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  • Philippe Deliege le 22/05/2014 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: management 2.0,   

    Le modèle social ou ‘comment manger un éléphant et laisser chasser le chasseur d’éléphants’ 

    Temps de lecture estimé: 5 minutes

    Dans le précédent ‘Post’, j’avais indiqué qu’il fallait toujours sous-traiter le ‘facile’ et conservez en interne la gestion des choses ‘compliqués’. Bien déléguer en interne y ressemble fort, même s’il convient d’y ajouter la réalité de ‘challenger’ son équipe, et de la faire grandir par la délégation de problème de plus en plus compliqué.

    Dans ma vie professionnelle, j’ai vendu  principalement des services, c’est-à-dire des prestations humaines, et où le dicton ‘l’erreur est humaine’ est tout sauf un mythe. J’ai toujours donné comme consigne que toute ‘patate chaude’ devait m’être communiquée, et le plus souvent je prenais la responsabilité d’annoncer au client le pépin, et d’initier la résolution de la problématique.

    A ce niveau, ma responsabilité commerciale était de découper la problématique qui avait souvent la taille d’un éléphant, d’identifier les ressources nécessaire, de distribuer les tâches en portion digérables pour chacun, de coordonner, surveiller, et communiquer vers le client.

    Cela me permettait d’être identifié chez le client comme quelqu’un qui était ‘l’homme de la situation’, et en interne comme un collègue qui acceptait d’être le paratonnerre d’une bévue souvent collective. Néanmoins, cette bonne pratique m’éloignait de ma vraie responsabilité de vendeur, qui était celle de chercher des nouveaux clients et/ou d’élargir mon portefeuille chez mes clients existants.

    Prospecter est la seule manière d’assurer l’avenir.

    Sachez que, quel que soit la qualité de vos interventions personnelles, vous serez perdu car pendant que vous résolvez, la concurrence quant à elle prospecte. Je le dis souvent , prospecter requiert du temps et surtout du temps qualitatif.

    (la suite…)

     
  • Philippe Deliege le 20/05/2014 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: management 2.0,   

    Ne jamais sous-traiter ses problèmes … 

    Temps de lecture estimé: 5 minutes

    ’Il faut sous-traiter uniquement ce qui fonctionne. Donc pas les problèmes, car leurs résolutions construisent votre réelle valeur ajoutée’’ ~ Pierre Mercier CEO de Computer Profile .

    Ne jamais sous-traiter ses problèmesSur base de cette maxime, évaluons la pertinence d’une action télémarketing de prise de rendez-vous. Si vous commandez cette action parce que vos commerciaux n’ont pas le temps fait sens, et ce pour autant que la ‘douleur potentielle’ des prospects aient été pré-identifié.

    Par contre, si votre motivation est que vos commerciaux n’aiment pas faire cela et/ou surtout parce que c’est compliqué de fixer un RDV, est une pure folie.

    Sauf, si votre agence de télémarketing travaille non pas avec des listes de prospection classiques – exemple : sociétés situées dans la région parisienne, avec plus de 500 employés et le simple nom d’un des dirigeants – mais bien avec des listes de prospection pré-qualifiées.

    Dans le monde 2.0, il convient d’appliquer les règles du Social Selling et de préparer plus que jamais son fichier de prospection. La véritable valeur ajoutée de votre équipe commerciale est de recouper les infos disponibles dans les bases de données – externe/interne – et celles fournies par les réseaux sociaux.

    Ce travail doit être effectué en amont de la prise de RDV, et non pas en aval. Le but n’est pas de fixer un RDV pour créer un besoin, mais de rencontrer la bonne personne qui a un besoin.

    (la suite…)

     
  • Jose Miguel Bolivar le 29/07/2013 à 10:53 Permalien | Répondre
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    Getting Things Done: la productivité personnelle passe par le contrôle et la perspective 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Note de l’éditeur : nous aimons particulièrement chez Zyncro aborder le thème de la productivité et notre but est d’aider les personnes et organisations à améliorer leur productivité personnelle. Nous aimerions aujourd’hui partager avec vous un article que José Miguel Bolívar a publié sur son blog (en espagnol). Son approche sur la question nous a parue des plus intéressantes. Merci à José Miguel de nous autoriser à diffuser son point de vue.

    Vous connaissez probablement des gens qui vivent dans un stress permanent. Des personnes pour lesquelles des expressions telles que « je n’y arrive pas » ou « je n’ai jamais le temps de tout faire » font partie d’un répertoire habituel. Peut-être connaissez-vous aussi de rares individus qui affichent habituellement une tranquillité presque insultante, comme si les problèmes quotidiens leur « glissaient sur la peau ». Il est possible que vous vous sentiez ainsi parfois, par exemple, le jour où vous prenez des vacances bien méritées… (la suite…)

     
  • Luis Huete le 18/07/2013 à 09:56 Permalien | Répondre
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    Les entreprises ont besoin d’un virage à 180° de leur communication interne 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Le leadership d’un bon responsable ne se limite pas à des capacités exceptionnelles de gestion de soi, des relations avec les gens de son environnement et des équipes, mais inclut également celles avec les entités. Le leadership des entités (pour reprendre quelques-unes des idées de Patrick Lencioni) peut se scinder, à son tour, en quatre éléments : la création d’une équipe de gestion diversifiée mais cohérente, la clarté avec laquelle l’équipe partage les idées sur ce qui doit être fait, la force avec laquelle ces idées sont communiquées avec le reste de l’organisation et la création d’un système de gestion du personnel en ligne avec les idées à appliquer.

    (la suite…)

     
  • Jose Luis del Campo Villares le 16/07/2013 à 09:54 Permalien | Répondre
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    Réseaux Sociaux d’Entreprise et « présencite » dans nos organisations 

    Temps de lecture estimé : 5 minutes

    L’une des critiques majeures que je ne me lasse de diriger à nombre d’organisations est le problème de la « présencite ». Nos dirigeants ont toujours tendance à apprécier plus volontiers ces employés qui passent des heures et des heures au travail, indépendamment de la productivité qu’ils en obtiennent. Ils associent la présence de ces collaborateurs à leur engagement envers l’entreprise quand, étrangement, ceux qui passent le plus clair de leur temps dans le milieu de travail ne sont habituellement pas les plus productifs.

    C’est la raison pour laquelle je veux aujourd’hui souligner en quoi les Réseaux Sociaux d’Entreprise peuvent contribuer à rompre ce fléau qui gangrène nos organisations. Il ne s’agit pas de l’idée qui peut sembler la plus logique, c’est-à-dire de la connexion ou non d’un employé qui permet de déterminer cet engagement, mais le fait d’obtenir un engagement réel des employés à utiliser ce type d’outil. (la suite…)

     
  • Carlos González Jardón le 20/06/2013 à 10:33 Permalien | Répondre
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    L’importance de la communication dans la gestion de projet 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Facebook, Twitter, Google, Internet, les blogs, la messagerie électronique, le téléphone, WhatsApp… depuis toujours, l’une des principales préoccupations de l’Homme aura été de pouvoir communiquer. Nous cherchons à partager des données, véhiculer des idées, développer nos connaissances, en fin de compte, recevoir et transmettre des informations.

    Du point de vue du chef de projet, la communication est l’une des compétences clés qu’il faut soigner et promouvoir.

    Cependant, force est de constater que nous ne dédions souvent pas le temps nécessaire pour communiquer, ce que nous faisons pourtant en permanence, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, lorsqu’il s’agit d’un aspect aussi primordial qu’un projet.

    Pourquoi une chose d’aussi « naturelle » que la communication ne s’emboîte-t-elle pas dans l’activité des projets ? Pourquoi représente-t-elle parfois un véritable casse-tête et peut même conduire des projets à l’échec ?

    Certaines des causes les plus courantes sont les suivantes :

    • informations inexactes, incomplètes, excessives, incohérentes ou biaisées,
    • interlocuteur peu adapté à la situation,
    • mauvaise gestion des temps,
    • moyens de transmission inappropriés,
    • manque de clarté,
    • la liste est longue…

    La communication représente une partie importante de notre vie quotidienne et nous devons lui donner l’attention qu’elle mérite : un chef de projet passe le plus clair de son temps (pouvant parfois atteindre les 2/3 de son temps) à communiquer : avec son équipe, avec les clients du projet, avec les utilisateurs, les fournisseurs, les responsables de son organisation, les collègues avec lesquels il interagit, etc. Cette communication adopte plusieurs visages : négociation, rapport sur l’état d’un projet, attribution du travail à l’équipe, obtention d’informations sur la mise en œuvre du projet, etc.

    La première chose que nous devons garder clairement à l’esprit, même si nous semblons parfois l’oublier, est que dans toute communication, il existe toujours deux optiques : l’émetteur et le récepteur. Ces deux points de vue peuvent être liés de façon synchrone/simultanée (lors d’échanges en personne, visioconférences, etc.) ou asynchrone (e-mails, rapports, blogs, etc.). Nous devons les soigner de façon égale : souvent, nous réfléchissons beaucoup plus à ce que nous voulons transmettre qu’à ce que l’on nous transmet. Nous perdons dès lors des informations précieuses permettant de comprendre le contexte.

    Pour communiquer efficacement, nous devons identifier les canaux de communication à notre disposition, car ils influent sur la façon dont nous faisons passer le message : l’on ne rédige pas un e-mail comme si l’on écrivait un message par WhatsApp, ou un document fonctionnel comme s’il s’agissait d’un roman. Les formes sont aussi importantes que le fond (contenant/contenu).

    Dans chaque communication, nous devons prendre en compte les différentes dimensions :
    • interne avec l’équipe de travail/du projet, et externe avec le client/les utilisateurs/les fournisseurs,
    • formelle ou informelle, par exemple des rapports, des présentations, des documents ou e-mails, des conversations de couloir ou au téléphone,
    • verticale, entre les différents niveaux de l’organigramme, et horizontale, c’est-à-dire entre pairs,
    • officielle et officieuse, à savoir la communication avec les organismes gouvernementaux ou celle interne à l’entreprise d’une part, et la communication avec les collègues ou les collaborateurs d’autre part,
    • écrite ou orale,
    • verbale ou non verbale : nous ne prêtons parfois que peu d’attention à la communication non verbale, comment nous nous comportons face à un interlocuteur (attitude, posture, comportement, distractions…), ce qui peut constituer un obstacle à la communication.

    Ces différentes dimensions doivent déterminer notre attitude et notre façon d’aborder la communication avec notre interlocuteur et au sein de notre projet. Selon de nombreuses études, l’amélioration de la communication se situe entre les principales mesures visant à une mise en œuvre du projet plus adaptée.

    Que pouvons-nous faire pour améliorer notre communication ?
    • Planifier et préparer la communication. Dans le cadre d’un projet, nous ne pouvons pas laisser de place à l’improvisation. Nous devons avoir une idée claire de ce que nous voulons faire passer, quand le faire, comment le faire, quel canal nous devons utiliser et, surtout, qui sont nos interlocuteurs. Nous devons limiter l’improvisation au maximum, pour éviter le risque de dire ce qui ne doit pas l’être.
    • Utiliser un langage simple. Il s’agit là d’un point très important dans un environnement hautement spécialisé, en particulier dans les communications avec les utilisateurs. Nous avons souvent tendance à utiliser un langage que seuls nous-mêmes comprenons dans notre domaine d’activité (ingénieurs, etc.). Nous devons communiquer en pensant à ceux qui reçoivent le message, pas à ceux qui le délivrent.
    • Tenir compte des commentaires du récepteur. Ce point nous permet de renforcer la compréhension du message. Nous devons nous assurer que notre interlocuteur a compris ce que nous cherchons à lui transmettre.
    • Établir des canaux de communication multiples. Nous devons définir quelles sont les principales voies de communication de notre projet et les formaliser/contrôler : rapports, réseaux sociaux d’entreprise, intranets, etc.
    • Déterminer la sensibilité du récepteur quant aux informations à transmettre.
    • Dans la communication en face à face, soyez attentif au langage corporel du receveur. Cela nous donnera des indices sur la bonne réception de l’information.
    • Communiquer au bon moment, dans le bon format et à travers les bons moyens.
    • Renforcer la parole par des actes. Nous devons éviter les attitudes du type « faites ce que je dis, pas ce que je fais ».
    • Pratiquer l’écoute active. En d’autres termes, nous devons écouter et comprendre la communication du point de vue de l’orateur.

    En bref, nous devons garder à l’esprit qu’« une communication efficace dans les projets veille à ce que la bonne personne dispose, au moment opportun, des informations requises, en utilisant des formats et des moyens appropriés ».

    L’importance d’une bonne communication est devenue indispensable pour la réussite des projets et pour une parfaite gestion des organisations.

     
  • Bill Cushard le 15/05/2013 à 09:50 Permalien | Répondre
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    Comment intégrer les nouveaux employés à travers les réseaux sociaux 

    Temps de lecture estimé : 10 minutes

    Intégrer de nouveaux employés est une tâche majeure pour de nombreuses entreprises. En fait, la plupart des départements de formation se consacrent presque exclusivement à cela. Cependant, malgré tout l’argent investi dans ce poste, les statistiques révèlent une vérité quelque peu dérangeante : ce domaine, en grande partie, représente un gaspillage de temps, d’énergie et d’efforts.

    Par exemple, selon le Groupe Wynhurst, 22 % des cas de rotation du personnel se produisent au cours des 45 premiers jours de travail, et le coût de la perte d’un employé représente trois fois son salaire. Cela signifie que les entreprises dépensent des milliers d’euros pour intégrer de nouveaux employés qui sont susceptibles de les quitter très tôt, obligeant celles-ci à les remplacer et à gaspiller plus d’argent encore.

    À elles seules, ces statistiques sont suffisamment alarmantes pour que les équipes dirigeantes d’entreprises évaluent si les efforts pour intégrer leurs nouveaux employés sont suffisamment efficaces. Le bon côté de la chose est que les nouveaux employés qui bénéficient d’une formation structurée d’intégration ont 58 % de chances en plus de continuer dans l’organisation après trois ans. L’espoir n’est donc pas mort.

    Les programmes d’intégration ne doivent pas seulement se concentrer sur l’apprentissage de compétences

    Le but de la plupart des programmes d’intégration est que les employés nouvellement embauchés acquièrent les compétences nécessaires pour effectuer le travail. Il s’agit là d’un point certes important, mais il est courant de constater que l’attention portée sur d’autres objectifs fondamentaux du processus d’intégration, tels que la socialisation des employés dans la culture de l’entreprise, n’est pas suffisante. Ce manque d’ambition des programmes d’intégration met en évidence une vue trop courte, car les études montrent que les processus d’adaptation efficaces, qui incluent la socialisation des nouveaux embauchés, ont un impact positif qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail, par un meilleur rendement et par une intention moindre à vouloir quitter l’entreprise.

    Par conséquent, les organisations qui souhaitent améliorer leurs performances devraient modifier leur méthodologie d’intégration des nouvelles recrues, en promouvant des programmes qui non seulement les forment mais leur permettent de se socialiser au sein de l’entreprise. Ainsi, les nouveaux employés se sentiront plus satisfaits de leur travail, seront plus efficaces dans la réalisation de leurs tâches, seront plus engagés envers l’entreprise et éprouveront moins le désir de quitter leur poste.

    Mais que peut faire une société pour socialiser ses nouveaux membres et ne pas se limiter à simplement les former ? C’est là où entrent en jeu les réseaux sociaux d’entreprise (RSE).

    Le rôle des réseaux sociaux (RSE)

    Dans la plupart des cas, lorsqu’un nouvel employé termine sa formation, il rejoint immédiatement son poste. Les derniers arrivants parmi ses collègues du département sont généralement ceux qui lui montrent la quasi totalité de son environnement direct, ce qui ne représente qu’une petite partie de l’organisation dans son ensemble.

    Que se passe-t-il si la nouvelle recrue doit côtoyer des employés particulièrement négatifs de la société ? Quelle influence peuvent-ils avoir ? Les réseaux sociaux d’entreprise permettent aux nouveaux arrivants d’avoir accès à tout le monde dans l’entreprise et à pouvoir interagir avec eux, indépendamment de leur département ou de leur emplacement géographique.

    Je vais partager avec vous quatre idées sur la façon d’exploiter les réseaux sociaux pour une plus grande intégration et socialisation des nouveaux salariés dans l’entreprise.

    Quatre idées pour encourager la socialisation dans les RSE

    1. Créez un groupe pour les nouveaux employés : créez un groupe dans le réseau social d’entreprise et incluez-y toutes les nouvelles recrues (par exemple, le personnel embauché au cours des 12 derniers mois). Encouragez les nouveaux à interagir entre eux, à partager leurs différentes expériences d’intégration et à s’entraider.

    2. Nommez un Community Manager du groupe : de nombreuses entreprises confient à un Community Manager la tâche de faciliter l’interaction avec les clients et d’autres organisations, dans le but d’encourager la participation des clients. Pourquoi ne pas appliquer la même idée et nommer un community manager chargé exclusivement de promouvoir l’interaction entre les nouveaux arrivants ?

    3. Encouragez les nouveaux employés à élargir leurs horizons (avec des objectifs clairs) : un des principaux avantages est que les réseaux sociaux d’entreprise offrent aux employés la possibilité d’aller un peu plus loin et de communiquer avec les gens au-delà de leur environnement immédiat. Il incombe au community manager d’encourager les nouveaux arrivants à interagir avec des individus de tous les secteurs de l’entreprise, que ce soit en lisant ou en commentant les messages des autres, en communiquant avec les employés les plus expérimentés ou faire connaître les membres de l’entreprise qui leurs semblent les plus intéressants.

    Cet « élargissement des horizons » doit s’effectuer de manière structurée pour que les nouveaux employés apprennent à communiquer avec aisance. Par exemple, en utilisant une chasse au trésor où tous les nouveaux employés reçoivent des instructions pour rechercher des employés précis à travers le réseau social de l’entreprise. Certaines tâches peuvent prendre les formes suivantes : 1) parmi tous les profils des employés, retrouvez trois personnes qui ont un hobby ou un centre d’intérêt commun avec vous, ou 2) recherchez trois personnes qui travaillent dans les départements qui vous intéressent ou qui ont des compétences ou connaissances que vous souhaitez acquérir, et envoyez-leur un message pour leur demander par quoi elles ont commencé. Ce type d’exercice peut se réaliser de plusieurs façons.

    Si les activités sont structurées dès le début, les nouveaux employés verront de façon plus claire ce qu’ils doivent rechercher et se sentiront plus à l’aide avec l’idée d’étendre leurs horizons. En outre, au fur et à mesure où ils progressent dans l’entreprise, ils acquerront plus de confiance pour développer de nouvelles relations à travers le réseau social interne.

    4. Fournissez des liens vers des ressources connexes à leur travail : en tant que professionnel spécialisé dans la formation et le développement du personnel, je peux vous affirmer en toute confiance que la pire chose que vous puissiez faire est de rassembler absolument toutes les informations sur le nouvel emploi en cours d’adaptation. Cela représente trop de données. Cela ne génère que de la confusion dans l’esprit des nouveaux arrivants, avec une information impossible à retenir. Les réseaux sociaux d’entreprise permettent de retirer du contenu du cours l’information qui n’est pas initialement primordiale, et de transmettre celle-ci plus tard, lorsque cela devient nécessaire. Exploitez le réseau social d’entreprise pour y placer les ressources au moment où cela s’avère nécessaire, et faites-le d’une manière qui permet aux utilisateurs de les partager entre eux.

    Une opportunité réelle pour l’amélioration des performances

    Les réseaux sociaux d’entreprise sont une opportunité indéniable pour améliorer les méthodes de socialisation des nouveaux employés au sein de l’entreprise. Grâce à l’influence des réseaux sociaux, les nouveaux employés seront plus satisfaits du rôle qu’ils tiennent, offriront un meilleur rendement et resteront plus longtemps dans l’entreprise. Que pourrait-on demander de plus ?

    Tout cela ne représente qu’un petit échantillon de ce qui peut être réalisé à travers les réseaux sociaux d’entreprise. Comment votre entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux d’entreprise à intégrer et à socialiser les nouveaux employés au sein de l’organisation ? N’hésitez pas à partager votre vécu dans la section des commentaires.

    Bill Cushard (@billcush) est auteur, blogueur et designer d’expérience d’apprentissage (LX, de l’anglais Learning eXperience). Il possède une vaste expérience pratique dans l’élaboration de programmes d’enseignement qui s’appuient sur des méthodes mixtes marquées d’un caractère social. Vous pouvez le suivre sur Twitter et sur Google+.

     

     
  • Carlos González Jardón le 03/05/2013 à 09:27 Permalien | Répondre
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    Réseaux sociaux d’entreprise et gestion de projets 

    Temps de lecture estimé : 9 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur qui vient enrichir notre groupe de partenaires. Carlos González Jardón est consultant et formateur en gestion de projets. Avec plus de 18 ans d’expérience dans l’industrie informatique, son activité se centre sur la gestion de projets informatiques et sur les normes de qualité telles que le CMMi (Capability Maturity Model Integration). Il possède un diplôme d’Ingénieur en informatique de l’Université de Vigo, un Master Executive obtenu auprès de l’ICAI/ICADE et un certificat professionnel PMP sanctionné par le Project Management Institute (PMI). Il est actuellement consultant en gestion de projets chez Tecnocom. Bienvenue et merci de votre collaboration !

    Nous vivons dans une société où l’accès à l’information n’est plus désormais le privilège de quelques-uns. Il s’est fondamentalement démocratisé. En un simple clic, nous pouvons désormais accéder à un large éventail de données à travers des sources multiples : journaux en ligne, blogs, réseaux sociaux, etc. La révolution technologique que nous connaissons entraîne une révolution sociale et professionnelle, dans la façon dont nous interagissons avec notre environnement. L’information garde sa place prépondérante, mais la façon dont nous y accédons et dont nous l’obtenons prend progressivement du poids.

    Dans ce contexte, un réseau social d’entreprise peut devenir un outil de référence qui nous permet de renforcer certains aspects clés de notre travail :

    • Vitesse : prise de décision rapide.
    • Fiabilité : qualité des données.
    • Collaboration : partage de l’information.
    • Accessibilité : une source de données, de multiples dispositifs pour y accéder.

    Le sujet est résolument vaste, mais nous allons traiter brièvement de la façon dont nous pouvons mieux nous servir d’un réseau social d’entreprise avec un accent particulier sur l’exécution des projets.

    Projets et réseaux sociaux

    Dans le cadre des projets, la communication est l’un des facteurs essentiels d’un projet. Mais qu’entend-on par communication dans le cadre d’un projet ?

    Selon le Guide du PMBOK® (Project Management Body of Knowledge, Corpus des connaissances en management de projet), l’une des principales références de tout chef de projet qui se doit, « le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de façon appropriée, la création, la collecte, la diffusion, le stockage, la récupération et le traitement final des informations du projet ».

    Cela signifie que le gestionnaire de projet doit veiller à ce que tous les partenaires du projet (parties prenantes) possèdent ou aient accès, au moment opportun, aux informations requises par le biais des moyens les plus adaptés et les plus efficaces. Il s’agit là d’un aspect primordial, car une mauvaise gestion de la communication et de l’information dans un projet peut faire « exploser » le besoin en temps nécessaire au chef de projet pour communiquer, diffuser, partager et accéder à l’information, et peut même pousser le projet à l’échec.

    Pour qu’un responsable de projet dispose de la bonne information, il doit interagir avec son équipe, ses clients, ses fournisseurs, et plus il s’avère « proche » du travail en cours, plus l’information obtenue est de bonne qualité. Fondamentalement, le responsable doit savoir être SOCIAL avec toutes les parties prenantes du projet, ce qui va au-delà des compétences sociales du rapport direct, car ces compétences ne suffisent plus seules de nos jours. Nous devons chercher un soutien auprès des outils qui nous permettent de gérer, en ligne/de façon virtuelle, des équipes multidisciplines et multilocalisées.

    Dans ce cas, un réseau social d’entreprise peut s’avérer être un critère de différenciation. Si nous partageons sur des aspects de notre vie quotidienne, pourquoi les membres d’une équipe de projet ne peuvent-ils pas partager, par le biais d’un réseau social d’entreprise, les problèmes, les doutes et les questions relatives aux activités menées dans le cadre du projet ? Cela se fait déjà, par le biais des conversations de couloir, par téléphone, mais il est difficile de disposer d’un support documentaire reprenant les conclusions de ces échanges. L’utilisation des outils collaboratifs peut contribuer à apporter des informations et à documenter ce qui serait perdu d’une autre façon. Dans ces organisations particulièrement plus orientées vers les projets, un réseau social d’entreprise peut fournir une aide précieuse par le partage et l’accès aux données, facilement et rapidement.

    Avantages des réseaux sociaux d’entreprise dans la gestion de projets

    Bien qu’il en existe certainement de nombreux autres, les points suivants représentent les avantages que ces réseaux sont à même d’apporter :

    Accès rapide à l’une des meilleures sources de connaissances : l’expérience de l’équipe

    Les profils seniors constituent un excellent puits du savoir. Ces connaissances permettent de résoudre les différentes situations auxquelles nous sommes régulièrement confrontés sur le projet. Les activités de coaching, de mentorat, de tutorat, de formation ou de résolution des doutes peuvent être effectuées de façon vraiment dynamique à travers un réseau social d’entreprise.

    Référentiel des informations et des documents du projet

    Bien que cet aspect puisse être géré à l’aide de nombreux autres outils, le réseau social d’entreprise peut représenter le principal point d’accès aux ressources partagées. Il s’agit là de convertir l’intranet statique ou unidirectionnel actuel (avec une approche partant de l’entreprise vers l’employé) en un environnement social et collaboratif « entreprise-employé » et « employé-employé » (qui ne se limite pas à une simple page Web de type Forum-Aux-Questions).

    Réduction de la « réunionite »

    L’on retrouve dans de nombreuses organisations un surplus de réunions inefficaces. C’est dans ces entreprises que l’on termine souvent la journée avec le sentiment de n’avoir rien fait de « productif ». Les réunions simples permettant l’échange rapide d’informations et la mise à jour peuvent se faire substituer par de courtes réunions virtuelles (e-meetings), par exemple pour constater l’évolution du projet, pour répondre aux doutes, etc. Ces e-meetings ne remplacent pas les réunions physiques mais les complètent, ces dernières se réduisant à leur minimum indispensable, car le coût, tant économique que productif (les tâches que nous laissons de côté pendant ce temps), est résolument élevé à l’heure actuelle.

    Simplification de la gestion dans des environnements multisites

    Dans les environnements où l’équipe se trouve dans différents endroits de l’entreprise ou chez le client (mais aussi en cas de télétravail), le réseau social facilite grandement ces tâches de « partage », en réduisant, voire en éliminant, les problèmes inhérents à la dispersion géographique des employés.

    Gestion plus opportune

    Dans de nombreuses occasions, nous subissons de nombreuses interruptions courtes qui perturbent notre rythme normal de travail. Les réseaux sociaux d’entreprise nous permettent d’éviter bon nombre de ces interruptions en les canalisant pour répondre à un moment opportun, voire même être résolues par n’importe quel autre membre de l’équipe, tout en laissant une trace de sa résolution dans l’« environnement social » même.

    Notre valeur, de plus en plus, ne se trouve pas dans ce que nous savons, mais à quelle vitesse nous pouvons actualiser nos connaissances et la façon dont nous les partageons avec nos partenaires.

    Dans cette optique, un réseau social d’entreprise peut devenir un environnement de travail idéal où les différentes parties prenantes de notre projet peuvent interagir en fonction de leur rôle, quelle que soit leur localisation et de façon intemporelle.

    L’environnement de travail est une activité purement sociale dans la plupart des cas. Pourquoi dès lors ne pas utiliser les réseaux sociaux d’entreprise ? Ainsi, le partage des connaissances au sein de l’équipe du projet peut s’avérer bien plus rapide mais, pour y parvenir, cela supposera un changement culturel dans les organisations.

     
  • Rafael García-Parrado le 30/04/2013 à 09:39 Permalien | Répondre
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    Le professionnel qui rend les choses possibles au sein des organisations 

    Temps de lecture estimé : 3 minutes

    Les progrès technologiques et l’augmentation de la concurrence forcent les entreprises à se mettre constamment à la page. Sous cette optique, les pratiques ayant trait à la collaboration sont de plus en plus vues comme une option particulièrement rentable.

    C’est dans ce domaine que nous pouvons parler des communautés de pratique qui permettent d’améliorer la productivité des organisations en influant sur leurs procédures et sur l’autonomisation des employés qui doivent ainsi évaluer, proposer et résoudre les problèmes en prenant part aux décisions.

    Placer ces groupes de travail au centre de toute amélioration productive implique une certaine autonomie dans leur fonctionnement, découlant de la somme des productivités des individus et du transfert des connaissances.

    Mais un changement d’une telle ampleur dans les organisations, habituées à des structures fonctionnelles ou par départements, peut conduire à un certain nombre de problèmes au moment de gérer cette mutation complexe. Pour y faire face et pour que les projets ne se dévirtualisent pas de leur acte de foi, une intégration complète est nécessaire, ne se limitant pas à la seule structure des départements.

    Pour répondre à ces limitations des organisations, des professionnels ou des équipes organisatrices se sont fait jour, responsables du développement des capacités stratégiques pour réorienter les activités du groupe de travail.

    Parmi les objectifs de ces professionnels, l’on retrouve les suivants :

    • lancer l’innovation ;
    • assurer la cohésion stratégique ;
    • débureaucratiser l’organisation ;
    • mettre en place une façon de faire les choses (l’innovation suppose l’usage d’une méthode) ;
    • faciliter le changement de l’organisation ;
    • utiliser les technologies sociales pour ouvrir l’entreprise.

    Ces professionnels peuvent jouer un rôle plus important dans la structure classique au fur et à mesure qu’ils réduisent leur poids et leur importance. À travers leurs apports à la méthodologie de travail, l’idée est de générer une certaine sagesse transversale qui permet une réponse efficace aux défis.

    En conclusion, je tiens à souligner l’importance de l’aspect humain, en insistant sur l’importance que revêt un degré élevé d’engagement et de maturité pour que ce soient les entreprises mêmes qui s’adaptent au rythme et à la qualité de ses employés, pour induire une plus grande flexibilité et une plus forte propension à la recherche de résultats.

    Rafael García (@rafagparrado) est consultant pour la société Índize et anime son propre blog que Zyncro recommande : La Factoría Humana (L’usine humaine).

     
  • Chris Preston le 26/04/2013 à 10:48 Permalien | Répondre
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    Lorsque la complexité entrave le sens de notre vie professionnelle 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    J’ai lu il y a peu le dernier ouvrage de Dan Ariely The Upside of Irrationality (Le bon côté de l’irrationalité). Pour ceux qui ne le connaissent pas, Dan Ariely est écrivain et orateur qui traite souvent de la question du comportement humain, avec un accent particulier sur les raisons pour lesquelles nous faisons des choses qui n’ont aucun sens. Dans ce livre, il fait part de recherches visant à découvrir comment nous établissons un sens à ce que nous faisons et quelles sont les conséquences si ce sens ne se matérialise pas dans nos vies professionnelles. Je trouve qu’il s’agit là d’un sujet passionnant sur lequel je pourrais lire toute la journée.

    Selon M. Ariely, il est extrêmement important de reconnaître le besoin que nous ressentons tous à voir que le fruit de notre travail s’applique parfaitement dans le monde réel. Il indique également que la responsabilité incombe aux dirigeants de s’assurer que les gens fassent le lien entre ce qu’ils font et les résultats qu’en tire l’organisation. Dans l’ouvrage, l’auteur place SAP en exemple d’un processus qui devient obscur de par sa propre complexité. Je ne pense pas que cela signifie implicitement que SAP est un mauvais système, mais qu’il s’agit là simplement d’un des nombreux outils, qui existent probablement en trop grand nombre, que nous utilisons dans notre vie quotidienne.

    Mais le problème décrit est-il si préoccupant ? Pour illustrer mes propos, prenons un exemple. En 2008, je travaillais avec un corps de police qui venait d’effectuer l’audit de tous ses systèmes : il en comptait plus de 350. Et je vous parle d’il y a quatre ans. Je n’ose pas imaginer à combien ce nombre s’élèverait aujourd’hui. Je me souviens que les agents étaient découragés et se sentaient impuissants face à la situation, car ils estimaient qu’ils s’éloignaient de l’essence même de leur travail : l’exercice de la police.

    Cette situation se répète aussi dans l’industrie pharmaceutique, l’une des plus strictement réglementées. Les entreprises du secteur présentent une accumulation de systèmes qui, couche après couche, évitent tout écart par rapport au « code » établi, pour minime qu’il soit. Dans le cas contraire, elles s’exposeraient à des amendes se comptant en millions pour activité illégale. Le but de ce respect strict est au profit du patient mais, dans la pratique, il induit un effet particulièrement négatif : il démoralise un collectif désireux de vraiment améliorer la vie d’autrui, en raison d’une foule de procédures qui lui rend la vie impossible. J’ai moi-même participé à des projets qui visaient à rendre ces systèmes plus compréhensibles, et il s’agit là d’une tâche impossible que je ne souhaite à personne.

    Au cours de mes réflexions sur le sujet, il m’est venu à l’esprit une phrase de John Maeda, auteur tout autant fabuleux. Quand il parle de simplicité, M. Maeda utilise une équation convaincante : « À quel point pouvons-nous simplifier ? / À quel point cela doit-il être complexe ? » J’aime particulièrement cette approche, et j’ai pu y avoir recours récemment. Je travaillais alors sur un outil en ligne pour l’élaboration de profils que je surchargeais de fonctionnalités qui me semblaient vraiment sensationnelles. Pour apprendre à utiliser le produit final, il aurait fallu des jours et des jours d’explications posées et un manuel de la taille de l’annuaire téléphonique. Suite à l’application de la règle de John, j’ai dû rejeter presque tout ce que j’y avais apporté et l’outil a commencé à être admis bien mieux.

    Bien sûr, il s’agissait de mon système et j’en avais un contrôle absolu. Au cours de mes collaborations avec la police ou des entreprises de l’industrie pharmaceutique, le contrôle était loin d’être parfait, et ce qui ressemblait à une route bien asphaltée s’est avéré un chemin toujours plus sinueux et chaotique au fur et à mesure que les nombreuses parties intégraient leurs propres besoins. La complexité signifie que les organisations dépassant une certaine taille perdent en clarté : en ce qui concerne les systèmes et les procédures, personne n’est en mesure ou ne dispose des compétences pour pouvoir poser la question : « Sommes-nous trop complexes ? ». De nombreuses entreprises simplifient leurs produits, ses opérations, voire même son impact sur l’environnement, mais presque aucune ne simplifie en profondeur sa façon de faire des affaires. Comme me l’a signifié un des officiers de police : « Nous sommes bons pour ajouter des procédures, mais pas pour les supprimer. » Il semble que les systèmes ne disparaissent que lorsque la technologie fait un pas en avant.

    Sans aucun doute, la prolifération des systèmes affecte notre capacité à donner un sens à ce que nous faisons. Les études, les chiffres sur le rendement et la logique même soulignent ce fait. Je ne cherche pas à dire par là qu’il nous faut brûler l’empilement du travail que nous avons capitalisé ; nous avons déjà dépassé ce stade. Mais je pense effectivement que nous devons relever ce défi individuellement. Le directeur doit s’assurer que les personnes qui travaillent dans des environnements complexes soient conscientes que leur apport contribue à la capacité de l’organisation à proposer ses services, à fournir ses biens ou à obtenir des résultats. Personne ne veut réaliser de tâche inutile, mais il existe de nos jours un risque que les procédures que nous avons établies autour de notre travail quotidien nous empêchent de le voir comme quelque chose d’autre qu’une simple tâche administrative.

    Les dirigeants et les responsables doivent prendre l’habitude d’expliquer quels sont les objectifs de l’organisation, qui est en train de s’écarter de la chaîne et qui y contribue. Ils doivent se rendre compte que les systèmes génèrent de la confusion chez les personnes qui doivent les utiliser et que celles-ci ont besoin de soutien, d’encouragements et de temps pour prendre le recul nécessaire pour regarder les choses en perspective.

    Rien de tout cela n’est particulièrement difficile, ce n’est qu’une question d’individus qui veulent que leur équipe soit productive en dédiant temps et efforts.

    Si vous êtes en mesure de le faire, il peut s’avérer judicieux peut-être de supprimer un système de temps en temps : commencez une révolution silencieuse pour simplifier la vie au travail. John Maeda nous expose une de ses lois ainsi : « La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui a du sens. » Comme il s’agit d’une loi, il convient de la respecter, non ?

    Chris Preston (@Trimprop) est psychologue spécialisé dans la communication interne et dans le développement d’équipes. Il est actuellement directeur de The Culture Builders.

     
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