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  • Carlos González Jardón le 20/06/2013 à 10:33 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , , Gestion de l'information, , gestion des connaissances,   

    L’importance de la communication dans la gestion de projet 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Facebook, Twitter, Google, Internet, les blogs, la messagerie électronique, le téléphone, WhatsApp… depuis toujours, l’une des principales préoccupations de l’Homme aura été de pouvoir communiquer. Nous cherchons à partager des données, véhiculer des idées, développer nos connaissances, en fin de compte, recevoir et transmettre des informations.

    Du point de vue du chef de projet, la communication est l’une des compétences clés qu’il faut soigner et promouvoir.

    Cependant, force est de constater que nous ne dédions souvent pas le temps nécessaire pour communiquer, ce que nous faisons pourtant en permanence, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, lorsqu’il s’agit d’un aspect aussi primordial qu’un projet.

    Pourquoi une chose d’aussi « naturelle » que la communication ne s’emboîte-t-elle pas dans l’activité des projets ? Pourquoi représente-t-elle parfois un véritable casse-tête et peut même conduire des projets à l’échec ?

    Certaines des causes les plus courantes sont les suivantes :

    • informations inexactes, incomplètes, excessives, incohérentes ou biaisées,
    • interlocuteur peu adapté à la situation,
    • mauvaise gestion des temps,
    • moyens de transmission inappropriés,
    • manque de clarté,
    • la liste est longue…

    La communication représente une partie importante de notre vie quotidienne et nous devons lui donner l’attention qu’elle mérite : un chef de projet passe le plus clair de son temps (pouvant parfois atteindre les 2/3 de son temps) à communiquer : avec son équipe, avec les clients du projet, avec les utilisateurs, les fournisseurs, les responsables de son organisation, les collègues avec lesquels il interagit, etc. Cette communication adopte plusieurs visages : négociation, rapport sur l’état d’un projet, attribution du travail à l’équipe, obtention d’informations sur la mise en œuvre du projet, etc.

    La première chose que nous devons garder clairement à l’esprit, même si nous semblons parfois l’oublier, est que dans toute communication, il existe toujours deux optiques : l’émetteur et le récepteur. Ces deux points de vue peuvent être liés de façon synchrone/simultanée (lors d’échanges en personne, visioconférences, etc.) ou asynchrone (e-mails, rapports, blogs, etc.). Nous devons les soigner de façon égale : souvent, nous réfléchissons beaucoup plus à ce que nous voulons transmettre qu’à ce que l’on nous transmet. Nous perdons dès lors des informations précieuses permettant de comprendre le contexte.

    Pour communiquer efficacement, nous devons identifier les canaux de communication à notre disposition, car ils influent sur la façon dont nous faisons passer le message : l’on ne rédige pas un e-mail comme si l’on écrivait un message par WhatsApp, ou un document fonctionnel comme s’il s’agissait d’un roman. Les formes sont aussi importantes que le fond (contenant/contenu).

    Dans chaque communication, nous devons prendre en compte les différentes dimensions :
    • interne avec l’équipe de travail/du projet, et externe avec le client/les utilisateurs/les fournisseurs,
    • formelle ou informelle, par exemple des rapports, des présentations, des documents ou e-mails, des conversations de couloir ou au téléphone,
    • verticale, entre les différents niveaux de l’organigramme, et horizontale, c’est-à-dire entre pairs,
    • officielle et officieuse, à savoir la communication avec les organismes gouvernementaux ou celle interne à l’entreprise d’une part, et la communication avec les collègues ou les collaborateurs d’autre part,
    • écrite ou orale,
    • verbale ou non verbale : nous ne prêtons parfois que peu d’attention à la communication non verbale, comment nous nous comportons face à un interlocuteur (attitude, posture, comportement, distractions…), ce qui peut constituer un obstacle à la communication.

    Ces différentes dimensions doivent déterminer notre attitude et notre façon d’aborder la communication avec notre interlocuteur et au sein de notre projet. Selon de nombreuses études, l’amélioration de la communication se situe entre les principales mesures visant à une mise en œuvre du projet plus adaptée.

    Que pouvons-nous faire pour améliorer notre communication ?
    • Planifier et préparer la communication. Dans le cadre d’un projet, nous ne pouvons pas laisser de place à l’improvisation. Nous devons avoir une idée claire de ce que nous voulons faire passer, quand le faire, comment le faire, quel canal nous devons utiliser et, surtout, qui sont nos interlocuteurs. Nous devons limiter l’improvisation au maximum, pour éviter le risque de dire ce qui ne doit pas l’être.
    • Utiliser un langage simple. Il s’agit là d’un point très important dans un environnement hautement spécialisé, en particulier dans les communications avec les utilisateurs. Nous avons souvent tendance à utiliser un langage que seuls nous-mêmes comprenons dans notre domaine d’activité (ingénieurs, etc.). Nous devons communiquer en pensant à ceux qui reçoivent le message, pas à ceux qui le délivrent.
    • Tenir compte des commentaires du récepteur. Ce point nous permet de renforcer la compréhension du message. Nous devons nous assurer que notre interlocuteur a compris ce que nous cherchons à lui transmettre.
    • Établir des canaux de communication multiples. Nous devons définir quelles sont les principales voies de communication de notre projet et les formaliser/contrôler : rapports, réseaux sociaux d’entreprise, intranets, etc.
    • Déterminer la sensibilité du récepteur quant aux informations à transmettre.
    • Dans la communication en face à face, soyez attentif au langage corporel du receveur. Cela nous donnera des indices sur la bonne réception de l’information.
    • Communiquer au bon moment, dans le bon format et à travers les bons moyens.
    • Renforcer la parole par des actes. Nous devons éviter les attitudes du type « faites ce que je dis, pas ce que je fais ».
    • Pratiquer l’écoute active. En d’autres termes, nous devons écouter et comprendre la communication du point de vue de l’orateur.

    En bref, nous devons garder à l’esprit qu’« une communication efficace dans les projets veille à ce que la bonne personne dispose, au moment opportun, des informations requises, en utilisant des formats et des moyens appropriés ».

    L’importance d’une bonne communication est devenue indispensable pour la réussite des projets et pour une parfaite gestion des organisations.

     
  • Billie Lou Sastre le 17/04/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: flux d’activité, gestion des connaissances, ,   

    3 transformations de votre entreprise après la mise en place d’un réseau social 

    Temps de lecture estimé : 4 minutes

    Possible

    La plupart des organisations sont confrontées au défi de la mise en place d’un réseau social d’entreprise en se plaçant sous une perspective technologique, ce qui peut les amener à croire, à tort, que l’intégration de ce nouveau système de travail est synonyme de création de nouvelles relations sociales, qui à leur tour créent de la valeur en terme d’activités. Il est nécessaire d’organiser l’approche à adopter lorsque nous mettons en œuvre des projets de réseaux sociaux d’entreprise, lesquels doivent s’appuyer sur les quatre piliers qui aident résolument à créer de la valeur à l’entreprise :

    1. encourager les employés à partager ;
    2. capturer les connaissances de l’organisation ;
    3. permettre aux membres de prendre des mesures, des décisions ;
    4. accorder plus d’importance aux employés.

    Disposer d’un réseau social d’entreprise implique que les opérations et les procédures au sein de l’entreprise commencent également à s’adapter sans délai. Cela se produit lorsque les processus habituels changent, car le réseau social d’entreprise permet d’engager de nouvelles relations, de nouveaux comportements chez les employés et les parties prenantes de la compagnie.

    Nous vous proposons trois approches où un réseau social d’entreprise tel que Zyncro est susceptible de changer la façon de travailler dans votre entreprise :

    1. Résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement. Les connaissances de votre organisation sont récoltées à travers votre réseau social d’entreprise. Cela permet un accès simple à ce savoir, comme nous l’avons mentionné dès la sortie de la version 3.5 de notre plateforme, dans un article évoquant la fonction de recherche dans Zyncro. Au gré du temps et avec une bonne mise en œuvre, les acteurs constatent qu’ils sont à même de répondre à leurs propres questions et doutes à travers le réseau social d’entreprise même, en outrepassant les barrières linguistiques et les frontières.
    2. Impliquer des personnes externes à l’organisation. Ne vous est-il jamais arrivé de sentir que le projet que vous réalisez ou dirigez ralentit car il ne dispose pas de retour suffisamment rapide et périodique de vos fournisseurs ou clients ? Ce problème se résout par la création de groupes de travail spécifiques à chaque projet et en y invitant vos fournisseurs, clients, actionnaires, pour proposer les versions à jour de tous vos documents et obtenir un retour en temps réel. La possibilité d’inviter des personnes extérieures à votre entreprise à certains groupes de travail vous permet de travailler de façon entièrement inédite avec vos parties prenantes.
    3. Centraliser toutes les informations. Le cas peut s’avérer plus rare mais si des procédures et opérations ne fonctionnent pas bien dans une entreprise, un nombre infini de courriels, d’appels, de réunions, etc. finit par être généré. Votre réseau social d’entreprise contribue à améliorer ces procédures en centralisant tous les documents en un seul emplacement ordonné, le convertissant en véritable flux d’activité. Pour connaître toutes les informations que vous pouvez contrôler dans Zyncro, consultez notre infographie.

    Pensez-vous à d’autres aspects que nous n’avons pas évoqués ? Travaillez-vous dans une entreprise 2.0 ? Vous pouvez essayer Zyncro gratuitement et améliorer la productivité et les connaissances de votre entreprise.

     
  • Doroteo Quiroz le 04/03/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: gestion des connaissances,   

    L’importance des réseaux sociaux d’entreprise dans la gestion des connaissances 

    Temps de lecture estimé : 4 minutes

    Réseaux sociaux d’entrepriseSi, après deux mois de réunions avec les sous-traitants, vous vous rendez compte que le gars du département marketing, celui que vous retrouvez parfois à la machine à café, sait développer l’outil logiciel dont vous avez tant besoin, il est fort probable que vous commenciez à vous demander si les connaissances au sein de votre organisation ne sont pas exploitées ou distribuées comme elles le devraient.

    Il est clair que dans le monde que nous connaissons, compétitif et en mutation constante, il est impossible de survivre sans savoir bien gérer les connaissances de notre organisation. Une partie de cet effort consiste à s’assurer que tous aient un accès rapide à ces connaissances, et c’est là où les réseaux sociaux d’entreprise peuvent vous aider.

    Compte tenu de l’exemple donné dans le premier paragraphe, la bonne gestion des connaissances d’entreprise a considérablement raccourci les temps jusqu’à la phase de « time-to-market » du projet en question, et a certainement amélioré aussi la qualité du résultat final.

    Un aspect de la définition que nous donne Wikipédia sur le « Knowledge Management » (Gestion des connaissances) est celui de la nécessité de diffuser le savoir à travers des points de vue ou des expériences au sein de notre organisation :

    La gestion des connaissances comprend une série de stratégies et de pratiques utilisées dans une organisation pour identifier, créer, représenter, diffuser et permettre l’adoption de points de vue et d’expériences. Ces points de vue et expériences représentent un savoir, qu’il soit exprimé ou conservé par des individus, ou encore intégré au sein de l’organisation à travers des procédés ou des pratiques.

    L’accélération de la découverte et du partage des connaissances dans l’organisation peut se faire par l’inclusion de profils d’utilisateurs « riches ».

    Si tous les utilisateurs de notre réseau social d’entreprise consacrent 10 minutes à remplir des informations de profil comme Me demander au sujet de…, projets antérieurs…, compétences…, la découverte des individus à même de conduire ou d’accélérer l’achèvement d’un projet se simplifierait et s’améliorerait substantiellement.

    Cela s’approche à son tour de la base de toute gestion des connaissances : assurer que les personnes convertissent le savoir implicite ou tacite en connaissances explicites.

    Cet exercice peut être appliqué par la suite à différents cercles d’action des individus. Nous pouvons, par exemple, fournir des informations détaillées sur les projets et des informations générées au niveau du département, ce qui nous permettrait de ne plus voir les départements comme des centres de coûts dès le départ mais de les regarder sous l’angle de centres de résultats.

    Là encore, il convient de noter que les réseaux sociaux d’entreprise, tout comme l’ensemble des outils informatiques, ne sont que des mécanismes ou des moyens qui permettent aux entreprises d’atteindre leurs objectifs. J’entends par là que, avant la mise en œuvre d’un outil de type réseau social d’entreprise pour le partage et la diffusion du savoir, les entreprises doivent tenir compte de la stratégie de gestion des connaissances sur laquelle s’appuiera un tel outil, mais c’est là une toute autre histoire.

    Vous ne connaissez toujours pas tous les avantages qu’offre Zyncro à votre réseau social d’entreprise ? Vous pouvez l’essayer gratuitement et gérer de façon plus productive les connaissances de votre entreprise.

    Doroteo Quiroz est mexicain expatrié à Barcelone depuis près de sept ans. Il est convaincu qu’une mise en œuvre adéquate de la technologie peut aider à changer la façon dont les gens collaborent et travaillent au sein des entreprises. Actuellement, il collabore directement dans la conception et la définition des solutions informatiques chez MRW. Ma philosophie : Vis comme si tu devais mourir demain. Apprends comme si tu devais vivre éternellement. (M. Gandhi).

     
  • Sara Jurado le 11/01/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , gestion des connaissances, , , workshifting   

    Les 5 tendances des ressources humaines 2.0 en 2013 

    Temps de lecture estimé : 4 minutes

    Nous ne savons pas ce que 2013 nous réserve, mais j’ai recueilli les dernières tendances des pratiques dans le domaine des ressources humaines 2.0 susceptibles de se confirmer cette année. Ainsi, à la vue de certaines tendances que les progrès récents dans la gestion des équipes semblent mettre en exergue, nous pouvons dresser le panorama suivant :

    TRAVAIL ITINÉRANT : 37 % des entreprises du monde entier offrent des options de télétravail, comme le souligne l’enquête Global Index Workshifting (en anglais). Dans l’optique d’une productivité améliorée et d’un équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle, la possibilité de travailler de n’importe où, et ce indifféremment, présente une pertinence toujours plus évidente. Le télétravail (ou en anglais « workshifting ») présente aussi d’autres avantages, tels que la contribution au développement durable et à la réduction de 45 % des coûts en infrastructures et en personnel, en facilitant le recrutement d’employés dans les zones géographiques moins chères.

    SITES D’EMPLOI ET DE CARRIÈRE : les sections RH refont leur apparition sur les sites Web d’entreprise, dans lesquelles celles-ci publient leurs offres d’emploi et les opportunités de carrière. Selon Ascendify, un site d’emploi et de carrière (« carreer site » en anglais) peut se convertir en véritable communauté sociale riche en talents si une communication bidirectionnelle s’établit avec les candidats, si des recommandations sont formulées sur les postes vacants et autres contenus importants, si les employés internes et les anciens salariés sont impliqués, etc.

    CLOUD COMPUTING : les réseaux hybrides (VPN fusionnés avec des réseaux publics) permettent aux professionnels de travailler de n’importe où et partager des données avec des agents externes à travers des applications créées sur mesure pour l’organisation. Ainsi, plus de 60 % des entreprises auront adopté l’une des formes qu’adopte le cloud computing en 2013, selon un rapport publié par Gartner (en anglais).

    BYOD (de l’acronyme anglais « Bring Your Own Device », Apportez votre propre appareil) : 66 % des professionnels utilisent plusieurs appareils mobiles personnels au travail, d’après un rapport publié par Forrester (en anglais). Virtualiser les systèmes de travail par le biais du cloud computing permet aux employés de choisir leurs outils de travail pour bénéficier d’une meilleure mobilité, d’une plus grande satisfaction et d’une productivité supérieure de n’importe où. Cette nouvelle façon de procéder et la culture du workshifting obligent de plus en plus les organisations à fournir différents appareils mobiles à leurs employés.

    GESTION DES CONNAISSANCES : la formation s’est déplacée des départements de ressources humaines aux réseaux sociaux et espaces de réseautage (networking). Si les entreprises veulent continuer à offrir une formation à leurs employés, elles doivent par conséquent mener une gestion des connaissances internes et animer la création de son intelligence collective. Cela a un effet positif sur l’engagement interne, aspect qui doit intégrer la stratégie de tout département des RH digne de ce nom.

    Ce ne sont là que quelques-unes des tendances constatées pour l’année, mais il est certain que de nouvelles tendances se dégageront tout au long de l’année 2013 pour s’adapter à l’évolution rapide des environnements 2.0. Et vous, connaissez-vous en d’autres qui n’ont pas été évoquées ici ? Comment pensez-vous que les RH vont évoluer dans les mois à venir ?

    Sara Jurado est psychologue spécialisée dans l’orientation et les médias sociaux appliqués au développement professionnel et, actuellement en parallèle, conseillère d’orientation professionnelle à la pépinière d’entreprises Barcelona Activa (blog en catalan).

     

     
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