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  • Carlos González Jardón le 03/05/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: gestion collaborative, , , , , ,   

    Réseaux sociaux d’entreprise et gestion de projets 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur qui vient enrichir notre groupe de partenaires. Carlos González Jardón est consultant et formateur en gestion de projets. Avec plus de 18 ans d’expérience dans l’industrie informatique, son activité se centre sur la gestion de projets informatiques et sur les normes de qualité telles que le CMMi (Capability Maturity Model Integration). Il possède un diplôme d’Ingénieur en informatique de l’Université de Vigo, un Master Executive obtenu auprès de l’ICAI/ICADE et un certificat professionnel PMP sanctionné par le Project Management Institute (PMI). Il est actuellement consultant en gestion de projets chez Tecnocom. Bienvenue et merci de votre collaboration !

    Nous vivons dans une société où l’accès à l’information n’est plus désormais le privilège de quelques-uns. Il s’est fondamentalement démocratisé. En un simple clic, nous pouvons désormais accéder à un large éventail de données à travers des sources multiples : journaux en ligne, blogs, réseaux sociaux, etc. La révolution technologique que nous connaissons entraîne une révolution sociale et professionnelle, dans la façon dont nous interagissons avec notre environnement. L’information garde sa place prépondérante, mais la façon dont nous y accédons et dont nous l’obtenons prend progressivement du poids.

    Dans ce contexte, un réseau social d’entreprise peut devenir un outil de référence qui nous permet de renforcer certains aspects clés de notre travail :

    • Vitesse : prise de décision rapide.
    • Fiabilité : qualité des données.
    • Collaboration : partage de l’information.
    • Accessibilité : une source de données, de multiples dispositifs pour y accéder.

    Le sujet est résolument vaste, mais nous allons traiter brièvement de la façon dont nous pouvons mieux nous servir d’un réseau social d’entreprise avec un accent particulier sur l’exécution des projets.

    Projets et réseaux sociaux

    Dans le cadre des projets, la communication est l’un des facteurs essentiels d’un projet. Mais qu’entend-on par communication dans le cadre d’un projet ?

    Selon le Guide du PMBOK® (Project Management Body of Knowledge, Corpus des connaissances en management de projet), l’une des principales références de tout chef de projet qui se doit, « le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet ».

    Cela signifie que le gestionnaire de projet doit veiller à ce que tous les partenaires du projet (parties prenantes) possèdent ou aient accès, au moment opportun, aux informations requises par le biais des moyens les plus adaptés et les plus efficaces. Il s’agit là d’un aspect primordial, car une mauvaise gestion de la communication et de l’information dans un projet peut faire « exploser » le besoin en temps nécessaire au chef de projet pour communiquer, diffuser, partager et accéder à l’information, et peut même pousser le projet à l’échec.

    Pour qu’un responsable de projet dispose de la bonne information, il doit interagir avec son équipe, ses clients, ses fournisseurs, et plus il s’avère « proche » du travail en cours, plus l’information obtenue est de bonne qualité. Fondamentalement, le responsable doit savoir être SOCIAL avec toutes les parties prenantes du projet, ce qui va au-delà des compétences sociales du rapport direct, car ces compétences ne suffisent plus seules de nos jours. Nous devons chercher un soutien auprès des outils qui nous permettent de gérer, en ligne/de façon virtuelle, des équipes multidisciplines et multilocalisées.

    Dans ce cas, un réseau social d’entreprise peut s’avérer être un critère de différenciation. Si nous partageons sur des aspects de notre vie quotidienne, pourquoi les membres d’une équipe de projet ne peuvent-ils pas partager, par le biais d’un réseau social d’entreprise, les problèmes, les doutes et les questions relatives aux activités menées dans le cadre du projet ? Cela se fait déjà, par le biais des conversations de couloir, par téléphone, mais il est difficile de disposer d’un support documentaire reprenant les conclusions de ces échanges. L’utilisation des outils collaboratifs peut contribuer à apporter des informations et à documenter ce qui serait perdu d’une autre façon. Dans ces organisations particulièrement plus orientées vers les projets, un réseau social d’entreprise peut fournir une aide précieuse par le partage et l’accès aux données, facilement et rapidement.

    Avantages des réseaux sociaux d’entreprise dans la gestion de projets

    Bien qu’il en existe certainement de nombreux autres, les points suivants représentent les avantages que ces réseaux sont à même d’apporter :

    Accès rapide à l’une des meilleures sources de connaissances : l’expérience de l’équipe

    Les profils seniors constituent un excellent puits du savoir. Ces connaissances permettent de résoudre les différentes situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontés sur le projet. Les activités de coaching, de mentorat, de tutorat, de formation ou de résolution des doutes peuvent être effectuées de façon vraiment dynamique à travers un réseau social d’entreprise.

    Référentiel des informations et des documents du projet

    Bien que cet aspect puisse être géré à l’aide de nombreux autres outils, le réseau social d’entreprise peut représenter le principal point d’accès aux ressources partagées. Il s’agit là de convertir l’intranet statique ou unidirectionnel actuel (avec une approche partant de l’entreprise vers l’employé) en un environnement social et collaboratif « entreprise-employé » et « employé-employé » (qui ne se limite pas à une simple page Web de type Forum-Aux-Questions).

    Réduction de la « réunionite »

    L’on retrouve dans de nombreuses organisations un surplus de réunions inefficaces. C’est dans ces entreprises que l’on termine souvent la journée avec le sentiment de n’avoir rien fait de « productif ». Les réunions simples permettant l’échange rapide d’informations et la mise à jour peuvent se faire substituer par de courtes réunions virtuelles (e-meetings), par exemple pour constater l’évolution du projet, pour répondre aux doutes, etc. Ces e-meetings ne remplacent pas les réunions physiques mais les complètent, ces dernières se réduisant à leur minimum indispensable, car le coût, tant économique que productif (les tâches que nous laissons de côté pendant ce temps), est résolument élevé à l’heure actuelle.

    Simplification de la gestion dans des environnements multisites

    Dans les environnements où l’équipe se trouve dans différents endroits de l’entreprise ou chez le client (mais aussi en cas de télétravail), le réseau social facilite grandement ces tâches de « partage », en réduisant, voire en éliminant, les problèmes inhérents à la dispersion géographique des employés.

    Gestion plus opportune

    Dans de nombreuses occasions, nous subissons de nombreuses interruptions courtes qui perturbent notre rythme normal de travail. Les réseaux sociaux d’entreprise nous permettent d’éviter bon nombre de ces interruptions en les canalisant pour répondre à un moment opportun, voire même être résolues par n’importe quel autre membre de l’équipe, tout en laissant une trace de sa résolution dans l’« environnement social » même.

    Notre valeur, de plus en plus, ne se trouve pas dans ce que nous savons, mais à quelle vitesse nous pouvons actualiser nos connaissances et la façon dont nous les partageons avec nos partenaires.

    Dans cette optique, un réseau social d’entreprise peut devenir un environnement de travail idéal où les différentes parties prenantes de notre projet peuvent interagir en fonction de leur rôle, quelle que soit leur localisation et de façon intemporelle.

    L’environnement de travail est une activité purement sociale dans la plupart des cas. Pourquoi dès lors ne pas utiliser les réseaux sociaux d’entreprise ? Ainsi, le partage des connaissances au sein de l’équipe du projet peut s’avérer bien plus rapide mais, pour y parvenir, cela supposera un changement culturel dans les organisations.

     
  • Ana Asuero le 02/04/2013 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , gestion collaborative, , intranet collaboratif,   

    Les 12 habitudes des organisations collaboratives 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Virginio Gallardo affirmait il y a quelques jours sur Facebook que « Les réseaux sociaux d’entreprise réveillent le talent qui sommeille dans les organisations ». Les réseaux sociaux d’entreprise ouvrent un canal de communication direct et permanent, et facilitent la collaboration entre vos employés, ce qui les incite à partager leurs connaissances, à offrir des conseils, à poser des questions et à faire part d’idées plus facilement. Il permettent en outre que le personnel de l’organisation se « débrouille mieux de lui-même ».

    Eva Collado Durán soulignait en outre dans une réponse au fil de discussion de Virginio que ce type de réseaux tend en outre à « révéler les véritables leaders d’opinion pourtant éloignés des postes hiérarchiques supérieurs ». Il n’y a aucun doute. La communication horizontale que facilite un réseau social d’entreprise place au même rang tous les employés et leur donne la même chance de révéler des connaissances utiles à leurs pairs.

    En ne partageant pas ce que l’on sait faire de peur de perdre sa position, l’on finit toujours par rester isolé. Dans un scénario dans lequel pratiquement tout le monde est déjà convaincu que l’on travaille mieux et que l’on atteint les objectifs plus vite et plus exactement en travaillant en équipe et en partageant des connaissances, celui qui fait de la rétention de son savoir reste à la traine.

    Les entreprises qui ont compris cette nouvelle donne et se sont converties en entreprises sociales ont mis en place des habitudes de collaboration dans leur fonctionnement au quotidien. Mais quelles sont ces habitudes ? Nous vous exposons ici quelques pistes que nous suggère un article intéressant de Jacob Morgan (@jacobm).

    1. Le bénéfice individuel est aussi important que les bénéfices de l’entreprise (si ce n’est plus).

    Quand vous parlez de collaboration à vos employés, ne vous concentrez pas sur les bénéfices qu’en tire la compagnie. Ils sont également désireux de connaître quel est l’impact de la collaboration sur chacun d’entre eux. En un mot, en quoi elle simplifie leur travail et leur vie ?

    2. La stratégie prioritaire sur la technologie

    Avant de mettre en œuvre une nouvelle plateforme collaborative à la hâte, concentrez-vous sur l’élaboration d’une stratégie qui doit vous aider à comprendre le « pourquoi » de la collaboration plutôt que le « comment ». Avoir défini une stratégie est en effet essentiel pour le succès de tout projet de collaboration. Il est certain qu’à aucun moment vous voulez vous retrouver avec une technologie développée sans comprendre le « pourquoi » de l’investissement.

    3. À l’écoute des employés

    On parle beaucoup de l’importance de l’écoute des clients, mais pourquoi n’en ferions-nous pas de même avec nos employés ? Si vous devez parler de collaboration, il est important que vous impliquiez vos employés au processus dès le début. Prêtez attention à leurs idées, à leurs besoins, aux suggestions, puis intégrez tous ces commentaires à votre stratégie.

    4. Ne pas obstruer le passage

    Apprenez à soutenir et à responsabiliser vos employés, puis mettez-vous en retrait. Si vous essayez de surveiller et de contrôler tout, vous noierez la collaboration de votre organisation. Indiquez quelques directives et orientations, mais laissez vos employés faire ce qu’ils doivent faire.

    5. Prêcher par l’exemple

    Si les dirigeants de votre organisation n’utilisent pas les outils collaboratifs, pourquoi les salariés le feraient-ils ? Les leaders découverts dans l’entreprise représentent un outil puissant pour faciliter le changement et encourager les comportements souhaités.

    6. Intégration de la collaboration dans le flux de travail

    La collaboration ne doit jamais être considérée comme une tâche ou une exigence supplémentaire aux yeux des exécutants. Au contraire, elle doit venir s’intégrer de façon naturelle à leur flux de travail (workflow).

    7. Récompense du travail d’équipe

    Si votre organisation récompense les employés en fonction de leurs performances individuelles, il est plus difficile de les amener à partager et à communiquer les uns avec les autres. Il n’y a rien de mal à récompenser vos collaborateurs pour des résultats purement personnels, mais il est tout aussi important de reconnaître et de récompenser la collaboration et le travail d’équipe.

    8. Mesurer ce qu’il faut, sans plus

    Il existe une foule d’aspects que l’organisation peut mesurer, mais cela ne signifie pas que tout doit être évalué. Concentrez-vous sur les mesures qui sont importantes aux yeux de votre organisation et analysez la façon dont vous exploitez ces données. Certains voudront probablement se concentrer sur des mesures objectives, comme le nombre de commentaires publiés ou de groupes créés, tandis que d’autres préfèreront mettre l’accent sur l’engagement et la passion de ses employés envers l’entreprise et le travail qu’ils accomplissent.

    9. Persévérance

    Adapter une organisation en entreprise collaborative suppose du temps et des efforts, mais le plus important est d’être convaincu qu’il s’agit de la bonne direction à prendre et d’aller de l’avant. Abandonner la tâche ou regarder en arrière ne sert à rien

    10. S’adapter et évoluer

    Le besoin de collaboration dans les organisations est là pour de bon. Cela signifie que votre organisation doit être capable de s’adapter et d’évoluer en fonction des outils et des stratégies. Soyez conscient de ce qui se passe dans votre secteur d’activité et au sein de votre organisation. Cela vous permettra d’innover et d’anticiper correctement les changements.

    11. La collaboration entre les employés profite également aux clients

    La coopération de vos employés revêt une immense valeur pour vos clients. Elle suppose que vos collaborateurs soient en mesure d’offrir un meilleur service s’ils disposent des informations, des ressources et de l’expérience d’experts internes. Une personne peut ne pas toujours avoir la réponse auquel un client a besoin, mais elle doit avoir accès aux connaissances réparties sur toute l’organisation pour résoudre son problème.

    12. La collaboration à l’origine d’un monde meilleur

    Pour angélique que cela puisse paraître, il s’agit peut-être de l’aspect le plus important de la collaboration : elle contribue à faire que le monde devient un peu meilleur. Sans aucun doute, la collaboration permet aux employés d’être plus productifs, ce dont vos clients bénéficient également. Elle permet aux collaborateurs de se sentir plus en relation avec leurs pairs, elle réduit le stress, elle facilite le travail, elle leur offre une plus grande liberté, mais généralement, elle engendre aussi un sentiment de plénitude, non seulement au travail mais aussi à la maison.

    Et dans votre organisation, quelles stratégies de collaboration avez-vous mis en œuvre ? Quelles sont vos habitudes pour convertir votre équipe en organisation collaborative ? N’hésitez pas à nous en faire part en commentaire à cet article :-)

     
  • Mari Carmen Martin le 26/10/2012 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , gestion collaborative   

    L’entreprise 2.0 et quelques erreurs de terminologie 

    Temps de lecture estimé : 4 minutes

    Entre le moment où Tim O’Reilly a établi les principes du Web 2.0 et les a résumé lors d’une conférence en 2005 avec d’autres intervenants et nos jours, plusieurs années ont passé et de nombreux événements se sont produits.

    À cette époque, le Web 2.0 se définissait comme une série d’applications et de pages sur Internet qui utilisaient l’intelligence collective afin de fournir des services interactifs en réseau.

    Le Web 2.0, entre autres particularités, se caractérise souvent par :

    • l’intelligence collective,
    • des effets du réseau particulièrement visibles,
    • l’information comme révolution à venir,
    • la fin de l’obsolescence du logiciel traditionnel,
    • la légèreté et la facilité de programmation et des modèles d’activités commerciales comme caractéristiques principales du Web 2.0,
    • l’évolution du logiciel en dispositif,
    • l’utilisateur recherchant des environnements plus ergonomiques et plus riches,
    • le tout présenté comme concept supérieur à la somme,
    • la valeur d’un groupe en réseau augmentant de façon exponentielle, avec dès lors des implications profondes.

    Lorsque le phénomène Web 2.0 commence à être pris au sérieux, il débarque alors dans les écoles de commerce aux États-Unis et des études de cas sont réalisées. C’est en 2009 qu’apparaît le terme d’entreprise 2.0 avec la publication du livre d’Andrew McAfee. Professeur à l’Université de Harvard, il définit l’entreprise 2.0 comme l’exploitation naissante de plateformes logicielles sociales au sein des entreprises, entre entreprises ou entre fournisseurs. Les technologies sociales (logiciel social, informatique sociale ou social computing) y sont employées afin d’accroître la collaboration et améliorer la productivité des processus et des flux de travail (workflows). Ces outils intègrent une plateforme compréhensible par tous dans l’entreprise, et qui s’avèrent durables dans le temps. Ils font évoluer le travail intellectuel en une expérience large et visible en permanence.

    Dans certains cas, ces technologies ont été appréhendées comme un moyen d’expérimenter avec de nouvelles applications. Le concept d’entreprise 2.0 va bien au-delà : il s’agit de la gestion de l’entité sous un angle collaboratif, de la résolution des problèmes et de l’atteinte des résultats à travers la collaboration. Dans son livre Entreprise 2.0, il est clair pour M. McAfee que les nouvelles technologies sont beaucoup plus que de simples composantes socialisantes de l’organisation et que, si elles sont appliquées intelligemment pour répondre aux problèmes, elles contribuent à capturer les informations qui sont diffuses au sein de l’organisation, les convertissant ainsi en connaissances qui se transforment rapidement, génèrent, affinent les idées et conduisent en fin de compte à une certaine sagesse collective.

    De nombreuses organisations confondent ce terme et s’auto-proclament souvent entreprises 2.0, alors que ce qui se passe en leur sein relève en fait d’évolutions de leur modèle d’activité. Prenons l’exemple d’une entreprise dont un pourcentage élevé des ventes se fait par le biais d’appels à un call center (centre d’appel) et que, en raison de l’évolution du marché, des changements de comportement des clients et de la mise en place d’une plateforme en ligne puissante, l’organisation commence à convertir son modèle en une entreprise de commerce en ligne. Dans ce cas, l’évolution vers un modèle d’e-commerce peut conduire à la mise en œuvre de technologies de collaboration et de modèles organisationnels 2.0, mais pas l’inverse.

    Mari Carmen Martín est psychologue du travail spécialisée en formation et experte en RH. Elle travaille aussi actuellement pour la société Cloudtalent, du groupe Humannova (sites en espagnol), qui se charge de la création de programmes de Personal Branding (marque personnelle) pour les responsables d’équipes et les professionnels.

     

     
    • Alexis le 08/11/2012 à 08:30 Permalien | Répondre

      L’outil n’est que la dernière brique de l’édifice. C’est sans doute ce qui pêche dans de nombreuses démarches ou programmes « 2.0 » que lancent certaines entreprises.

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