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  • Jose Miguel Bolivar le 29/07/2013 à 10:53 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: efficacité, , , getting things done, , méthode, productivité, ,   

    Getting Things Done: la productivité personnelle passe par le contrôle et la perspective 

    Temps de lecture estimé : 8 minutes

    Note de l’éditeur : nous aimons particulièrement chez Zyncro aborder le thème de la productivité et notre but est d’aider les personnes et organisations à améliorer leur productivité personnelle. Nous aimerions aujourd’hui partager avec vous un article que José Miguel Bolívar a publié sur son blog (en espagnol). Son approche sur la question nous a parue des plus intéressantes. Merci à José Miguel de nous autoriser à diffuser son point de vue.

    Vous connaissez probablement des gens qui vivent dans un stress permanent. Des personnes pour lesquelles des expressions telles que « je n’y arrive pas » ou « je n’ai jamais le temps de tout faire » font partie d’un répertoire habituel. Peut-être connaissez-vous aussi de rares individus qui affichent habituellement une tranquillité presque insultante, comme si les problèmes quotidiens leur « glissaient sur la peau ». Il est possible que vous vous sentiez ainsi parfois, par exemple, le jour où vous prenez des vacances bien méritées… (la suite…)

     
  • Jeroen Sangers le 15/04/2013 à 09:29 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , , , productivité   

    Deux clés pour la productivité en groupe 

    Temps de lecture estimé : 5 minutes

    Note de l’éditeur : nous sommes heureux d’accueillir aujourd’hui sur notre blog un nouvel auteur. Jeroen Sangers (@JeroenSangers) est consultant en productivité personnelle et auteur du blog El Canasto. Il se spécialise dans les techniques modernes de gestion du temps, d’attention et de mise en application. Il offre ses services en formation et en conseil, et anime des conférences abordant une façon plus intelligente de travailler et de vivre.

    Tout entraineur d’une équipe sportive le sait : si tous les joueurs sont vus comme des stars, cela ne garantit pas pour autant que l’équipe gagne. Vous avez probablement pu constater que des grands clubs de football, qui ont dépensé des millions d’euros pour recruter les meilleurs joueurs, terminent parfois la saison à un classement inférieur que l’année antérieure. Pour qu’une équipe fonctionne, les bons résultats individuels ne suffisent pas.

    Productivité personnelle

    Personne ne travaille seul. Nous essayons de remplir l’intégralité de notre travail aussi bien que possible et avec un maximum d’efficacité. Mais pour nombre de nos tâches, nous dépendons de nos partenaires. Le développeur Web a besoin des textes du rédacteur, le département commercial nécessite les brochures du département marketing, le directeur marketing a besoin de l’état de production de nouveaux produits, etc.

    Il se peut que nous travaillions efficacement, mais si les collègues sont chaotiques, nous souffrons d’un manque de productivité.

    En fait, il est impossible d’extrapoler la productivité personnelle aux groupes de travail. Quels sont dès lors les deux clés de la productivité d’un groupe ?

    1. Rôles et responsabilités

    À mon avis, ce qui importe le plus pour construire une équipe productive est de connaître les autres membres du groupe. Chaque personne est différente et a ses forces, ses faiblesses et sa façon d’être. Tout comme les différentes positions dans une équipe de football, un groupe de travail fonctionne mieux si plusieurs profils de personnes sont présents. Chaque équipe a besoin d’un leader, d’une personne créative, de quelqu’un qui se charge des relations, de quelqu’un qui met la main à la pâte, etc.

    Au cours des années 70, la Dr Meredith Belbin a développé un modèle comptant 9 rôles essentiels dans l’équipe (figure 3.1, au chapitre 3). Nous pouvons utiliser ce modèle pour identifier les rôles de chacun des membres et déterminer les compétences manquantes dans notre groupe de travail.

    2. Communication interne

    Le deuxième point important est la communication interne pour que l’équipe soit très efficace.

    Le dilemme est que, d’une part, nous voulons connaître toutes les actions, les projets, les idées et les préoccupations de nos collègues, mais d’autre part nous ne voulons pas perdre de temps avec des informations inutiles.

    Il est essentiel par conséquent d’établir la meilleure forme de communication pour chaque cas. Dans de nombreux bureaux, lorsqu’un compagnon pose une question, nous tendons à nous lever et aller vers lui pour communiquer. Il est clair que cela nous interrompt dans notre travail.

    Il est dès lors préférable d’utiliser un moyen de communication moins envahissant, par exemple l’e-mail, un réseau intranet ou un réseau social d’entreprise. Nous pouvons bien sûr accorder moins de rigueur pour des cas spécifiques : comment communiquer si nous avons besoin d’une réponse immédiate ? Quels sont les médias dont nous disposons pour aborder des sujets sensibles ou des émotions ?

    Il n’existe pas de solution unique. La clé est de savoir quels sont les médias dont nous disposons, en apprendre davantage sur les avantages et les inconvénients de chaque moyen pour communiquer et établir un protocole de communication interne avec les autres membres de l’équipe.

    Si vous voulez faire partie d’une équipe productive et remporter le championnat, vous devez bien connaître l’équipe et disposer d’un canal de communication de qualité.

     

    Avez-vous déjà pu tester les fonctionnalités étonnantes des réseaux sociaux d’entreprise?
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  • Joan Alvares le 26/02/2013 à 09:18 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: gestion du temps, productivité,   

    Recherche temps à acheter 

    Temps de lecture estimé : 3 minutes

    Note de l’éditeur : Zyncro se préoccupe pour les processus de gestion du temps et du travail. Nous cherchons à ce que les réseaux sociaux d’entreprise les simplifient et nous permettent de gagner du temps pour d’autres choses. Si quelqu’un vous vendait du temps, accepteriez-vous d’en acheter ?

    Moi, je suis preneur : j’achète du temps à quiconque veut bien m’en vendre. À qui ne sait pas quoi en faire. À qui estime qu’il ou elle n’en tire pas profit en travaillant tous les jours à un poste qui ne le ou la motive pas ou qui fait ce qui ne l’intéresse pas.

    Est-ce votre cas ? Je suis sûr que nous nous mettrons d’accord, cela ne fait pas le moindre doute. Le prix ? Je ne sais pas. Je n’ai jamais pensé à vendre le mien. Dites-moi ce qui vous semble un prix équitable. Faites-moi un devis à l’heure, à l’année. C’est comme bon vous semble. En fin de compte, c’est votre temps. Pour le moment, bien sûr. Pour combien le vendez-vous à votre patron en ce moment ? Je vous en offre le double.

    Ne nous méprenons pas : je n’achète pas de l’argent, je parle bien d’acheter du temps. Oui, je sais, le temps c’est de l’argent. Mais pour moi, c’est beaucoup plus que cela : c’est la chose la plus précieuse dont nous disposons. L’argent, ça va et ça vient ; le temps ne revient jamais ! Peut-être que cela vous semblera une idée folle, mais je refuse de séparer mon temps entre « travail » et « vie personnelle », entre affaires et affaires personnelles. En fait, toute personne qui travaille à faire ce qui la passionne peut affirmer qu’elle travaille tout le temps ou qu’elle ne travaille jamais. Ce n’est qu’une question d’angle de vue.

    Et c’est pour ça que je cherche plus de temps. Je ne sais pas à quel moment vous avez décidé de sacrifier onze mois par an à faire ce que vous n’aimez pas faire en échange d’un mois de vacances. J’ai du mal à comprendre comment on peut y voir une bonne affaire. Même si vous le faites en échange d’un très bon salaire, vous aurez sans doute remarqué que même l’argent suppose du temps pour pouvoir en profiter.

    Quand la vie touche à sa fin, la plupart des gens demandent plus de temps, pas plus d’argent. Certains se plaignent de prendre conscience un peu tard qu’ils vont mourir avec le compte courant plus plein que leur âme. À quel point ils ont mal vendu leur temps. Ils réalisent alors que, quand il est trop tard, n’est pas le plus riche celui qui possède le plus, mais bien celui qui nécessite le moins.

    Joan Alvares est fondateur de Poko et professeur à l’Istituto Europeo di Design.

     

     
  • José Miguel Torres le 20/02/2013 à 09:34 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: , , productivité, réunions   

    Réunionite : la maladie du XXIème siècle 

    Temps de lecture estimé : 6 minutes

    Note de l’éditeur : Nous accueillons aujourd’hui un nouvel auteur : José Miguel Torres travaille comme ingénieur logiciel pour Xamarin, Inc. et se spécialise dans le développement d’applications mobiles. Avec plus de 14 années d’expérience, il est auteur de deux livres et de nombreux articles sur les technologies Microsoft depuis plus de 10 ans dans des revues techniques. Il a été récompensé comme Microsoft Most Value Professional à quatre reprises. Il est en charge du site Web desarrolloMobile.NET dédié au développement pour les dispositifs mobiles. Bienvenue à José Miguel ! :)

    Une réunion efficace est courte, productive et peut très bien se faire à distance au besoin.Vous est-il arrivé de vous demander à quoi servent les réunions ? Je présume qu’une majorité d’entre vous répondront à rien la plupart du temps. Il s’agit simplement d’un prétexte de l’organisateur, généralement le chef ou responsable du domaine lié à l’objet de la réunion, pour masquer son manque de leadership. Apparemment, l’annonce officielle par courriel pour une date et une heure précises semble offrir la solution idéale puisque le face à face autour d’une table pleine de gens faisant part de leurs conjectures subjectives est le moyen le plus adapté pour résoudre les problèmes.

    Contexte actuel

    Regardons cela d’un autre point de vue. Je me rends chaque jour à un endroit appelé bureau où la société tente, dans la plupart des cas, de s’équiper avec pour objectif que le travail se déroule dans un cadre agréable et productif. Il serait cependant plus agréable si je n’avais pas besoin de passer plus de deux heures par jour en déplacements pour assister aux réunions qui, grâce aux moyens numériques la plupart des cas, pourraient être résolues plus vite et mieux. Et il serait d’autant plus productif si on nous laissait accomplir le travail prévu.

    Oui, vous avez bien lu : si on nous laissait travailler. Et j’entends par travail l’action d’exécuter une ou plusieurs tâches dans un environnement structuré et continu, c’est à dire sans distraction. Et sans distraction ne signifie pas lire la page des sports ou publier sur son compte Twitter ses préoccupations du moment. De nos jours, il s’agit là plus de la pause cigarette du XXIe siècle, ou peut-être est-ce pire de tweeter que de fumer ? Pour certaines entreprises, c’est effectivement le cas, et il ne s’agit pas d’entreprises chinoises.

    Cependant, ces mêmes structures n’hésitent pas une seconde à convoquer une réunion de 10 personnes. Dans tous les cas, on retrouve les mêmes causes et effets.

    La cause : on nous organise une réunion en raison d’un manque de coordination ou de communication avec tel ou tel client ou département, et l’organisateur veut marquer son autorité en « investissant » 10 heures de l’entreprise avec les salariés convoqués. Et oui, 10 personnes pendant 1 heure nous donne bien 10 heures. Et bien sûr, les tâches que chacune et chacun est en train de réaliser doivent être mises en pause, car la réunion se veut urgente, comme elles le sont toutes.

    Les effets : la réunion se prolonge jusqu’à 15 heures. Certains des conviés n’ont même pas eu le temps de prendre leur petit-déjeuner. Nombreux sont ceux, y compris moi-même, qui acquiescent à n’importe quoi dans le seul but de sortir enfin de la salle de réunion. La cause est toujours là mais, c’est sûr, des causes en plus grand nombre ont pu être déterminées à l’origine de la cause première. Évidemment, le chef convoque de nombreuses autres réunions, autant que de causes mises en lumière. Le problème ou la cause de départ n’a pas été résolu… Mais le chef s’en charge. Maintenant oui, nous pouvons nous inquiéter.

    Sommes-nous vraiment entrés dans l’ère nouvelle ?

    Je comprends qu’il existe des motifs pour lesquels nous devons résoudre ou coordonner une situation qui exige la collaboration de plusieurs acteurs. Mais personne n’a été en mesure de me démontrer pourquoi la rencontre en face à face, particulièrement forcée, vaut mieux qu’un e-mail, ni la raison pour laquelle je dois être présent en chair et en os pendant 3 heures si mon intervention peut se résumer en 15 minutes, si elle peut se faire à travers des outils de communication sociale ou à la limite, si la situation l’exige, à travers une réunion téléphonique. Je ne sais toujours pas vraiment à quoi servent non plus les dizaines de gribouillis laissés dans nos calepins ou sur le tableau de la salle de réunion. Ne serait-il pas plus simple de numériser et partager ces informations sur une plateforme collaborative ?

    L’exploitation de plateformes numériques par les entreprises a pour but d’améliorer et d’optimiser les communications internes, de réduire considérablement les coûts d’infrastructure et d’améliorer la circulation de l’information depuis et vers la société, que ce soit entre les employés comme avec les fournisseurs et clients. La flexibilité du travail et le télétravail sont désormais une réalité que n’importe quelle entreprise peut mettre en œuvre à travers des plateformes telles que Zyncro. Les heures de travail strictes, les interruptions forcées et les réunions interminables sont choses du passé.

    Votre entreprise souffre-t-elle aussi réunionite ? Ne pensez-vous pas qu’il est temps de lui administrer un médicament numérique pour qu’elle guérisse ? Avez-vous déjà essayé Zyncro ?

     

     
  • Billie Lou Sastre le 04/02/2013 à 09:00 Permalien | Répondre
    Mots-clefs: mythes, productivité, , retour sur investissement, roi,   

    5 mythes sur les réseaux sociaux d’entreprise 

    Temps de lecture estimé : 5 minutes

    À combien d’entre vous est-il arrivé de présenter à la direction un projet de réseau social d’entreprise, et se lancer dans une lutte sans fin pour la convaincre ? Et bien aujourd’hui, nous vous apportons quelques arguments de réponses qui vous serviront lorsqu’on vous dira « ce projet n’a aucun avenir » ou « Laissez-nous, les réseaux sociaux, c’est une perte de temps ».

    Nous avons déjà mentionné auparavant les études de McKinsey, qui font état que les réseaux sociaux d’entreprise peuvent augmenter la productivité et l’interaction des employés jusqu’à 25 %.

    Les mythes :

    1. Les plates-formes de collaboration sociale ne sont pas sûres.

    Toutes les données hébergées dans Zyncro respectent une politique de sécurité et de disponibilité stricte que le Cloud Computing offre de nos jours. Toutes les données sont disponibles de n’importe où dans le monde, à la seule condition que la demande d’accès soit correctement authentifiée et autorisée.

    2. Les employés passent leur temps sur le réseau social, au détriment de leur productivité.

    Nombre de fois l’argument suivant est avancé : « Les employés passeront leur temps à partager sur des thèmes personnels, et il est difficile que cela se traduise en thèmes plus professionnels. »

    Les entreprises qui mettent en œuvre un réseau social d’entreprise, en suivant un plan de communication établi et en définissant clairement les contenus, parviennent à bénéficier d’une augmentation importante de la collaboration et de connaissances partagées de façon exponentielle. Dans les grandes entreprises, savons-nous combien de personnes réalisent des tâches en double ? Nous disposons parfois d’employés sur plusieurs sites, qui préparent une même présentation. Dès lors, il a été estimé que la mise en place d’un réseau social d’entreprise est à même de faire gagner beaucoup de temps et économiser beaucoup d’argent sur les tâches redondantes. Lorsque la productivité passe d’« e-mails en masse » au travail collaboratif et instantané, l’innovation et l’augmentation de valeur dont bénéficie l’entreprise croît de façon exponentielle.

    3. Les réseaux sociaux d’entreprise ne génèrent aucun retour sur investissement (ROI).

    Un des critères principaux pour l’évaluation de la mise en œuvre d’un réseau social d’entreprise est le retour sur investissement. Nous savons chez Zyncro à quel point le sujet est primordial. C’est pourquoi nous avons préparé une infographie retraçant tous les avantages qu’offre la mise en place d’un réseau social d’entreprise.

    4. L’information produite dans le réseau social est partagée sans contrôle.

    Un réseau social d’entreprise constitue un environnement de travail qui s’adresse aux employés d’une organisation, mais aussi à certains groupes pouvant être partagés avec les clients et les fournisseurs, ou encore à quelques autres groupes d’intérêt. Lors de la création de groupes de travail, il est dès lors impératif de définir des objectifs clairs et bien définis. Travailler dans un environnement sécurisé, où les informations générées s’adressent seulement aux personnes que vous avez préalablement déterminées, s’impose. Un des avantages est qu’il est possible de créer des groupes de travail ouverts ou fermés, en fonction de besoins particuliers.

    5. Nous allons perdre beaucoup de temps en formation du personnel.

    Zyncro est un outil simple à déployer et à utiliser. Pour mettre en place un réseau social d’entreprise, il est cependant nécessaire de désigner des chefs de projet qui dirigent la bonne mise en œuvre et la participation des salariés au sein de l’entreprise. Ces leaders, ou Community Managers internes, doivent être ceux qui décident et répondent aux questions que peuvent avoir les employés.

    Vous disposez désormais de suffisamment d’armes pour défendre votre projet et faire évoluer votre organisation en entreprise 2.0 D’autres mythes vous viennent à l’esprit ?

     

    Avez-vous essayé tous les avantages qu’offre un réseau social d’entreprise ? Nous vous invitons à utiliser Zyncro gratuitement.

     

     
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