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  • Jose Miguel Bolivar le 29/07/2013 à 10:53 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: efficacité, gestion de projets, , getting things done, , méthode, , ,   

    Getting Things Done: la productivité personnelle passe par le contrôle et la perspective 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Note de l’éditeur : nous aimons particulièrement chez Zyncro aborder le thème de la productivité et notre but est d’aider les personnes et organisations à améliorer leur productivité personnelle. Nous aimerions aujourd’hui partager avec vous un article que José Miguel Bolívar a publié sur son blog (en espagnol). Son approche sur la question nous a parue des plus intéressantes. Merci à José Miguel de nous autoriser à diffuser son point de vue.

    Vous connaissez probablement des gens qui vivent dans un stress permanent. Des personnes pour lesquelles des expressions telles que « je n’y arrive pas » ou « je n’ai jamais le temps de tout faire » font partie d’un répertoire habituel. Peut-être connaissez-vous aussi de rares individus qui affichent habituellement une tranquillité presque insultante, comme si les problèmes quotidiens leur « glissaient sur la peau ». Il est possible que vous vous sentiez ainsi parfois, par exemple, le jour où vous prenez des vacances bien méritées… (la suite…)

     
  • Carlos González Jardón le 20/06/2013 à 10:33 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , , Gestion de l'information, gestion de projets, ,   

    L’importance de la communication dans la gestion de projet 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Facebook, Twitter, Google, Internet, les blogs, la messagerie électronique, le téléphone, WhatsApp… depuis toujours, l’une des principales préoccupations de l’Homme aura été de pouvoir communiquer. Nous cherchons à partager des données, véhiculer des idées, développer nos connaissances, en fin de compte, recevoir et transmettre des informations.

    Du point de vue du chef de projet, la communication est l’une des compétences clés qu’il faut soigner et promouvoir.

    Cependant, force est de constater que nous ne dédions souvent pas le temps nécessaire pour communiquer, ce que nous faisons pourtant en permanence, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, lorsqu’il s’agit d’un aspect aussi primordial qu’un projet.

    Pourquoi une chose d’aussi « naturelle » que la communication ne s’emboîte-t-elle pas dans l’activité des projets ? Pourquoi représente-t-elle parfois un véritable casse-tête et peut même conduire des projets à l’échec ?

    Certaines des causes les plus courantes sont les suivantes :

    • informations inexactes, incomplètes, excessives, incohérentes ou biaisées,
    • interlocuteur peu adapté à la situation,
    • mauvaise gestion des temps,
    • moyens de transmission inappropriés,
    • manque de clarté,
    • la liste est longue…

    La communication représente une partie importante de notre vie quotidienne et nous devons lui donner l’attention qu’elle mérite : un chef de projet passe le plus clair de son temps (pouvant parfois atteindre les 2/3 de son temps) à communiquer : avec son équipe, avec les clients du projet, avec les utilisateurs, les fournisseurs, les responsables de son organisation, les collègues avec lesquels il interagit, etc. Cette communication adopte plusieurs visages : négociation, rapport sur l’état d’un projet, attribution du travail à l’équipe, obtention d’informations sur la mise en œuvre du projet, etc.

    La première chose que nous devons garder clairement à l’esprit, même si nous semblons parfois l’oublier, est que dans toute communication, il existe toujours deux optiques : l’émetteur et le récepteur. Ces deux points de vue peuvent être liés de façon synchrone/simultanée (lors d’échanges en personne, visioconférences, etc.) ou asynchrone (e-mails, rapports, blogs, etc.). Nous devons les soigner de façon égale : souvent, nous réfléchissons beaucoup plus à ce que nous voulons transmettre qu’à ce que l’on nous transmet. Nous perdons dès lors des informations précieuses permettant de comprendre le contexte.

    Pour communiquer efficacement, nous devons identifier les canaux de communication à notre disposition, car ils influent sur la façon dont nous faisons passer le message : l’on ne rédige pas un e-mail comme si l’on écrivait un message par WhatsApp, ou un document fonctionnel comme s’il s’agissait d’un roman. Les formes sont aussi importantes que le fond (contenant/contenu).

    Dans chaque communication, nous devons prendre en compte les différentes dimensions :
    • interne avec l’équipe de travail/du projet, et externe avec le client/les utilisateurs/les fournisseurs,
    • formelle ou informelle, par exemple des rapports, des présentations, des documents ou e-mails, des conversations de couloir ou au téléphone,
    • verticale, entre les différents niveaux de l’organigramme, et horizontale, c’est-à-dire entre pairs,
    • officielle et officieuse, à savoir la communication avec les organismes gouvernementaux ou celle interne à l’entreprise d’une part, et la communication avec les collègues ou les collaborateurs d’autre part,
    • écrite ou orale,
    • verbale ou non verbale : nous ne prêtons parfois que peu d’attention à la communication non verbale, comment nous nous comportons face à un interlocuteur (attitude, posture, comportement, distractions…), ce qui peut constituer un obstacle à la communication.

    Ces différentes dimensions doivent déterminer notre attitude et notre façon d’aborder la communication avec notre interlocuteur et au sein de notre projet. Selon de nombreuses études, l’amélioration de la communication se situe entre les principales mesures visant à une mise en œuvre du projet plus adaptée.

    Que pouvons-nous faire pour améliorer notre communication ?
    • Planifier et préparer la communication. Dans le cadre d’un projet, nous ne pouvons pas laisser de place à l’improvisation. Nous devons avoir une idée claire de ce que nous voulons faire passer, quand le faire, comment le faire, quel canal nous devons utiliser et, surtout, qui sont nos interlocuteurs. Nous devons limiter l’improvisation au maximum, pour éviter le risque de dire ce qui ne doit pas l’être.
    • Utiliser un langage simple. Il s’agit là d’un point très important dans un environnement hautement spécialisé, en particulier dans les communications avec les utilisateurs. Nous avons souvent tendance à utiliser un langage que seuls nous-mêmes comprenons dans notre domaine d’activité (ingénieurs, etc.). Nous devons communiquer en pensant à ceux qui reçoivent le message, pas à ceux qui le délivrent.
    • Tenir compte des commentaires du récepteur. Ce point nous permet de renforcer la compréhension du message. Nous devons nous assurer que notre interlocuteur a compris ce que nous cherchons à lui transmettre.
    • Établir des canaux de communication multiples. Nous devons définir quelles sont les principales voies de communication de notre projet et les formaliser/contrôler : rapports, réseaux sociaux d’entreprise, intranets, etc.
    • Déterminer la sensibilité du récepteur quant aux informations à transmettre.
    • Dans la communication en face à face, soyez attentif au langage corporel du receveur. Cela nous donnera des indices sur la bonne réception de l’information.
    • Communiquer au bon moment, dans le bon format et à travers les bons moyens.
    • Renforcer la parole par des actes. Nous devons éviter les attitudes du type « faites ce que je dis, pas ce que je fais ».
    • Pratiquer l’écoute active. En d’autres termes, nous devons écouter et comprendre la communication du point de vue de l’orateur.

    En bref, nous devons garder à l’esprit qu’« une communication efficace dans les projets veille à ce que la bonne personne dispose, au moment opportun, des informations requises, en utilisant des formats et des moyens appropriés ».

    L’importance d’une bonne communication est devenue indispensable pour la réussite des projets et pour une parfaite gestion des organisations.

     
  • Joan Alvares le 16/05/2013 à 10:19 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , gestion de projets, , ,   

    Équipes flexibles pour des temps à géométrie variable 

    Temps de lecture estimé : 3 minutes

    Il existe une question qui revient souvent au moment où nous devons présenter notre entreprise : et vous, combien êtes-vous dans votre organisation ? Dans mon cas, j’indique parfois que nous sommes trois, d’autres fois que nous sommes une bonne trentaine, en fonction du besoin d’impressionner que je décelle chez mon interlocuteur. Dans les deux cas, je dis la vérité : chez Poko, nous travaillons avec un noyau de chefs de projets mais aussi avec une équipe flexible, qui s’adapte à chaque projet.

    Je suis de ceux qui pensent que pour réaliser quelque chose de logique, une équipe doit pouvoir s’adapter au projet et jamais l’inverse. Parce que lorsqu’une entreprise refuse de sortir de sa zone de confort, quand elle ne ressent pas le besoin d’impliquer les talents externes et d’explorer au-delà de ses propres connaissances, c’est généralement parce qu’elle produit quelque chose qui existe déjà, souvent relativement superflu, caduque, facilement reproductible.

    Aujourd’hui, les meilleurs restaurants du monde sont ceux qui se sont intéressés à la cuisine qui puise ses idées de domaines aussi divers que l’art, la science ou la conception industrielle. Il y avait pour eux un réel besoin d’engager les meilleurs professionnels dans ces domaines. Il s’agit là de talents qui, dans une structure fixe, n’auraient certainement pas été en mesure de porter ses fruits et qui en outre n’auraient pas de sens si la cuisine devait être immuable. Le projet de demain sera différent de celui d’aujourd’hui, et nous obligera à rechercher des partenariats avec des professionnels différents.

    Dans un monde en constante évolution, Internet nous permet de construire de grandes entreprises sans avoir à construire de grandes structures. L’idée est de créer des écosystèmes de talent, capables de détecter les défis d’un projet et de capter le meilleur spécialiste pour y remédier. Internet invite à la découverte, à la suppression des couches intermédiaires, à la coopération entre professionnels aux talents divers et qui travaillent dans différentes parties du monde. Il incombe à nous-mêmes d’accepter cette invitation.

    Votre organisation parie-t-elle aussi sur des réseaux de collaboration pour différents projets ? Lorsque vous collaborez avec des équipes réparties, vous devez vous assurer qu’elles communiquent correctement pour que tout fonctionne comme prévu. Et pourquoi ne pas utiliser un réseau social d’entreprise pour arriver à vos fins ? Essayez Zyncro !

    Joan Alvares est fondateur de Poko et professeur à l’Istituto Europeo di Design.

     

     
  • Carlos González Jardón le 03/05/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , gestion de projets, , , ,   

    Réseaux sociaux d’entreprise et gestion de projets 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur qui vient enrichir notre groupe de partenaires. Carlos González Jardón est consultant et formateur en gestion de projets. Avec plus de 18 ans d’expérience dans l’industrie informatique, son activité se centre sur la gestion de projets informatiques et sur les normes de qualité telles que le CMMi (Capability Maturity Model Integration). Il possède un diplôme d’Ingénieur en informatique de l’Université de Vigo, un Master Executive obtenu auprès de l’ICAI/ICADE et un certificat professionnel PMP sanctionné par le Project Management Institute (PMI). Il est actuellement consultant en gestion de projets chez Tecnocom. Bienvenue et merci de votre collaboration !

    Nous vivons dans une société où l’accès à l’information n’est plus désormais le privilège de quelques-uns. Il s’est fondamentalement démocratisé. En un simple clic, nous pouvons désormais accéder à un large éventail de données à travers des sources multiples : journaux en ligne, blogs, réseaux sociaux, etc. La révolution technologique que nous connaissons entraîne une révolution sociale et professionnelle, dans la façon dont nous interagissons avec notre environnement. L’information garde sa place prépondérante, mais la façon dont nous y accédons et dont nous l’obtenons prend progressivement du poids.

    Dans ce contexte, un réseau social d’entreprise peut devenir un outil de référence qui nous permet de renforcer certains aspects clés de notre travail :

    • Vitesse : prise de décision rapide.
    • Fiabilité : qualité des données.
    • Collaboration : partage de l’information.
    • Accessibilité : une source de données, de multiples dispositifs pour y accéder.

    Le sujet est résolument vaste, mais nous allons traiter brièvement de la façon dont nous pouvons mieux nous servir d’un réseau social d’entreprise avec un accent particulier sur l’exécution des projets.

    Projets et réseaux sociaux

    Dans le cadre des projets, la communication est l’un des facteurs essentiels d’un projet. Mais qu’entend-on par communication dans le cadre d’un projet ?

    Selon le Guide du PMBOK® (Project Management Body of Knowledge, Corpus des connaissances en management de projet), l’une des principales références de tout chef de projet qui se doit, « le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet ».

    Cela signifie que le gestionnaire de projet doit veiller à ce que tous les partenaires du projet (parties prenantes) possèdent ou aient accès, au moment opportun, aux informations requises par le biais des moyens les plus adaptés et les plus efficaces. Il s’agit là d’un aspect primordial, car une mauvaise gestion de la communication et de l’information dans un projet peut faire « exploser » le besoin en temps nécessaire au chef de projet pour communiquer, diffuser, partager et accéder à l’information, et peut même pousser le projet à l’échec.

    Pour qu’un responsable de projet dispose de la bonne information, il doit interagir avec son équipe, ses clients, ses fournisseurs, et plus il s’avère « proche » du travail en cours, plus l’information obtenue est de bonne qualité. Fondamentalement, le responsable doit savoir être SOCIAL avec toutes les parties prenantes du projet, ce qui va au-delà des compétences sociales du rapport direct, car ces compétences ne suffisent plus seules de nos jours. Nous devons chercher un soutien auprès des outils qui nous permettent de gérer, en ligne/de façon virtuelle, des équipes multidisciplines et multilocalisées.

    Dans ce cas, un réseau social d’entreprise peut s’avérer être un critère de différenciation. Si nous partageons sur des aspects de notre vie quotidienne, pourquoi les membres d’une équipe de projet ne peuvent-ils pas partager, par le biais d’un réseau social d’entreprise, les problèmes, les doutes et les questions relatives aux activités menées dans le cadre du projet ? Cela se fait déjà, par le biais des conversations de couloir, par téléphone, mais il est difficile de disposer d’un support documentaire reprenant les conclusions de ces échanges. L’utilisation des outils collaboratifs peut contribuer à apporter des informations et à documenter ce qui serait perdu d’une autre façon. Dans ces organisations particulièrement plus orientées vers les projets, un réseau social d’entreprise peut fournir une aide précieuse par le partage et l’accès aux données, facilement et rapidement.

    Avantages des réseaux sociaux d’entreprise dans la gestion de projets

    Bien qu’il en existe certainement de nombreux autres, les points suivants représentent les avantages que ces réseaux sont à même d’apporter :

    Accès rapide à l’une des meilleures sources de connaissances : l’expérience de l’équipe

    Les profils seniors constituent un excellent puits du savoir. Ces connaissances permettent de résoudre les différentes situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontés sur le projet. Les activités de coaching, de mentorat, de tutorat, de formation ou de résolution des doutes peuvent être effectuées de façon vraiment dynamique à travers un réseau social d’entreprise.

    Référentiel des informations et des documents du projet

    Bien que cet aspect puisse être géré à l’aide de nombreux autres outils, le réseau social d’entreprise peut représenter le principal point d’accès aux ressources partagées. Il s’agit là de convertir l’intranet statique ou unidirectionnel actuel (avec une approche partant de l’entreprise vers l’employé) en un environnement social et collaboratif « entreprise-employé » et « employé-employé » (qui ne se limite pas à une simple page Web de type Forum-Aux-Questions).

    Réduction de la « réunionite »

    L’on retrouve dans de nombreuses organisations un surplus de réunions inefficaces. C’est dans ces entreprises que l’on termine souvent la journée avec le sentiment de n’avoir rien fait de « productif ». Les réunions simples permettant l’échange rapide d’informations et la mise à jour peuvent se faire substituer par de courtes réunions virtuelles (e-meetings), par exemple pour constater l’évolution du projet, pour répondre aux doutes, etc. Ces e-meetings ne remplacent pas les réunions physiques mais les complètent, ces dernières se réduisant à leur minimum indispensable, car le coût, tant économique que productif (les tâches que nous laissons de côté pendant ce temps), est résolument élevé à l’heure actuelle.

    Simplification de la gestion dans des environnements multisites

    Dans les environnements où l’équipe se trouve dans différents endroits de l’entreprise ou chez le client (mais aussi en cas de télétravail), le réseau social facilite grandement ces tâches de « partage », en réduisant, voire en éliminant, les problèmes inhérents à la dispersion géographique des employés.

    Gestion plus opportune

    Dans de nombreuses occasions, nous subissons de nombreuses interruptions courtes qui perturbent notre rythme normal de travail. Les réseaux sociaux d’entreprise nous permettent d’éviter bon nombre de ces interruptions en les canalisant pour répondre à un moment opportun, voire même être résolues par n’importe quel autre membre de l’équipe, tout en laissant une trace de sa résolution dans l’« environnement social » même.

    Notre valeur, de plus en plus, ne se trouve pas dans ce que nous savons, mais à quelle vitesse nous pouvons actualiser nos connaissances et la façon dont nous les partageons avec nos partenaires.

    Dans cette optique, un réseau social d’entreprise peut devenir un environnement de travail idéal où les différentes parties prenantes de notre projet peuvent interagir en fonction de leur rôle, quelle que soit leur localisation et de façon intemporelle.

    L’environnement de travail est une activité purement sociale dans la plupart des cas. Pourquoi dès lors ne pas utiliser les réseaux sociaux d’entreprise ? Ainsi, le partage des connaissances au sein de l’équipe du projet peut s’avérer bien plus rapide mais, pour y parvenir, cela supposera un changement culturel dans les organisations.

     
  • Chris Preston le 26/04/2013 à 10:48 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , gestion de projets, , , , ,   

    Lorsque la complexité entrave le sens de notre vie professionnelle 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    J’ai lu il y a peu le dernier ouvrage de Dan Ariely The Upside of Irrationality (Le bon côté de l’irrationalité). Pour ceux qui ne le connaissent pas, Dan Ariely est écrivain et orateur qui traite souvent de la question du comportement humain, avec un accent particulier sur les raisons pour lesquelles nous faisons des choses qui n’ont aucun sens. Dans ce livre, il fait part de recherches visant à découvrir comment nous établissons un sens à ce que nous faisons et quelles sont les conséquences si ce sens ne se matérialise pas dans nos vies professionnelles. Je trouve qu’il s’agit là d’un sujet passionnant sur lequel je pourrais lire toute la journée.

    Selon M. Ariely, il est extrêmement important de reconnaître le besoin que nous ressentons tous à voir que le fruit de notre travail s’applique parfaitement dans le monde réel. Il indique également que la responsabilité incombe aux dirigeants de s’assurer que les gens fassent le lien entre ce qu’ils font et les résultats qu’en tire l’organisation. Dans l’ouvrage, l’auteur place SAP en exemple d’un processus qui devient obscur de par sa propre complexité. Je ne pense pas que cela signifie implicitement que SAP est un mauvais système, mais qu’il s’agit là simplement d’un des nombreux outils, qui existent probablement en trop grand nombre, que nous utilisons dans notre vie quotidienne.

    Mais le problème décrit est-il si préoccupant ? Pour illustrer mes propos, prenons un exemple. En 2008, je travaillais avec un corps de police qui venait d’effectuer l’audit de tous ses systèmes : il en comptait plus de 350. Et je vous parle d’il y a quatre ans. Je n’ose pas imaginer à combien ce nombre s’élèverait aujourd’hui. Je me souviens que les agents étaient découragés et se sentaient impuissants face à la situation, car ils estimaient qu’ils s’éloignaient de l’essence même de leur travail : l’exercice de la police.

    Cette situation se répète aussi dans l’industrie pharmaceutique, l’une des plus strictement réglementées. Les entreprises du secteur présentent une accumulation de systèmes qui, couche après couche, évitent tout écart par rapport au « code » établi, pour minime qu’il soit. Dans le cas contraire, elles s’exposeraient à des amendes se comptant en millions pour activité illégale. Le but de ce respect strict est au profit du patient mais, dans la pratique, il induit un effet particulièrement négatif : il démoralise un collectif désireux de vraiment améliorer la vie d’autrui, en raison d’une foule de procédures qui lui rend la vie impossible. J’ai moi-même participé à des projets qui visaient à rendre ces systèmes plus compréhensibles, et il s’agit là d’une tâche impossible que je ne souhaite à personne.

    Au cours de mes réflexions sur le sujet, il m’est venu à l’esprit une phrase de John Maeda, auteur tout autant fabuleux. Quand il parle de simplicité, M. Maeda utilise une équation convaincante : « À quel point pouvons-nous simplifier ? / À quel point cela doit-il être complexe ? » J’aime particulièrement cette approche, et j’ai pu y avoir recours récemment. Je travaillais alors sur un outil en ligne pour l’élaboration de profils que je surchargeais de fonctionnalités qui me semblaient vraiment sensationnelles. Pour apprendre à utiliser le produit final, il aurait fallu des jours et des jours d’explications posées et un manuel de la taille de l’annuaire téléphonique. Suite à l’application de la règle de John, j’ai dû rejeter presque tout ce que j’y avais apporté et l’outil a commencé à être admis bien mieux.

    Bien sûr, il s’agissait de mon système et j’en avais un contrôle absolu. Au cours de mes collaborations avec la police ou des entreprises de l’industrie pharmaceutique, le contrôle était loin d’être parfait, et ce qui ressemblait à une route bien asphaltée s’est avéré un chemin toujours plus sinueux et chaotique au fur et à mesure que les nombreuses parties intégraient leurs propres besoins. La complexité signifie que les organisations dépassant une certaine taille perdent en clarté : en ce qui concerne les systèmes et les procédures, personne n’est en mesure ou ne dispose des compétences pour pouvoir poser la question : « Sommes-nous trop complexes ? ». De nombreuses entreprises simplifient leurs produits, ses opérations, voire même son impact sur l’environnement, mais presque aucune ne simplifie en profondeur sa façon de faire des affaires. Comme me l’a signifié un des officiers de police : « Nous sommes bons pour ajouter des procédures, mais pas pour les supprimer. » Il semble que les systèmes ne disparaissent que lorsque la technologie fait un pas en avant.

    Sans aucun doute, la prolifération des systèmes affecte notre capacité à donner un sens à ce que nous faisons. Les études, les chiffres sur le rendement et la logique même soulignent ce fait. Je ne cherche pas à dire par là qu’il nous faut brûler l’empilement du travail que nous avons capitalisé ; nous avons déjà dépassé ce stade. Mais je pense effectivement que nous devons relever ce défi individuellement. Le directeur doit s’assurer que les personnes qui travaillent dans des environnements complexes soient conscientes que leur apport contribue à la capacité de l’organisation à proposer ses services, à fournir ses biens ou à obtenir des résultats. Personne ne veut réaliser de tâche inutile, mais il existe de nos jours un risque que les procédures que nous avons établies autour de notre travail quotidien nous empêchent de le voir comme quelque chose d’autre qu’une simple tâche administrative.

    Les dirigeants et les responsables doivent prendre l’habitude d’expliquer quels sont les objectifs de l’organisation, qui est en train de s’écarter de la chaîne et qui y contribue. Ils doivent se rendre compte que les systèmes génèrent de la confusion chez les personnes qui doivent les utiliser et que celles-ci ont besoin de soutien, d’encouragements et de temps pour prendre le recul nécessaire pour regarder les choses en perspective.

    Rien de tout cela n’est particulièrement difficile, ce n’est qu’une question d’individus qui veulent que leur équipe soit productive en dédiant temps et efforts.

    Si vous êtes en mesure de le faire, il peut s’avérer judicieux peut-être de supprimer un système de temps en temps : commencez une révolution silencieuse pour simplifier la vie au travail. John Maeda nous expose une de ses lois ainsi : « La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui a du sens. » Comme il s’agit d’une loi, il convient de la respecter, non ?

    Chris Preston (@Trimprop) est psychologue spécialisé dans la communication interne et dans le développement d’équipes. Il est actuellement directeur de The Culture Builders.

     
  • José Miguel Torres le 20/02/2013 à 09:34 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: gestion de projets, , , réunions   

    Réunionite : la maladie du XXIème siècle 

    Temps de lecture estimé : 6 minutes

    Note de l’éditeur : Nous accueillons aujourd’hui un nouvel auteur : José Miguel Torres travaille comme ingénieur logiciel pour Xamarin, Inc. et se spécialise dans le développement d’applications mobiles. Avec plus de 14 années d’expérience, il est auteur de deux livres et de nombreux articles sur les technologies Microsoft depuis plus de 10 ans dans des revues techniques. Il a été récompensé comme Microsoft Most Value Professional à quatre reprises. Il est en charge du site Web desarrolloMobile.NET dédié au développement pour les dispositifs mobiles. Bienvenue à José Miguel ! :)

    Une réunion efficace est courte, productive et peut très bien se faire à distance au besoin.Vous est-il arrivé de vous demander à quoi servent les réunions ? Je présume qu’une majorité d’entre vous répondront à rien la plupart du temps. Il s’agit simplement d’un prétexte de l’organisateur, généralement le chef ou responsable du domaine lié à l’objet de la réunion, pour masquer son manque de leadership. Apparemment, l’annonce officielle par courriel pour une date et une heure précises semble offrir la solution idéale puisque le face à face autour d’une table pleine de gens faisant part de leurs conjectures subjectives est le moyen le plus adapté pour résoudre les problèmes.

    Contexte actuel

    Regardons cela d’un autre point de vue. Je me rends chaque jour à un endroit appelé bureau où la société tente, dans la plupart des cas, de s’équiper avec pour objectif que le travail se déroule dans un cadre agréable et productif. Il serait cependant plus agréable si je n’avais pas besoin de passer plus de deux heures par jour en déplacements pour assister aux réunions qui, grâce aux moyens numériques la plupart des cas, pourraient être résolues plus vite et mieux. Et il serait d’autant plus productif si on nous laissait accomplir le travail prévu.

    Oui, vous avez bien lu : si on nous laissait travailler. Et j’entends par travail l’action d’exécuter une ou plusieurs tâches dans un environnement structuré et continu, c’est à dire sans distraction. Et sans distraction ne signifie pas lire la page des sports ou publier sur son compte Twitter ses préoccupations du moment. De nos jours, il s’agit là plus de la pause cigarette du XXIe siècle, ou peut-être est-ce pire de tweeter que de fumer ? Pour certaines entreprises, c’est effectivement le cas, et il ne s’agit pas d’entreprises chinoises.

    Cependant, ces mêmes structures n’hésitent pas une seconde à convoquer une réunion de 10 personnes. Dans tous les cas, on retrouve les mêmes causes et effets.

    La cause : on nous organise une réunion en raison d’un manque de coordination ou de communication avec tel ou tel client ou département, et l’organisateur veut marquer son autorité en « investissant » 10 heures de l’entreprise avec les salariés convoqués. Et oui, 10 personnes pendant 1 heure nous donne bien 10 heures. Et bien sûr, les tâches que chacune et chacun est en train de réaliser doivent être mises en pause, car la réunion se veut urgente, comme elles le sont toutes.

    Les effets : la réunion se prolonge jusqu’à 15 heures. Certains des conviés n’ont même pas eu le temps de prendre leur petit-déjeuner. Nombreux sont ceux, y compris moi-même, qui acquiescent à n’importe quoi dans le seul but de sortir enfin de la salle de réunion. La cause est toujours là mais, c’est sûr, des causes en plus grand nombre ont pu être déterminées à l’origine de la cause première. Évidemment, le chef convoque de nombreuses autres réunions, autant que de causes mises en lumière. Le problème ou la cause de départ n’a pas été résolu… Mais le chef s’en charge. Maintenant oui, nous pouvons nous inquiéter.

    Sommes-nous vraiment entrés dans l’ère nouvelle ?

    Je comprends qu’il existe des motifs pour lesquels nous devons résoudre ou coordonner une situation qui exige la collaboration de plusieurs acteurs. Mais personne n’a été en mesure de me démontrer pourquoi la rencontre en face à face, particulièrement forcée, vaut mieux qu’un e-mail, ni la raison pour laquelle je dois être présent en chair et en os pendant 3 heures si mon intervention peut se résumer en 15 minutes, si elle peut se faire à travers des outils de communication sociale ou à la limite, si la situation l’exige, à travers une réunion téléphonique. Je ne sais toujours pas vraiment à quoi servent non plus les dizaines de gribouillis laissés dans nos calepins ou sur le tableau de la salle de réunion. Ne serait-il pas plus simple de numériser et partager ces informations sur une plateforme collaborative ?

    L’exploitation de plateformes numériques par les entreprises a pour but d’améliorer et d’optimiser les communications internes, de réduire considérablement les coûts d’infrastructure et d’améliorer la circulation de l’information depuis et vers la société, que ce soit entre les employés comme avec les fournisseurs et clients. La flexibilité du travail et le télétravail sont désormais une réalité que n’importe quelle entreprise peut mettre en œuvre à travers des plateformes telles que Zyncro. Les heures de travail strictes, les interruptions forcées et les réunions interminables sont choses du passé.

    Votre entreprise souffre-t-elle aussi réunionite ? Ne pensez-vous pas qu’il est temps de lui administrer un médicament numérique pour qu’elle guérisse ? Avez-vous déjà essayé Zyncro ?

     

     
  • Matthieu Pinauldt le 28/09/2012 à 10:14 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: gestion de projets   

    6 astuces pour améliorer la gestion de projet grâce au réseau social d’entreprise 

    Temps de lecture estimé : 3 minutes

    Au sein de Zyncro Tech, nous utilisons notre propre outil de façon intensive. C’est sans doute une des raisons principales pour laquelle la société,conçue en 2008 mais véritablement démarrée en 2010, est dors et déjà présente dans 11 pays et compte plus de 150 000 utilisateurs.

    Avec plus de 50 employés répartis entre l’Argentine et l’Espagne et plus de 40 partenaires à l’international, la coordination entre les personnes est un défi.
    Les équipes de projet incluent des membres dans différents pays et chaque projet implique plusieurs partenaires techniques. Les représentants commerciaux se doivent de suivre les projets de prés pour s’assurer de la satisfaction du client. Aussi, la culture de l’entreprise veut que tous les collaborateurs soient au courant des achèvements de chacun.

    Le réseau social d’Entreprise est l’élément permettant de répondre aux critères précédents et un des facteurs de succès des projets chez Zyncro Tech. Voici comment nous utilisons Zyncro dans le cas précis de la gestion de projet.

    Groupes de projets : Pour satisfaire ces exigences, des groupes de projets on été crées au sein du réseau social où uniquement les participants au projet peuvent avoir accès. Toute la documentation est partagée sur ces groupes et la moindre modification est publiée automatiquement sur le mur d’activité du groupe. En un coup d’œil, les membres ont un aperçu général du travail de chacun

    Echanges sur le mur du groupe : Chacun peut commenter une activité et créer des discussions au sein même du groupe projet. Certains problèmes complexes sont réglés en temps record en étant discutés sur notre plateforme.

    Création de groupes d’administration de projets : Chaque projet possède aussi un groupe d’administration suivant une structure déterminée et contenant aussi bien la définition des besoins que le suivi des coûts, les diagrammes de GANTT, les demandes de modifications du client, etc. Ces groupes sont partagés entre tous les chefs de projet et permet à chacun de prendre le projet en main en cas d’indisponibilité du chef de projet attitré.

     

    C’est aussi dans la relation de l’équipe projet avec l’extérieur que réside la puissance du réseau social d’entreprise :

    Communication des avancées sur le mur de l’entreprise : La communication sur l’avancée du projet se fait directement sur le mur de l’entreprise. Tous ses membres sont informés de l’état des lieux. Les départements des ventes, du marketing et la direction générale peuvent ainsi s’assurer que des demandes spécifiques ont bien été prises en compte sans attendre la fin du projet.

    Echange de liens internes avec le client : La communication avec le client n’est pas en reste. Si certains préfèrent directement se greffer au réseau social, d’autres n’échangent qu’exclusivement par email ou Skype. Nous avons donc mis en place un système de liens publics que nous nommons zlinks. Grâce aux zlinks la dernière version disponible d’un document est facilement partagée avec le client. Dans un souci de sécurité on adjoint un mot de passe au zlink.

    Collaboration des membres de l’entreprise extérieurs au projet : Le réseau social d’entreprise, dans une plus large mesure, permet de faire collaborer des membres de l’entreprise extérieurs au projet. Je peux démarrer une discussion sur mon mur d’activité qui sera visible par toutes les personnes qui me suivent, et ainsi solliciter des conseils ou exposer des arguments.

    Vous souhaitez profiter des avantages du réseau social d’entreprise pour votre gestion de projet?
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