

    D’autre part, il était nécessaire de communiquer et d’être productif de n’importe où, en voyage, en réunion, etc. Il était dès lors évident que la plate-forme devait être hébergée dans le nuage. Avec un outil tel que Zyncro, cela nous aura permis de résoudre en même temps la nécessité de partager des informations dont l’accès aux utilisateurs externes se faisait de manière contrôlée, de n’importe où. Cela se résout uniquement à travers un outil dans le nuage.

    Quelle a été la portée de Zyncro dans l’élaboration du projet ?

    L’outil a été exploité dans toutes les étapes du projet : dans les phases de définition, de travail, de préparation et d’organisation, puis dans la phase de livraison et de consignation. Dès le départ, Zyncro a été défini comme un outil de communication de base par le chef du projet, au moment de définir toute la méthodologie. Il a dès lors été adopté par le reste de l’équipe. Le responsable en tête du projet doit avoir la conviction que ce genre d’outils représente un instrument qui permet d’être extrêmement productif et efficace.

    Après cette expérience, pouvez-vous résumer l’impact qu’a eu Zyncro sur le résultat de ce projet ?

    Nous pouvons dire que le Global Clean Energy Forum de l’International Herald Tribune aura pris vie à Barcelone grâce à Zyncro. Ce dernier s’est avéré un outil efficace pour le travail collaboratif, pour relever le défi d’un projet complexe avec une date et une heure bien définies.

    Comment a évolué l’utilisation de Zyncro dans votre organisation après cette première expérience ?

    Ce projet fût à l’origine un projet pilote. Aujourd’hui nous travaillons avec Zyncro de façon habituelle sur d’autres projets. Le bénéfice principal que nous avons noté est la capacité de travailler en groupe de manières efficace et ouverte, nous pouvons accéder à l’information depuis le monde entier. Même depuis les appareils mobiles.

    Pour la majorité des entreprises quel est d’après vous le principal bénéfice de Zyncro en rapport avec la productivité?

    Dans un cas comme le nôtre, le bénéfice est double. Comme je disais précédemment, il existe déjà d’autres outils de communication interne relativement ouverts. Ils sont cependant complexes concernant la gestion de l’authentification. Il est souvent nécessaire d’incorporer des nouveaux utilisateurs à l’organisation ainsi que des utilisateurs externes. Nous pouvons ainsi leur donner accès à des informations ponctuelles et concrètes, sans qu’ils aient été intégrés au système d’origine. Tout cela avec simplicité et sécurité.

    L’autre aspect qui a attiré mon attention sur Zyncro est la possibilité de télécharger toute la documentation à jour. C’est un peu comme faire une photo instantanée de toute la documentation de l’entreprise.

     

    Pour comprendre les bénéfices que Zyncro peut apporter à votre entreprise, n’hésitez pas à démarrer votre Réseau Social d’Entreprise gratuitement en cliquant ici

     

     
  • Matthieu Pinauldt le 19/10/2012 à 10:20 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: Études de cas   

    Le cas pratique du Vendredi : Collaborer entre employés en mobilité 

    Un laboratoire pharmaceutique possède une équipe commerciale divisée en régions et où chaque représentant est associé à un territoire particulier. Les représentants se déplacent de médecin en médecin et ont peu d’occasions de se rencontrer. Pas facile dans ces conditions d’échanger sur les méthodes de vente et développer une dynamique d’équipe.

    Le laboratoire a adopté Zyncro à l’échelle de l’entreprise afin de faire collaborer les différents départements et améliorer la génération d’idées.

    Eric est en charge de la zone ouest des Yvelines, zone qu’il partage avec Franck qui lui est spécialisé sur les génériques. Sa journée démarre toujours par un passage sur la plateforme de Zyncro à laquelle il se connecte au travers de sa tablette. L’accès au groupe « Equipe de vente – Yvelines » lui permet de visualiser les objectifs du jour ajoutés par le chef de région.
    Avant sa première visite – et pour chaque visite suivante – Eric accède à toute la documentation produit à jour et ne prend pas le risque de communiquer des informations erronées.

    Toutefois, c’est la possibilité de communiquer avec le reste de l’entreprise qui offre la plus grande valeur à Eric :

    –          Le partage de l’information : Chaque représentant commercial a accès à tous les groupes de produits de son portefeuille. A travers le mur d’activité du groupe, les membres peuvent comparer leurs expériences. Ils sont même incités à le faire puisque les meilleurs contributeurs se voient récompensés.

    –          La coordination des équipes : Eric et Franck peuvent communiquer sur le groupe dédié à leur zone. Ils peuvent facilement organiser des rendez-vous groupés à travers le calendrier. A la différence de l’email, l’information est centralisée et sera accessible à de nouveaux arrivants.

    –          Connecter les collaborateurs : Eric communique au sein de l’équipe régionale mais aussi avec les autres équipes.  Alors qu’il se considérait comme élément indépendant de l’entreprise, Eric avoue reprendre pied avec la stratégie globale. Au-delà du département commercial, les communications principales de la part des autres départements apparaissent aussi sur son mur d’activité et lui permette de se tenir au courant des efforts marketing concernant ses produits.

    –          Partage du savoir : Que ce soit à travers les groupes ou sur son mur d’activités, Eric peut commenter ses succès, ses doutes et demander des conseils. De même il peut répondre à d’autres membres sur leurs doutes et questions.

    –          Expertise : C’est aussi un excellent moyen pour Eric de partager des situations déjà rencontrées par d’autres collègues. Dans le cas où Eric recherche une expertise précise, le moteur de recherche lui permet de contacter les membres ayant des connaissances spécifiques.

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